虽然每个人每个月至少使用电子邮件进行一些商务沟通，但我们中的一些人会使用电子邮件作为日常工具来完成我们的专业工作。我们将使用电子邮件与客户，团队成员，上级以及可能的新员工或可能的新雇主进行沟通。是的，这些人将通过我们制作清晰而专业的书面信息的能力来评判我们。
电子邮件礼仪，或“网络礼节”，已经存在了万维网的27年。 网络礼节是一套广泛接受的指导方针，用于表达对您电子邮件的尊重和能力。可悲的是，有些人从未花时间学习商业环境中的电子邮件礼仪。更糟糕的是：有些人将电子邮件网络礼节与宽松和非正式的短信风格相混淆。
不要让制作精良的电子邮件破坏您与客户或上级或潜在雇主的信誉。以下是电子邮件礼仪规则，将为您提供良好的服务，并为您在工作场所避免尴尬。
01 of 10在发送之前插入电子邮件地址作为您做的最后一件事。
这似乎是违反直觉的，但这是一种很好的形式。在将电子邮件地址添加到电子邮件标题之前，请等到写作和校对结束。这项技术将为您节省在完成内容和校对之前过早意外发送消息的尴尬。
这对于具有敏感内容的较长电子邮件尤其重要，例如提交工作申请，回复客户的问题或向您的团队传达坏消息。在这些情况下，当您需要暂时离开电子邮件一段时间来收集您的想法并在脑海中排练您的单词时，推迟发送电子邮件地址可以增加安全性。
如果您要回复电子邮件，并且认为内容具有敏感性，则只需暂时删除收件人的电子邮件地址，直到您准备好发送，然后再添加地址。 您也可以将收件人的电子邮件地址剪切并粘贴到记事本文件或OneNote页面中，编写电子邮件，然后将电子邮件地址剪切并粘贴回来。
相信我们：一个空白的电子邮件地址行，而创作将为您节省一天的悲痛！
02 of 10三重检查您是否通过电子邮件发送了正确的人。
如果您在大公司或政府部门工作，这一点尤为重要。当您向“Mike”或“Heather”或“Mohammed”发送敏感电子邮件时，您的电子邮件软件将需要预测性地为您输入完整地址。像这样的流行名字会在你的公司地址簿中产生很多结果，你可能会不小心发送给你的副总统，或者对会计人员的保密回复。
感谢上面的＃1网络礼节规则，你已经将搜索结果留到了最后，所以三重检查收件人的电子邮件地址应该是发送前的最后一步！
03 of 10避免“回复所有人”，特别是在大公司。
当您收到发送给数十人的广播时，最好只回复发件人。如果它是具有大型分发列表的公司广播，则尤其如此。
例如： 总经理通过电子邮件向整个公司发送关于南部停车场的电子邮件，并要求人们尊重员工支付的编号和指定摊位。如果您点击“回复所有人”并开始抱怨其他员工侵占您的个人车辆并刮伤您的油漆，您可能会因为成为公司的羞怯而损害您的职业发展。
没有人想要接收不适用于他们的消息。更重要的是，没有人赞赏向群组抱怨或听到您以广播形式播放的个人申诉。
避免这种失礼，并使用对发件人的单独回复作为默认操作。绝对也可以参见下面的规则＃9。
04 of 10使用专业的问候而不是口语表达。
启动专业电子邮件的最佳方式是以下版本的某些版本：
下午好，钱德拉女士。你好，项目团队和志愿者。嗨，詹妮弗。帕特里克，早上好。在任何情况下，请勿使用以下内容开设专业电子邮件：
嘿，2. Sup，团队！嗨，仁。4. Mornin，Pat。 像'嘿'，'哟'，'sup'这样的口语表达对你来说似乎很友善和温暖，但它们实际上侵蚀了你在商业环境中的可信度。 虽然在与对方建立可信赖的关系后，您当然可以在对话中使用这些口语，但在企业电子邮件中使用这些词语是个坏主意。 另外，采用拼写快捷方式是不好的形式，比如'mornin'。除非那个人已明确要求你这样做，否则缩短别人的姓名（Jennifer - > Jen）是非常糟糕的形式。 与任何智能商务沟通一样，如果过于正式并且证明您相信礼仪和尊重，那就很明智。 事实上，你的声誉很容易被语法差，拼写错误和选择不当的词语所摧毁。 想象一下，如果你不小心发送'，你的职业精神将如何受到打击' 你需要检查你的 甲基 ，阿拉 '当你真的想说' 你需要检查你的数学，阿尔玛' 。或者如果你说' 我可以做一个 intervue 明天 '当你的意思' 我明天可以去面试 '. 校对您发送的每封电子邮件;这样做就好像你的专业声誉取决于它。 主题行既是沟通的标题，也是汇总和标记您的电子邮件的方式，以便以后可以轻松找到。它应该清楚地总结内容和任何所需的行动。 例如，主题词：'咖啡'不是很清楚。 相反，尝试'员工咖啡偏好：您需要回复' 作为第二个例子，主题行'你的申请'太模糊了。 相反，尝试一个更清晰的主题，如：'您的停车要求：需要更多详细信息'. 为您的电子邮件添加时尚的字体和颜色可能很诱人，但最好使用黑色12点或10点Arial或Times New Roman。像Tahoma或Calibri这样的类似变体也很好。如果您要注意特定的短语或子弹，那么红色墨水或粗体字体可以在适度方面非常有用。 问题是当你的电子邮件开始变得不连贯时 聚焦 或者开始传达特立独行或破坏性的态度。 在商业世界中，人们希望通信能够值得信赖，清晰和简洁，而不是装饰和分散注意力。 电子邮件总是无法传达声音的变化和肢体语言。一旦将其放入您的电子邮件中，您认为直接和直接的内容实际上可能会变得苛刻和卑鄙。 不使用“请”和“谢谢”这两个词会导致负面暗流。而你认为幽默和光明的东西实际上可能会传播为居高临下和粗鲁。 在电子邮件中提供尊重的语气和风度翩翩的行为需要练习和丰富的经验。当您在发送电子邮件之前向自己，甚至其他人大声朗读电子邮件时，它会有所帮助。如果有关电子邮件的任何内容似乎意味着或严厉，那么重写它。 如果您仍然坚持如何在电子邮件中传达某些内容的语气，那么请认真考虑拿起电话并将消息作为对话传递。 请记住：电子邮件是永远的，一旦您发送该邮件，您就永远无法将其撤回。 事实上，电子邮件是永远的。它可以在几秒钟内转发给数百人。如果有调查，执法部门和税务审计员可以调用它。它甚至可以成为新闻或社交媒体。 这是一个广泛而可怕的责任，但我们都肩负着这样的责任：你在电子邮件中写下的东西很容易成为公共知识。仔细选择你的话，如果你认为它有可能让你反感，那么请认真考虑不要发送信息。 像'谢谢'和'请'这样的细节的力量是不可测量的。此外，包含您的专业签名块的额外几秒钟充分体现了您对细节的关注，并通过标记您的姓名和联系信息来获取您的通信所有权。 校对每条消息，好像您的专业声誉取决于它。
简明扼要的主题线将创造奇迹（并帮助您阅读）。
仅使用两种经典字体：Arial和Times Roman变体，使用黑色墨水。
不惜一切代价避免讽刺和消极/傲慢的音调。
假设世界将阅读您的电子邮件，因此请做出相应的计划。
总是以短小的优雅'谢谢'和签名块结束。
