Excel的数据验证选项包括创建一个下拉列表，该列表将可以输入特定单元格的数据限制为预先设置的条目列表。
将下拉列表添加到单元格时，旁边会显示一个箭头。单击箭头将打开列表，并允许您选择要输入单元格的列表项之一。
列表中使用的数据可以位于：
- 在与列表相同的工作表上
- 在同一工作簿中的不同工作表上
- 在另一本工作簿中
教程：使用存储在不同工作簿中的数据
在本教程中，我们将使用位于不同工作簿中的条目列表创建一个下拉列表。
使用位于不同工作簿中的条目列表的优点包括：如果多个用户使用列表数据并且保护数据免于意外或有意改变，则集中列表数据。
注意： 当列表数据存储在单独的工作簿中时，必须打开两个工作簿才能使列表正常工作。
按照以下教程主题中的步骤，您将引导您创建，使用和更改类似于上图中所示的下拉列表。
但是，这些教程说明不包括工作表的格式化步骤。
这不会影响完成教程。您的工作表看起来与第1页上的示例不同，但下拉列表会给您相同的结果。
教程主题
- 打开文件并保存教程数据
- 创建两个命名范围
- 打开“数据验证”对话框
- 输入数据源并完成下拉列表
- 更改列表项
- 保护下拉列表的选项
输入教程数据
打开两个Excel工作簿
如上所述，对于本教程，下拉列表的数据将位于下拉列表中的不同工作簿中。
对于本教程，请执行以下步骤：
- 打开两个空白的Excel工作簿
- 使用名称保存一个工作簿 数据source.xlsx - 此工作簿将包含下拉列表的数据
- 使用名称保存第二个工作簿 下拉-list.xlsx - 此工作簿将包含下拉列表
- 保存后保留两个工作簿。
输入教程数据
- 将下面的数据输入到单元格A1到A4中 数据source.xlsx 如上图所示的工作簿。
-
A1 - 姜饼 A2 - 柠檬 A3 - 燕麦葡萄干 A4 - 巧克力片
- 保存工作簿并将其保持打开状态
- 将下面的数据输入到。的单元格B1中 下拉-list.xlsx 工作簿。
-
B1 - Cookie类型：
- 保存工作簿并将其保持打开状态
- 下拉列表将添加到此工作簿的单元格C1中
创建两个命名范围
创建两个命名范围
命名范围允许您引用Excel工作簿中的特定单元格范围。
命名范围在Excel中有许多用途，包括在公式和创建图表时使用它们。
在所有情况下，使用命名范围代替一系列单元格引用，指示工作表中数据的位置。
在位于不同工作簿的下拉列表中使用时，必须使用两个命名范围。
- 一个是为数据所在的工作簿中的列表项创建的
- 在下拉列表所在的工作簿中创建第二个。第二个命名范围链接到第一个工作簿中的命名范围
教程步骤
名字范围
- 选择单元格A1 - A4 数据source.xlsx 工作簿来突出它们
- 单击位于A列上方的名称框
- 在名称框中键入“Cookies”（无引号）
- 按下 输入 键盘上的键
- 细胞A1到A4的细胞 数据source.xlsx 工作簿现在的范围名称为 饼干
- 保存工作簿
第二个命名范围
第二个命名范围不使用来自的单元格引用 下拉-list.xlsx 工作簿。
相反，如上所述，它将链接到 饼干 范围名称 数据source.xlsx 工作簿。
这是必要的，因为Excel不会接受来自不同工作簿的命名范围的单元格引用。但是，它将除了另一个范围名称。
因此，创建第二个命名范围不是使用 名字框 但通过使用 名称经理 选项位于 公式 功能区的标签。
- 单击中的单元格C1 下拉-list.xlsx 工作簿
- 点击 公式>名称管理员 在丝带上打开 名称经理 对话框
- 点击 新 按钮打开 新名字 对话框
- 在名称行类型中： 数据
- 在“引用”行类型中： =“数据source.xlsx”！饼干
- 单击“确定”完成命名范围并返回“名称管理器”对话框
- 单击“关闭”以关闭“名称管理器”对话框
- 保存工作簿
打开“数据验证”对话框
打开“数据验证”对话框
Excel中的所有数据验证选项（包括下拉列表）均使用数据验证对话框进行设置。
除了向工作表添加下拉列表外，Excel中的数据验证还可用于控制或限制可以输入工作表中特定单元格的数据类型。
教程步骤
- 点击的单元格C1 下拉-list.xlsx 工作簿使其成为活动单元格 - 这是下拉列表所在的位置
- 点击 数据 工作表上方功能区菜单的选项卡
- 点击 数据验证 功能区上的图标打开下拉菜单
- 点击 数据验证 菜单中的选项可打开“数据验证”对话框
- 保持对话框打开以进行教程中的下一步
使用List进行数据验证
选择数据验证列表
如上所述，除了下拉列表之外，还有许多Excel中的数据验证选项。
在这一步中我们将选择 名单 option作为要用于工作表的单元格D1的数据验证类型。
教程步骤
- 点击 设置 对话框中的选项卡
- 单击结尾处的向下箭头 允许 行打开下拉菜单
- 点击 名单 选择下拉列表以在单元格C1中进行数据验证并激活 资源 对话框中的行
输入数据源并完成下拉列表
由于下拉列表的数据源位于不同的工作簿上，因此先前创建的第二个命名范围将输入到 资源 对话框中的行。
教程步骤
- 点击 资源 线
- 在“源”行中键入“=数据”（无引号）
- 点击 好 完成下拉列表并关闭 数据验证 对话框
- 一个小的 向下箭头 图标位于单元格C1的右侧
- 单击向下箭头应打开下拉列表，其中包含输入到单元格A1到A4中的四个cookie名称 数据source.xlsx 工作簿
- 单击其中一个名称应将该名称输入单元格C1
更改下拉列表
更改列表项
要使下拉列表与数据中的更改保持同步，可能需要定期更改列表中的选项。
因为我们用过 命名范围 作为列表项的源而不是实际列表名，更改位于单元格A1到A4中的命名区域中的cookie名称 数据source.xlsx 工作簿会立即更改下拉列表中的名称。
如果数据直接输入到对话框中，则对列表进行更改需要返回到对话框并编辑源代码行。
在这一步中，我们将改变 柠檬 至 黄油饼干 在下拉列表中，通过更改指定范围的单元格A2中的数据 数据source.xlsx 工作簿。
教程步骤
- 单击中的单元格A2 数据source.xlsx 工作簿（柠檬）使其成为活跃的细胞
- 类型 黄油饼干 进入单元格A2并按键盘上的Enter键
- 单击下一个单元格C1中下拉列表的向下箭头 下拉-list.xlsx 工作簿打开列表
- 现在应该阅读清单中的第2项 黄油饼干 代替 柠檬
保护下拉列表的选项
保护下拉列表的选项
由于我们的数据位于不同的工作表中，因此可用于保护列表数据的下拉列表选项包括：
- 保护工作表，包括在工作表2上锁定单元格A1到A4
- 需要密码才能修改工作簿
- 将工作簿打开为 只读
