31让电子邮件变得更少的提示 - 缪斯

电子邮件：我们喜欢它，我们讨厌它，我们喜欢讨厌它。 但由于它不会很快到达任何地方，我们会帮助您充分利用它。

从通过溢出收件箱供电的提示到帮助您减少首选的策略，以确保您发送的电子邮件产生重大影响，我们已经拥有了将收件箱变为通讯巨头。

如果您想：保持收件箱畅通无阻

1. 首先停止收到这么多电子邮件的最简单方法是取消订阅那些你想要阅读的数十种简报 - 但实际上从未这样做过。 Unroll.me是识别收件箱中的吸盘和大规模取消订阅的最简单方法。

2. 如果您收到来自个人的大量不需要的邮件，您也可以尝试使用BoxBe。 BoxBe使用所谓的个性化“访客列表”来确保您收到与您有关的人的电子邮件，同时将来自其他任何人的邮件放入单独的“等待名单”。任何不在您的访客列表中的人都将收到请求在邮件发送到您的收件箱之前验证他们的邮件。

3. 尝试使用电子邮件自动回复功能 - 而不仅仅是在您不在办公室时。 您的自动回复不一定要长或详细，但快速“嗨，我收到了您的电子邮件，并会在我可以的时候回复您！”消息可能会让热切的海狸不再发送后续电子邮件你有机会回应。 以下是如何设置它。

4. 抵制以正确方式回复每封电子邮件的冲动。 正如亚历山德拉·弗兰岑（Alexandra Franzen）所解释的那样，“许多”紧急“电子邮件往往在没有您帮助的情 通过选择不立即回应，你正在训练人们更加自立 - 同时创造理智，现实的期望，以便你能够以多快的速度回复。“

5. 通过明确的说明而不是问题来结束您的消息，以防止后续电子邮件。 而不是说，“我们下周应该重新联系吗？”试试，“我会在星期二早上给你打电话重新连接。”如果这不起作用，你的收件人会告诉你 - 但是否则，你已经阻止了不必要的来回。

如果您想：减少您通过电子邮件发送的时间

1. 想要保持简短且高效的电子邮件吗？ 承诺每条消息长五个句子。 甚至还有一个网站可以提供帮助：five.sentenc.es！ 正如它解释的那样，“将所有电子邮件回复视为SMS短信，每个回复使用一定数量的字母。 由于计算字母太难了，我们会对句子进行计数。“需要一些关于保持简短，但仍然有礼貌的建议吗？ 艾略特贝尔有一些很棒的提示。

2. 如果您发现自己一遍又一遍地通过电子邮件发送相同的邮件，请将模板保存在草稿文件夹中（此处为27开头）或利用Gmail的“预设回复”实验室，该实验室可让您保存任意数量的回复并轻松插入进入你的电子邮件。 （看看如何设置它，由Gadgetwise提供。）

3. 从手机发送大量电子邮件？ 尝试自动文本，这是一种工具，可让您键入自定义缩写，然后扩展为完整的文本模糊。 例如，输入“rl8”可以扩展为“我迟到了”，这在您参加会议时非常方便。 （以下是如何设置它。）

4. 除非您的工作要求您立即响应电子邮件，否则每天只需设置几次即可检查您的收件箱。 这个时间每天都可能不同，只需要有意识（例如，今天我将在上午9点到10点之间通过我的收件箱，然后我会再次从4-5看它）。

5. 在收件箱中添加两个标签（或Gmail中的过滤器）：“快速回复”和“需要专注时间。”当您知道自己有一个坚实的不间断时间块时，首先打开您关注的时间文件夹，然后确定最常用的文件夹需要解决。 下次你在等公共汽车或排队喝咖啡时有几分钟的时间，打开你的“快速回复”文件夹，而不是检查Instagram。

6. 设置您的电子邮件，以便在您处理完一封电子邮件并将其删除或删除后，您将直接转到收件箱中的下一封电子邮件，而不是返回电子邮件列表。 （对于Gmail，您可以通过Gmail实验室中的“自动前进”选项执行此操作。）这可以减少您在决定接下来要关注哪条消息时花费的时间！

7. 需要在短时间内通过一堆电子邮件？ 试试电子邮件游戏，它可以让您花五分钟时间通过尽可能多的电子邮件，并通过积分奖励您。 它还专注于一次处理10-20封电子邮件，使您的收件箱战斗感觉更加小巧。

如果您想：组织您的收件箱

1. 不要将所有电子邮件保存在收件箱中 - 删除，归档或归档后再将其归档。 普林斯顿大学神经科学研究所2011年的一项研究表明，“当你的环境混乱时，混乱会限制你的注意力。”你的虚拟环境也是如此。 你可以看到的电子邮件越多 - 即使是那些无关紧要的电子邮件 - 你的大脑会花更多的时间在潜意识里思考它们。

