与任何形式的通信一样，电子邮件是个人的事情。 如何检查，管理和发送从单线到电子信件的所有内容通常是偏好和习惯的混合。
话虽如此，我们应该遵循一些简单易懂的规则，以充分利用我们的电子邮件通信，我们的工作效率和时间。 继续阅读三个常见的收件箱错误，它们如何在工作中伤害您，以及如何对更好的电子邮件管理进行更改。
错误＃1：在您的收件箱中留下电子邮件
我将从最有争议的一个开始：将所有电子邮件留在收件箱中。 我知道你认为，无论你是否将电子邮件留在收件箱中，都是一样的，但你的大脑是否会有所不同。 普林斯顿大学神经科学研究所2011年的一项研究确定，“当你的环境混乱时，混乱会限制你的注意力。” 您的虚拟环境也是如此; 你可以看到的电子邮件越多 - 即使是那些无关紧要的电子邮件 - 你的大脑会花更多的时间在潜意识里思考它们。
该研究表明，减少收件箱混乱将减少您的注意力，提高工作效率，并更好地处理信息。 如果这不是一个很好的理由搁置收件箱中的3, 679封旧电子邮件，我不知道是什么。
如何做出改变
开始仅使用收件箱收发新邮件。 如果您已完成电子邮件，则应对其进行存档，归档或删除（请参阅下文，了解何时使用）。 您随时可以搜索以后需要的任何电子邮件。
错误＃2：删除何时归档或归档（以及反之亦然）
所以现在你只使用你的收件箱收发新邮件（欢呼！），问题是：你应该怎么处理你所做的所有电子邮件？
选项包括a）删除或b）相关文件夹中的文件（或存档，适用于Gmail用户）。 很多人都犯了在极端情况下转向太远的错误：删除所有消息或保留所有消息。 事实是，健康的平衡是最好的解决方案。 囤积您不需要的电子邮件会影响您的电子邮件帐户的存储空间配额，并且在您搜索这些电子邮件时更难找到您想要保留的电子邮件。 并且过度删除？ 您最终可能会像我的朋友一样删除了航班确认电子邮件，几乎错过了他的航班。
如何做出改变
完成电子邮件后，请花两秒钟考虑一下您是否希望将来再次访问该电子邮件。 如果否：删除时间。 如果是：归档或归档！
错误＃3：将收件箱用作待办事项列表
对于那些不喜欢待办事项列表的人来说，一个简单的解决方案（或他们认为）就是将他们的收件箱作为一个整体使用。 现在，当谈到标准的电子邮件相关任务，例如“回复Jerry关于会议时间的电子邮件”时，我认为那些人已经死了。 这些任务根本不应该列在待办事项列表中，它们应该作为正常业务过程的一部分来回答。
但对于真正的任务，例如“为新客户创建提案”或“支付办公室租金”，我强烈建议您找到适合您的待办事项列表系统，并坚持使用它。 为什么？ 因为如果您希望每天完成最重要的任务，您需要能够确定优先级并集中您的待办事项列表。 使用收件箱作为待办事项列表可将您的时间放在其他人手中。 每个新的电子邮件都会带来新的待办事项，无论您喜不喜欢。 但是，必须有意识地将任务添加到您的待办事项列表中，这有可能确定您是否应该立即执行此操作，而不是其他工作。
还是不相信？ Jill Duffy，Leo Babauta和Jesse Garner也为此做出了很好的表现。
如何做出改变
浏览您的收件箱，并取出任何可操作的待办事项。 如果这是制作该电子邮件收件箱的唯一内容，请立即归档，存档，归档或删除该电子邮件。 好吧，如果你真的坚持使用你的收件箱作为待办事项列表，试试Mailbox，这个应用程序可以帮助将电子邮件转换为待办事项并将其从收件箱中取出。
