27个不成文的电话会议规则

最近，我一直在进行越来越多与商业相关的电话，尽管与聪明人在一起，给我留下了不好的印象。 当然，电话看起来很简单，但任何可以避免的技术故障，以及糟糕的时间管理，都会影响到客户和同事对你的印象（更不用说你的工作效率）了。

因此，正如电子邮件和会议的不成文规则一样，我正在详细说明每个人都应遵循的商务电话和电话会议的准则。 这是永远更高效（而且不那么讨厌）的电话！

在呼叫之前同意哪个人呼叫谁以及在哪个号码。 通话后三分钟通过电子邮件发送“我应该在哪里打电话给你？” 浪费每个人的时间。

一般来说，如果你问其他人的东西，你应该提议打电话给他或她。 如果您正在帮助其他人，请让该人打电话给您，以避免追捕任何人。

按照您需要的时间安排呼叫，并记住这可能是5分钟，10分钟或20分钟。 你不应该四舍五入到最近的30分钟增量。

如果您提前知道您将要接听电话，请通过电子邮件告知对方，并在您准备好时打电话给他或她。

如果您呼叫的人没有接听，请不要在第一时间留言。 1-2分钟后再试一次，如果他或她没有接听，请留言并发邮件，让他或她知道你打电话，并说明你还有多少时间可用。 除非紧急，否则不要再打电话。

如果有两个以上的人在说话，请提前拨打电话。 有很多免费服务，比如UberConference，可以帮助解决这个问题。

尽可能少地接听电话，确保每个人都有必要。 线路上的人越多，每个人都越少关注。

确保您从一个信号良好的安静位置接听电话。 尽可能使用固定线有助于避免信号问题。

如果你被困在一个嘈杂的地方，让人们立刻知道，除非你说话，否则你将静音。 这是值得尊重的事情。

如果您不是经常使用的手机拨打电话，请确保您知道如何操作。 这在使用未知的办公电话系统时尤其重要。

我不建议使用幻灯片在通话中显示内容，除非您正在进行演示，但如果您正在进行演示，请不要通过电子邮件发送它们。 相反，使用GoToMeeting或Screenleap等屏幕共享服务，以确保人们不会窥视，跳跃，然后停止关注。

如果您正在使用屏幕共享服务，请确保它在呼叫开始之前可以正常工作，并确保您的对应方在呼叫之前安装了所需的任何内容。

如果您是第一次与人会面，或者真的希望人们关注，请考虑视频会议。

就像会议一样，准时开始。 等待落后者只会鼓励他们。

如果您正在参加电话会议，请立即自我介绍，以便您在听到他们认为是一对一对话的三分钟内没有人感到惊讶。

如果有人加入较晚，请不要抓住他或她。 这浪费了其他人的时间。 鼓励这个人在电话结束时赶上某人，看看错过了什么。

在通话的前120秒内概述您的身份以及您呼叫的原因，然后列出您的议程或目标。 通话中的其他人应该马上知道你想要什么。

在每次通话的前几分钟，确认每个人都要说多久，这样您就可以相应地管理对话。

如果您有三个以上的人在线，组织者应该快速点名以确保每个人都在那里，并尽可能简要地介绍它们。

如果有助于业务完成，只需要进行个别介绍，并将其纳入您的议程。 否则，你会浪费很多时间。

除非电话是关于您分享您的专业知识，否则您不应该超过70％的时间发言。 如果有很多人在线，那么这个数字会下降到25％。

保持句子简短，并在想法之间定期停顿。 这将允许人们跳入或提问。

如果您是电话组织者，如果他们没有发言并且其他人垄断了对话，那么您的工作就是呼吁人们参与。

策略性地使用静音按钮。 如果你对90％的通话感到静音，你很可能没有完全注意。

不要是检查电子邮件的人，并且需要重复提出问题。 如果您在大多数通话期间发现自己正在查收电子邮件，那么它们要么太长，涉及的人太多，要么您不需要使用电子邮件。

通话结束前五分钟，警告大家它已经结束，并询问是否有任何问题。 如果可能的话，不要让它碾过 - 这是不尊重别人的时间。

随着通话的进行，跟踪后续步骤，然后通过电子邮件发送它们作为提醒。

告诉我们！ 你最喜欢的电话规则是什么？ 我们错过了什么？