这是一个令人悲伤的现实：管理人员在会议中花费的时间从35％到50％不等，但高管们认为超过一半的会议是失败的。
这并不令人震惊。 我们经常发现自己处于头脑风暴会议中，这个会议时间太长，或者说不够长，或者令人困惑或令人沮丧或完全没有效率。
当然，有几种解决方案。 我们可以取消。 我们可以重新安排。 我们可以将会议变成电子邮件链或Slack讨论。
在某些情况下，这些都是适当的步骤。 但有时候我们需要真正努力去理解我们会议的不足之处，并积极努力解决这些问题。 因为毕竟，我们不能拒绝与人见面 - 没有什么可以做到的。
如果您正在寻找罪魁祸首，请尝试自问这些问题，并应用这些提示在工作中开展更有效的会议：
问题1-3会前
是的，您的会议甚至可能在开始之前就失败了。 一旦您发出邀请，这就是您应该考虑的内容。
你觉得准备好了吗？
你的所有材料都设定好了吗 是否有适合会议的计划？ 有会议室可用并预订吗？
你最大的朋友将是一个议程 - 如果没有一个人，你将无法举行一场盛大的会议。
提前准备的另一个重要事项是您的会议目标。 问问自己（并且可能写下来）：“我想要完成的一件事是什么？”这可能是一件小事，比如更新你的团队，或者更大，就像想出一个提高用户参与度的策略一样。 确保每个人都对这个目标保持一致，这样你就不会试图在一个简短的会话中涵盖相互矛盾的想法。
“你必须有一个关于预期结果的部分，这与议程不同，”Muse的中间市场销售经理DevantéLewis-Jackson说。 “议程讨论会议期间将会发生什么，但期望的结果会议在会议结束前必须做些什么达成共识。 这有助于特别是当谈话围绕议程主题脱轨时。“
2.其他人感觉准备好了吗？
并非您参加或参加的每次会议都需要人们事先审查，填写或获取材料。 但是，如果他们这样做，我强烈建议确保每个人都有适当的时间和资源（再次，使用该议程！）。
但是，我们经常在考虑背景和透明度之前创建会议。 结果，人们在错误的顶空进入对话。 例如，某人是新人，并且对您公司的历史没有背景。 或者是参加sprint会议但之前从未与工程团队合作过的人。 他们可能不会从会议中获得很多东西或者提供任何有价值的见解，或者他们可能会通过他们的插话来讨论。
所以，在走进之前，问问自己以下几点：
- 大家都知道我们为什么要参加这次会议吗？
- 大家都知道为什么他们被特别邀请参加这次会议吗？
- 大家是否了解我们将在本次会议上讨论的内容？
- 在这次会议中，每个人都认识其他人吗？ 如果没有，他们需要知道什么？
- 人们之间是否存在任何可能阻碍本次会议进展的紧张局势？
如果答案是否定的，您可以将人员（或人员）拉到一边，或者给他们发一封电子邮件给他们一些背景信息。
人们兴奋吗？
显然，没有人会在想到你的会议时上下跳跃，除非你拿着一只宠物小狗（在这种情况下我必须问我的邀请丢失了）。
但是你的团队应该对此采取某种方式，并希望更多地关注情绪的积极结局。 他们谈论季度收益可能并不欣喜若狂，但他们可能会因为最终获得一些重要信息或有空间提出问题而感到宽慰。
如果他们呻吟 - 他们的呻吟声与仇恨会议无关，而且与这种特定类型的会议有关 - 更深入地挖掘。 这可能是先前对话的重复，因此浪费时间，或某些成员感到毫无准备，或有人被排除在外，每个人都对此感到不安。 甚至可能你的团队被淹没，并且没有足够的带宽和精力来进行长达一小时的演示。 无论负能量来自何处，您必须在进入房间之前解决它。
问题4-7会议期间
仅仅因为你准备得当并不意味着你已经清楚了。 您需要注意几件事情，以确保一切顺利。
你是否达到了最重要的一点？
你找到了一份工作来回答一个问题，集体讨论一个想法，概述一个新的过程，无论如何。 良好会议的标志是在你的时间限制范围内实现这一目标的标志。
