在过去的几个月里，我一直在努力将我的组织安排在2015年。我必须做的最重要的事情是确保我知道我们所有的活动何时发生。 但在我将它们写入我的日历之前，我首先必须了解我真正需要计划的事件。
对于公益组织，您托管的活动是社区与您的组织互动的主要方式。 因此，他们代表你很重要。 匆忙抛出的事件会让它看起来 - 并使你的组织看起来像是无能的。 为确保您能够举办最佳活动，请务必确定活动的优先顺序，并规划活动尽可能有效。
在过去的10多年里，我一直在为非营利组织工作，在我决定计划活动之前，我已经提出了四个关键问题来问自己。
1.本组织对此事件需要什么？
基本上，你为什么要考虑首先举办这个活动？ 你想筹钱吗？ 如果是这样，多少钱？ 您是在尝试结识新的支持者还是建立新的联系？ 如果它不是筹款人，也许您正试图吸引新客户或教育已经属于您组织的人员关于新计划。
如果这个事件没有为你做任何事情，你为什么要这样做？ 在为事件提交时间和资源之前，您需要确定组织对事件结果的影响。 这也有助于您在所有其他活动的上下文中确定事件的优先级。
2.您的客人从这次活动中需要什么？
虽然您应该首先考虑您的需求，但事件实际上是关于您的客人。 为了实现您的目标（使用上述问题概述），您需要吸引与会者以正确的方式与您互动。
与过去和潜在客人讨论他们对您的活动的喜好以及他们未来的喜好。 他们喜欢感觉像是“内幕”还是因为慷慨而被公开认可？ 有些人可能会说他们喜欢大声活泼的事件; 其他人可能更喜欢更柔和的夜晚。 这种策略的一个额外好处是，你采访的人肯定希望看到你在下次活动中如何听取他们的建议。
3.我们如何做到这一点？
现在你已经了解了你的客人需要什么，你必须考虑如何给他们想要的东西。 例如，如果您的客人需要更好地了解您的计划，也许您决定让客户在活动中讲述他或她对该特定计划的体验，或者您展示视频并分发有关您的模型的阅读材料。 或者，如果您有一个重要的筹款目标和喜欢有趣的观众，也许现场拍卖是可行的方式。
由于这只是一个大纲，您不需要深入了解细节或完全承诺任何事情。 但是，如果您发现自己没有能力完成满足组织和客人需求的活动，那么现在是时候搞清楚了。 你不一定要废弃这个想法，但这个问题可以帮助你弄清楚你是否需要缩小规模或招募额外的帮助。
4.此活动与其他活动有何不同？
没有什么比在一年内两次去同一事件更糟糕了 - 对于东道主而言，没有什么可能更昂贵。 如果您发现自己计划在同一年为同一组捐赠者准备午餐，晚餐和高尔夫球，那么您可能会感到捐助者疲劳并且投资回报率会降低。 相反，考虑为这些捐赠者规划一个重大井喷事件，然后为您的潜在客户或最佳志愿者规划一个较小的事件。
在行动中
为了帮助您入门，以下是我最近使用以下四个问题汇总的事件的示例策略：
我们需要什么？
- 筹集50, 000美元
- 升级五个捐助者
- 吸引10个新捐赠者，其中3个为5美元或更高
- 引入新的资本运动
客人需要什么？
- 要确信他们的钱是明智的投资
- 有机会亲眼看到该计划
- 提供更多超出票价的理由
我们该怎么做？
- 聘请董事会邀请新捐助者
- 与现有捐赠者一起设置活动前的午餐以进行升级
- 邀请节目参与者发言
- 为邀请和计划聘请新设计师
- 喂他们考虑当地的厨师
- 设置文本到给定功能
- 雇一个乐队
- 增加新闻报道
这个事件有什么不同？
- 我们唯一的坐下来的晚餐
- 仅针对我们的主要捐赠者（60s-70s，大多数已退休，主要是过去或现任志愿者）的活动
- 只有所有董事会成员通常参加的活动
- 通常安排在春季，同时客户毕业
事件规划可能是一项耗费精力的耗时任务 - 如果您的活动实际上达到了您的目标，那就更是如此。 不过，问问自己这四个问题，您将能够更好地制定事件策略，并确定哪些事件对您的组织来说真正必要且值得。