2. 对于那些不喜欢待办事项列表的人来说，一个简单的解决方案（或他们认为）就是将他们的收件箱作为一个整体使用。 但对于真正的任务，例如“为新客户创建提案”或“支付办公室租金”，是时候找到适合您的待办事项列表系统了。 使用您的收件箱作为待办事项列表会将您的时间放在其他人手中 - 每个新电子邮件都是新的待办事项，无论您是否喜欢。 但是，必须有意识地将任务添加到您的待办事项列表中，这有可能确定您是否应该立即执行此操作，而不是其他工作。

3. 您可以使用Gmail自动跳过收件箱中的某些电子邮件。 例如，如果您自动支付电缆帐单，则可以自动存档并添加标签“财务”。您无需查看，但如果需要，您知道在哪里可以找到它。 说到找东西……

4. 在发送任何电子邮件之前，请阅读它以获取可搜索性。 你稍后会搜索什么来查找此电子邮件？ 电子邮件中有这些字吗？ 您可能希望将“与杰克会面的笔记”更改为“8月份与亚马逊杰克史密斯会面的笔记”。

5. 实际上有大量的搜索命令使得查找旧电子邮件变得更加容易。 以下是如何按主题，主题，发件人等查找任何电子邮件的入门读物。

如果您想：让您的收件箱方式更酷

1. 曾经希望你能在你的收件箱上贴上便利贴吗？ 名为Notes For Gmail的名称允许您将注释和标签粘贴到电子邮件主题的任何电子邮件消息，发送电子邮件视图的顶部或收件箱中的任何其他位置。

2. Gmail附加组件Rapportive是网络公司的梦想：该插件会在您的收件箱中显示您的联系人的社交网络信息，因此您可以在LinkedIn，Facebook和Twitter上与他们联系，而无需离开Gmail。 您还可以查看来自他们的最近电子邮件的打卡列表，并记录私人笔记以附加到您帐户中的地址。

3. 与类固醇上的Gmail一样，Gmelius是Chrome，Firefox和Opera的浏览器扩展程序，主要通过清理界面（不再是广告！）以及阻止电子邮件跟踪器保护您的隐私的所有内容来提升您的Gmail体验。 另一个最受欢迎的功能是自动“取消订阅”按钮，当Gmelius检测到邮件列表时，它会替换Gmail的“垃圾邮件”按钮。

4. 你知道那些你知道直到以后才能得到的电子邮件，但是你害怕你会忘记？ Boomerang插件目前适用于Gmail和Outlook，非常适合处理它们。 您可以安排一封电子邮件消失，稍后再回来 - 当您准备好处理它时 - 在此之前让您的收件箱更加清晰。 Boomerang还允许您安排稍后发送的电子邮件并设置定期发送的电子邮件。

5. 查看Gmail实验室，它可让您尝试附加Gmail功能，例如“撤消发送”并在收件箱中查看日历。 进入您的Gmail设置，然后点击“实验室”即可开始使用。

6. 发现自己签署或发送了大量文件和合同？ Hellosign for Gmail可让您在不离开收件箱的情况下签署文档并填写表格 - 对于我们这些讨厌扫描仪，打印机和传真机的人来说，这是真正的救星。

如果您想：阅读您的电子邮件

1. Fast Company 说，让每条信息的前50个字符尽可能简洁和可操作。 一个诱人的开场白使你的收件人更有可能继续阅读。

2. 长文本块看起来令人生畏，所以想想如何使文本更具可读性。 利用子弹，列表，粗体和简短，易于浏览的段落。 难以削减它？ 这可能是你试图掩盖太多的迹象。

3. 如果您遇到多个问题或在电子邮件中提出多个问题，请确保这些项目与其他叙述相区别，方法是将它们加粗，突出显示或排列在项目符号列表中。 对比度自然地将接收者的眼睛吸引到消息的肉上（这是你不能错过的部分！）。

4. 尽可能详细地提出您提出的任何问题。 “您如何看待该提案？”这不是一个好问题。 “我们可以在星期五之前继续提供20, 000美元的供应商建议吗？”更好。

5. 希望在不太忙碌的一天抓住你的老板或重要的人，但不知道他或她的日程安排？ 避免在周二和周四发送电子邮件。 这些是人们收件箱的最大容量天数，您不希望您的重要信息在新闻通讯，优惠和其他通信中大量丢失。

6. 让您的主题行数 - 让收件人清楚地了解电子邮件中的内容。 （奖励：如果收件人打电话讨论而不是通过电子邮件回复，这也可以帮助您在收件箱中轻松搜索邮件。）

7. 来自卡内基梅隆大学的研究人员发现，最有效的电子邮件主题是吸引两件事之一：好奇心（如果你在市场营销方面很好）或实用性（可能对我们其他人来说最好）。 一分钟视频了解更多。

8. 想真正确保您的消息被阅读？ Chrome扩展程序MailTrack可让您查看用户是否以及何时阅读了您的电子邮件。 如果你注意到它坐在那里未读？ 查看这些提示，以便以正确的方式进行跟进。