当一位同事把我的注意力转移到George Kao的旧电子邮件生产力文章上时，它再次进行了回合，这让我意识到收件箱的斗争是真实的。 我刚从日本度过了三个星期的蜜月回来，所以我直接知道这是多么的真实。 管理您的收件箱有一个真正的诀窍，如果不是艺术，那么就是教育。 在我们的旅行过程中，我的丈夫基本上一直在努力争取收件箱零，我会瞥一眼我的手机，看到邮件图标和徘徊在400左右的数字，并且吓呆了。
“这让我感到很紧张，”他说道，我几乎可以看到额头上的汗珠。 但是，我正在度假！ 我有一个外出的响应者 - 我的工作帐户 和 我的个人地址！ 没有人期待我的任何事情，而且在我回来的时候，我很自在地面对那个不断增长的数字。
当然，收件箱细节虽然有时很乏味，但也很严格。 如果你是在周一早上拔掉整个周末或周四下午中午的时间来检查你的信息，这无关紧要。 如果您在几秒钟内不知道该消息是否需要 - 更不用说，优点 - 响应，您可能会浪费宝贵的工作时间来试图找出它。
Kao的作品“如何定期进入收件箱零”的副标题让我想起了简单知道应该做什么以及何时回应的重要性。 这种意识可能意味着溢出的收件箱和整洁的收件箱之间的区别。 以下是帮助您做出决定的快速提示。
1.寻找线索
有时，它们很明显。 我的一位同事转发了很多与事件，研究和报告有关的电子邮件，但她总是注意到，“随意存档。”起初，我觉得可能是因为没有回应至少最让我感到粗鲁回复的准备（“谢谢！”），但我很快意识到她关于归档的公然说明意味着她不想要也不需要回复。
如果您没有这样的直接线索，请再次阅读并真正考虑您的回复将如何影响该笔记。 如果它不会说，你所在部门的一个人只是在共享他正在进行的项目，而你目前没有任何有价值的东西可以添加，请不要仅仅为了确认收据而回复。
2.嗅出一个问题
与上面的一样，这通常是直截了当的。 如果有一个明确的问题，你打算回答，那么显然需要一个回应，也许是一个快速的回答 - 或者在24小时内回复。 由于并非所有与您联系的人都能保证撰写最有说服力或最有说服力的电子邮件，因此您可能需要对段落进行筛选，看看是否有什么东西供您回答。
如果您确定毫无疑问，但 您 有自己的疑问，那么，请务必回复澄清。 如果它有可能挽救未来的误解，那么跟进并添加到某人的收件箱是值得的。
说出来 - 如果你想听到的话
这是一群中最狡猾的，但是一旦掌握了它，它就会变得像第二天性。 很多时候，你会收到明显没有问你任何事情的电子邮件。 您可能会收到对您提交的内容的回复，对您完成的项目的反馈，处理情况的建议，针对部门特定目标的情报。 如果您没有任何新内容可以添加到对话中，或者如果您可以干净地评论并继续工作，那么您可以放心地不做出回应。
但另一方面，如果你觉得有必要表达自己 - 为了澄清自己或详细说明你做出的决定或提供新的见解 - 当然你应该点击回复按钮。 如果您的工作环境鼓励独立思考并为正在讨论的主题做出贡献，那么尤其如此。
不言而喻，通讯，群发电子邮件或任何感觉像是可选阅读的东西都不需要回复。 如果您觉得它很有帮助，您可以根据Kao的建议创建文件夹，并组织您的收件箱并保持它实际上会感觉自动。
另一件需要考虑的事情是：把自己放在发件人的位置。 如果您是发送该消息的人，您会找到回复吗？ 虽然有时候表示感谢，但如果你经常与某人对话或者有很多来回 - 其中一些需要更深思熟虑的答案 - 你可以放心地单独留下电子邮件，注意不要发送电子邮件。与你一样，最有可能尝试实现收件箱零的人不必要的双字回复。
