在筛选垃圾邮件，制定正确的响应以及密切关注需要跟进的邮件之间，保持在收件箱顶部可以感觉自己就像一份工作。 这就是为什么我们选择那些已经找到高效，有组织的收件箱秘密的专业人士的大脑 - 尽管每天收到数百封电子邮件。 因为拥有一个系统可以帮助你征服即使是最不守规矩的收件箱。
1.只保持电子邮件在收件箱中立即采取行动
收件箱零可能是一个太崇高的目标，但是由于对收件箱中的哪些邮件占用房地产感到无情，你可以非常接近。
“大多数时候，我的电子邮件收件箱中只有不到25封邮件。 这是故意的。 我希望能够打开我的收件箱并立即查看最紧急的问题并要求回复，“国际政府咨询公司的高级项目经理Leigh Ann Newman说。 “这种习惯促使我以非常及时的方式对物品采取行动。”
在几个小时的时间内，纽曼收到的电子邮件超过100封，其中许多是紧急的，涉及高级管理人员，这种情况并不少见。 2008年，当她的公司在收购期间改为新的电子邮件系统时，她有机会从头开始。 “这就像我的收件箱的春季大扫除。 而且，从那以后，我根本无法使用充满未答复电子邮件的收件箱，“她说。
2.为动作挂起的电子邮件创建“等待文件夹”
那么，如果不是您的收件箱，电子邮件会在哪里发送？ 在您可以回复之前，为需要其他人操作的电子邮件创建“等待文件夹”。 “这是一个节省大量时间的工作，”工作场所专家，Pin和Pivot的创始人达西米勒说道，他多年来每天接到150多封电子邮件。 “那样的话，这些电子邮件并没有收到您的收件箱，这是一个每天或每周都能提醒您哪些项目仍未完成的好地方。”
在她第一份工作的第一年，她找不到她需要的电子邮件附件时，她很难学到这个技巧。 “我花了半天时间寻找那封电子邮件，当时收集在我收件箱中的数千封电子邮件中，”她说。 “从那一刻起，我发誓，我会控制我的收件箱！”
3.使子文件夹或标签成为新的BFF
在整个板上，收件箱专家建议创建一个易于解码的子文件夹或标签系统。 Maple Holistics首席执行官Nate Masterson估计，他有时会收到250封电子邮件，因此组织至关重要。 “电子邮件标签是你的朋友，”他建议道。 “使用它们将重要的电子邮件链组合在一起，因此当您需要查看某些内容以供参考时，您可以轻松完成。”
纽曼说，她的标签包括其他人可能有疑问的主题，对她所做决定的支持，以及未来业务需求的参考资料。 “我有几十个子文件夹和数百封电子邮件存档，以供参考，”她说。 “我能够在请求的几秒钟内找到我需要的东西，因为我知道它的存储位置以及如何快速找到它。”
4.设置收件箱规则或过滤器
许多电子邮件提供商允许您设置收件箱规则或过滤器，以便为您采取行动，并可以帮助您快速分类电子邮件，而不会耗尽任何智力。
Carex咨询集团首席执行官Rachel Neill利用Outlook的规则功能，在每天发送给她的150封电子邮件中保持最佳状态。 “我制定了规则，将电子邮件放入不同的文件夹，颜色代码，并根据发件人确定优先顺序，”她说。 然后，在一天结束时，她会快速扫描她可能错过的任何东西。 “这些规则有助于确保我能够始终如一地跟进并阻止噪音。 这有助于我将杂乱降到最低。“
5.使用您的日历跟踪需要跟进的电子邮件
由于某些电子邮件可能需要的不仅仅是简单的回复，纽曼建议将它们添加到日历中。 “如果我收到的电子邮件不仅需要立即响应，还需要进行某种后续操作，我会将电子邮件移至指定的子文件夹，并在我的日历上添加提醒，其中包括文件夹位置和后续跟踪日期。要求，“她说。
她使用Microsoft Outlook，允许访问Outlook的日历，但您也可以在Gmail中执行此操作。 只需单击工具栏中的“更多”按钮，然后选择“创建活动”。
6.不要让垃圾邮件在您的收件箱中出现
感觉就像你正在用促销邮件玩捣蛋？ 快速取消订阅按钮。 Printful的首席执行官兼创始人戴维斯·西克斯纳斯（Davis Siksnans）对促销电子邮件和新闻通讯采用三击规则。 他第三次删除来自特定发件人的简报或促销电子邮件，他从列表中取消订阅。
7.为您的Go-To响应创建模板
为每封电子邮件定制不同的回复可能是一个巨大的时间。 如果您发现自己一遍又一遍地发送相同类型的电子邮件，您可能会在草稿中保留一些您可以轻松重复使用的库存回复。
专业组织公司Clutterbusters的总裁Betsy Fein经常提出可以通过锁定和加载的响应解决的问题。 “我预先编写了一些我可以调整的电子邮件，我发送给发出同样问题的电子邮件，比如'告诉我有关您的服务'，或'我如何设置约会？'”
如果您不想手动执行此操作，请尝试使用MixMax Gmail插件，或进入您的设置并启用预设回复。 （点击收件箱右上角的齿轮，从下拉列表中选择“设置”，选择“高级”选项卡，然后点击“预设回复”旁边的“启用”。）这将允许您保存模板的回复。
8.设置旁边的时间块以检查电子邮件 - 并坚持使用它们
您可能不会将您的日程安排留给未指定时间和长度的会议，所以为什么要让电子邮件自由地侵入您的一天？
“我不会整天打开我的电子邮件; 我在白天设置了特定的时间来浏览每封电子邮件并仔细回复，存档或保存以供日后使用。 通过这种方式，我没有多任务，我可以更快地完成所有电子邮件，因为我实际上专注于手头的任务，“商业顾问David Mitroff说。 “我建议人们每天开始使用三个不同的半小时时段来阅读并回复他们的电子邮件，并在当天的剩余时间内关闭收件箱，并根据需要进行调整。”
除了使用时间阻止来保持每日电子邮件之外，BeenVerified的首席通讯官Justin Lavelle建议每周为收件箱维护留出一次时间。 “每周选择一个时间来维护收件箱。 保护时间，就像任何其他重要会议一样，并保持井井有条，“他建议道。 “扫除不相关的内容，归档完整的内容，并优先考虑待办事项列表。”
9.关闭电子邮件通知
即使你已经辞职只是检查预先指定的块中的电子邮件，收件箱通知中的警笛歌曲也可能是一种太大的抵抗诱惑。 如果是这种情况，解决方案很简单：关闭通知。 米勒说：“如果你按时间段工作，你就不会在没有看到你的电子邮件的情况下超过几个小时。” “关闭通知，因为它们会分散您在办公桌上工作的注意力。”
您可以通过使用Boomerang的收件箱暂停功能来保证自己的责任。 Siksnans只允许电子邮件在他能够专注于他们的特定时间每天两次进来。
10.在停机期间挤压无脑电子邮件任务
确保电子邮件帐户有效地同步到您的手机，并使用空闲时刻进行快速收件箱清理。 “我收到的很多信息都不需要直接行动，”HomeworkingClub.com的创始人本泰勒说。 “垃圾邮件可以删除，其他东西可以归档，你可以在两分钟的超市排队时处理大量的垃圾邮件。”
