电子邮件。 不能忍受它。 没有它，无法完成你的工作。 我对吗？
去年我们发送了超过25亿封电子邮件。 这是坏消息。 尽管有很多厌恶，但这个数字预计只会增长。 卷是一个问题，就像你花在它上面的时间一样。 事实上，报告说你每小时检查一次约36次。 36次。 在一个小时内。
一旦开始涉足收件箱中的内容，大约需要16分钟才能将注意力重新集中在其他工作上。 哦，如果你需要一个埋在你电子邮件中的文档，你需要大约两分钟才能找到它。 算一算：这很快就会影响你的工作效率。
你需要它来完成你的工作。 你不能把它当成一种坏习惯。 事实上，毫无疑问，您需要大量依赖来获取同事的信息，批准或答案，以便您可以完成工作。
但是，如果您在发送电子邮件时不清楚别人想要什么，或者您没有提出好问题，请记住每小时36次？ 是的，请注意估计大幅增加。 我怀疑这听起来很吸引人。 以下是您可以使用的四个提示，以最大限度地减少和加快您的交流和沟通。
1.澄清你的问题
你有没有向同事提出一个想法，最后是“思考？”如果你的目标是在紧迫的截止日期，项目方向或选项推荐下获得某人的意见，你必须给他更多的东西具体的工作。 毕竟，他不想花费更多的时间来解码你的信息，而不是花在读他的回答上。
例如，如果您刚刚发送了一个需要采取行动的计划，而不是以开放式和含糊不清的方式结束，那么“思考？”会问一个具体问题，例如“下周将如何实际执行此计划” ？ 让我知道我能做些什么来尽快实现它。“你的同事能够快速直接地做出回应，你会得到更高质量的回复。
2.切入大通
Sarah，您经常与之合作的A类项目成员，希望提前几周完成所有工作。 她又来了。 您收到一封电子邮件，其中包含可交付成果的截止日期。 你很沮丧，很想回答：“你能给我更多时间参与这个项目吗？”希望重新谈判最后期限。 如果你这样做，它将需要多于六个响应来单独解决时间线。
相反，告诉你的同事你有能力做什么，并留在那。 “嘿Sarah，我现在已经排好了其他三个优先项目。 我将在下周四结束时完成这项工作。 如果我能早点完成，我会告诉你的。 谢谢你的耐心。“轰。 完成。
3.停止征求问题
某些邮件会生成不必要的邮件，因为您无意中邀请了响应。 为了避免这种情况，请停止关闭，“这对你有意义吗？”而是说“如果你有问题请告诉我。”如果接收者有疑问，他会告诉你; 否则，他会知道没有必要回应。
你也可以关闭一些类似于“让我知道我们是否对此不一致”或“让我知道你是否想要进一步讨论这个问题。”这种简洁的语言清楚地表明会话已经关闭，除非有一个在接收器端问题。
4.不要忽视标题
您的信息的主题是效率黄金。 使用该房地产可以让您的读者了解他们需要花多少注意力和时间。 通过那些多余的电子邮件。
使用您的标题来表示紧急程度，可交付成果和时间表。 例如，标题可以是“周五中午所需的动作” Acme项目将于下周到期。“
现在你的读者知道这需要一些关注。 她知道有一个应对和工作的截止日期，她需要专注于下周完成。 这一单一的具体陈述可以防止大量的来回。
考虑到电子邮件需要多少时间和注意力，无论是作为发送者还是接收者，您都可以看到一些简单的技术如何帮助您发送产生较少响应的消息，并改善您与同事或客户之间的整体沟通。 那不是很酷吗？ 当您提高通信效率时，您不仅可以更好地控制收件箱，您的同事也会非常感谢您帮助他们提高效率。
但是，请记住，有时候您最好的选择就是让对话脱机。 根据经验，如果您无法在三次电子邮件交换中解决问题，或者由于一个疯狂的长线程而发生错误传达，请提出实时对话，以便您可以快速解决问题。
