几个星期前，我和我的朋友讨论了我们对会议的共同蔑视，她说：“我觉得我们一次又一次地进行同样的谈话。 当他们没有正确完成时，他们就可以成为这样的时间燃烧器。“
我完全同意。 在之前的工作中，当日历邀请出现在我的收件箱中时，我经常会发出一声响亮的叹息（在开放式办公环境中总是很棒）。 然后，我花了很多时间试图弄清楚如何避免接受它。
我并不是说所有会议都毫无价值。 有些是绝对的，必须放下手。 有时它们只是完成任务的 唯一 方法。 但我也相信，通过在每个问题面前问自己这三个问题，我们有更大的效率。
1.谁需要在这里？
提示：可能没有你想象的那么多人。 关注你要求谁在那里是关键所以你可以保证它对所有各方都尽可能富有成效和有意义。 没有人应该留下思考，“嗯， 这 是我的时间的巨大浪费。”
因为这种感觉对个人，团体或公司都不利。 想象一下，如果你只有4个人而不是10个人可以完成的所有工作。对于60分钟的时间段，这可能需要花费6个小时 来完成工作。
例如，假设您正在就该公司的新徽标进行头脑风暴。 平面设计师在那里确保他理解愿景。 品牌总监在那里确保它遵守公司准则。 但是你需要那里的人力资源经理，因为她会在每个职位上贴上标识吗？ 不。 一旦它完成，你可以让她把旧的换成新的。 现在，离开她 - 她有工作要做！
如果您不是组织者，您应该评估 您的 存在是否必不可少。 有时，同事邀请你只是因为他们认为你想要在那里。 但如果您认为合适（例如，如果您不知道自己的贡献是什么，或者您是否只是非常繁忙），您 可以 拒绝。
在这样的情况下，我会说，“你好。 我认为能够自己解决这个问题。 如果您有特殊原因希望我出席，请告诉我！“
然后花那个空闲时间重新开始。
2.目标是什么？
你到底想要完成什么？ 事先确定目标至关重要。 它可以让您完成任务并帮助塑造整个对话。 否则，你可能会坐在那里闲聊45分钟关于伦纳德 总是 哼着 泰坦尼克号的 主题曲。 （每次都抓住我。永远不要放手，杰克！）
“一个有效的议程为会议之前和会议期间需要发生的事情设定了明确的期望，” 智能领导者，智慧团队：你和你的团队如何取得成果的 作者Roger Schwarz解释道 。
“它可以帮助团队成员做好准备，明智地分配时间，快速让每个人都参与同一主题，并确定讨论何时完成。 如果在会议期间仍然出现问题，精心设计的议程将提高团队有效和快速解决问题的能力，“施瓦茨说。
也许您只希望每个人都提供最优先项目的状态更新。 或者，您需要立即做出决定 - 将哪个客户经理分配给一个庞大的新客户。
弄清楚你的目的地并到达那里。 （而且，如果您与其他与会者分享您的计划，以便他们知道会发生什么以及他们是否需要提前做任何事情，这会很有帮助。）
这里有一个提示：如果你不能回答确定要见面的理由，那么请为了所有巧克力的爱而 取消它 。
3.我需要准备什么？
我以前的一位同事过去常常阻止时间准备与其他人见面，我总是想知道为什么。 然后，我参加了一大堆，我要么完全忘记了上次讨论过的内容而不得不进行一次回顾，要么我（令人尴尬地）没有完成一个动作项目。 在所有这些情况下，我们最终都要花 更多时间 在我们的日程安排上。
为了确保不会发生这种情况，您需要准备好。 也许它正在审查上周会议的笔记，所以它在你脑海中是新鲜的。 或者，也许，它正在列出您需要的谈话要点和答案。 无论是什么，都要花时间去做。 它会带来丰厚的回报。
举个例子，我监督我部门的同伴教育计划，我正在努力改进它。 在两周内，我将与我的主管一对一地讨论我的建议。 我一直在收集学生的反馈并编写我的想法，下一步是在纸上绘制结构和时间表。
如果我空手而归，我们可能只是花时间把想法互相推销，这本身并不一定是 坏事 ，但也无法帮助我前进。
我向你保证 - 我喜欢与人合作。 但是我的一个主要的烦恼是效率低下，特别是当它容易预防时。 如果你的日程安排看起来有点太满，或者如果你每次见到你都有回忆等待钟声在高中响起，那么可能是时候退后一步并开始问自己这些问题了。
嘿 - 如果你有更多这样的问题，你问自己，让我知道他们在Twitter上是什么！