要做到这一点非常简单。 跟随你的议程到T（或至少尽可能接近）。 每隔10-15分钟，自己检查一下，看看你是否还在谈论主题。 如果没有，请将对话引回，并同意将引脚放入您以后的任何切线中。 同意在离线或其他会议中重新访问您错过的任何内容（并将该任务分配给会议室中的某个人）。 除非其他人都同意再见面，否则 不要 碾压。 通过花费更多的人的时间，你可以让他们更难以满足你可能为他们设定的其他重要期限。
“会议的重点是对某事做出决定，以及行动的执行方式/动作是什么/如何执行，”The Muse的办公室运营经理Heatherlyn Nelson说。 “简单地说，如果你不能提出可行的项目或作出决定，就不要召开会议。”
5.每个人（或至少大多数人）都在关注吗？
让100％的观众全神贯注于你，手机向下，坐在座位边缘可能是一段时间（毕竟我们很容易让人分心），但几乎每个人都应该听你几乎所有的时间。
让人们倾听需要您付出一点努力。 让事情变得简短而甜蜜。 概述明确的后续步骤。 使用易于阅读和理解的视觉效果。 禁止笔记本电脑（如果可以的话）。
这是一个很好的解读，为什么没有人在你的会议中听 - 以及如何解决它。
6.人们是否提出问题，他们是否得到回答？
我说很难举行一次没有人问一个问题的会议。 如果是这种情况，那么人们可能没有注意到他们在会议 结束后 他们可能会问你很多问题（你需要阅读＃5）。
但重要的是要有一个参与的受众，实际解决他们的问题也很重要。 我们经常会说“我稍后会谈到这一点”或“我保证最后会回答这个问题”并且永远不会再回过头来。 因此，请确保您覆盖所有基础，即使这意味着写下他们的问题或要求他们在演示结束时重复它。
请记住，可能还有其他原因导致人们不提问题。 也许你创造了一个环境，也许是无意中，他们感到不舒服。 或者，也许人们被讨论所抛弃，以至于他们不确定从哪里开始提问，在这种情况下，你可能会放弃给他们提供背景信息（请参阅＃2以获取相关建议）。
7.某些人是否有一种重要模式（或根本不说话）？
你最有可能邀请所有人进入房间，因为你想要他们对项目的意见或意见 - 最终，如果每个人都参与进来，会议产生的想法和行动将更加强大和更加一致。所以你要确保每个人都有所贡献至少一次在你的时间一起。
这在理论上听起来很棒，但并不总是现实。 有些人比其他人更响亮，更有信心，有些人的权力比其他人更高，有些人不像在房间里那样被包括在内或受到尊重。 例证：研究表明，女性在谈话中比男性更容易被打断。
努力成为正确的讨论领导者。 关闭漫无边际的同事。 不要打断。 坚持中断的人。 呼吁那些没有说太多话或者可能会嘲笑的人。 这尤其适用于不在房间内的偏远人群。
此外，请记住，即使作为会议组织者，您也属于此类别！ 在某些情况下，最有说服力的人是有意义的，但即便如此，你应该确保听到和放大房间里的所有声音。 （这里有一些建议可以阻止自己漫无边际，并在你说话太多的时候认出来。）
问题8-10会议结束后
差不多了！ 如果您希望每次会议都成为一个本垒打，请考虑以下内容。
8.每个人都采取了正确的下一步措施吗？
当每个人都离开房间然后去做你 不 希望他们这样做的事情时，你可以知道会议进展得很糟糕。
通过直接和明确下一步来避免这种情况。 在中断之前，请解决以下问题：
- 需要做什么？
- 它如何完成？
- 什么时候需要完成？
- 谁将负责这样做？
- 谁将监督/追踪它的成功？
9.会议的更大目的是否实现？
事后人们似乎更有动力完成任务吗？ 他们似乎更有效地工作吗？ 被问及的问题是否更少或更少？ 你实现了原来的目标吗？ 如果答案是肯定的，你可以做得很好（如果答案是否定的，请阅读上面的章节，找出你出错的地方）。
10.其他人是否也觉得会议是富有成效的？
我将这个问题与上述问题分开，因为这要求你实际问问人们对会议的感受，而不是假设。
获得直接反馈（尤其是作为经理）非常重要。 有可能你觉得会议顺利进行但其他人都不同意 - 听到这会帮助你解决为什么不成功以及下次如何做得更好。 当然，每当你遇到它时，你都不能问每个人，但每隔一段时间这样做会确保你走在正确的轨道上。
没有人喜欢开会，为什么要让他们发臭呢？ 正面解决这些问题，您不太可能使会议失败。
