45为极度忙碌的人们提供的生产力提示 - 缪斯

你从会议到会议。 您的收件箱已填满椽子（您可以随身携带）。 你每天都要花费数小时的工作时间，但仍然觉得你没有在你的待办事项列表上留下任何痕迹。

我们明白。 我们去过那儿。 而且我们知道白天根本就没有足够的时间。 因此，我们编制了一份最终生产力提示列表，以帮助我们充分利用时间。

从计划当天的攻击到保持电子邮件不再让你处理那些似乎突然出现的干扰，我们将帮助你尽可能高效地完成所有工作，以便你最终有时间做其他事情（比如，你知道，睡觉）。

规划你的待办事项

1. 不要高估一天中可以完成的事情。 不要创建大量的待办事项列表（当你没有完成它时感到沮丧），试试我们的1-3-5待办事项列表：计划获得一个大型任务，三个中型任务和五个每天完成的小任务。
2. “如果我已经完成了某些事情，我会将其写下来并将其从列表中删除。 看到一些事情已经完成总是感觉很好。“ Michael Peggs，@ michaelpeggs
3. 尝试将情绪添加到你的任务中：提醒自己，完成一个大客户的推销会让你感到“胜利”，或者收回你的纳税申报表会给你“大规模的解脱”可能只是你需要通过它来提升能力。
4. 永远不要把一个巨大的项目作为你的清单上的一个待办事项。 相反，将其分解为较小的任务，以帮助您实现最终目标。
5. “感谢Evernote，我的组织系统已经从笔记本页面，粘滞便笺和文本编辑文件的笨重混合变成了一个紧密编织的集成Evernote系统，该系统已经在我的笔记本电脑，手机和平板电脑上同步。 从客户备注到博客草稿再到演讲剧本，就在那里。“ Michael Terrell，@ michaelterrell
6. 当你在考虑工作和生活中需要完成的所有事情时，考虑一下你可以通过外包将哪些任务从你的工作中删除。
7. 得到你喜欢的事情，先做最少的事。 这将鼓励您更快地完成它，以便您可以更好地完成您喜欢的任务，让您的一天中的其余时间更好一些。
8. 午餐前完成一项重要任务。 通过尽早摆脱一件大事，你可以恢复午休，开始新的下午，而不会对你的名单上那些巨大的待办事项感到恐慌。
9. “每个星期天，我列出了我本周需要完成的工作。 我阻止了一天完成物品。 我保存每个工作日的最后30分钟，为第二天制定一个计划，包括三个优先任务。 我还使用最后30分钟来关闭任务并检查电子邮件。 这使得清晨变得更加轻松！“ Anna Runyan，@ classycareer
10. 有很多任务管理系统，所以最终，它是关于找到适合你的东西并坚持下去。 从长远来看，不断尝试新系统将浪费你的时间，所以花一个月的时间进行实验，然后提交。 提示：您的终极系统可能是几个组合！

处理电子邮件

1. 仅在白天的特定时间查看电子邮件，并尝试将其限制为每天仅4-5次。 如果您没有这么多自我控制，请使用收件箱暂停之类的工具，以防止电子邮件显示在您的收件箱中，直到您准备好它们为止。
2. 如果电子邮件真的让你失望，请尝试使用时间管理忍者的系统，每天只检查两次。
3. 需要赶时间回复电子邮件吗？ 即使您是从计算机发送电子邮件，也可以在页面底部添加“从我的iPhone发送”签名。 虽然你不应该一直这样做，但这是一个快速的方法来敲出一些一句话的回复而没有人认为你是粗鲁的。
4. 根据您回复电子邮件的时间长短来处理您的电子邮件。 如果回答的时间不到三分钟，那么现在就完成它。 如果它需要更多，请将它放在一边。 然后，当你有大量的时间时，先解决这些问题。
5. 您的回复速度越快，您的回复时间就越短，浪费的时间就越少“抱歉延迟回复”的解释。 因此，如果您无法在48小时内回复电子邮件，请至少快速回复“我很快就会回复此邮件！”
6. 每季度一次，清理大量收件箱并存档超过两到三个月的所有邮件。 （说真的，在这一点上回答它们只会让人感到尴尬。）随着您订阅的电子邮件进入收件箱，请快速决定是否实际阅读它们或是否应取消订阅。
7. “避免在早上检查电子邮件。 通过响应消息来进行侧面跟踪太容易了。 我发现当我等到我的待办事项清单上的一些优先项目之后，我可以提供更多关注电子邮件，我也觉得我也完成了我的工作。“ Hannah Morgan， @careersherpa
8. 使用预设回复以避免反复输入相同的内容。 对于您定期发送的任何电子邮件 - 或者甚至只是电子邮件的一部分，如总结段落 - 创建一个可以在您需要时随时弹出的预设响应。 从未听说过罐装回复？ 在这里了解更多
9. 设置自动过滤器以立即将电子邮件从收件箱中拉出到正确的文件夹中。 （对于想要在自己的时间回归的新闻简报，这是一个很好的选择。）
10. 使用Boomerang将电子邮件从收件箱中取出，直到您准备好处理它们为止。 这有两个原因：第一，它让消息看不见，让你有空间思考其他事情。 其次，它会在以后自动提醒您有关该电子邮件的信息，从而减少您自己担心跟踪的任务。
11. 想要在收件箱中收到更少的电子邮件？ 尝试创建一个自动回复器，其中包含您获得的常见问题的答案。 如果可能的话，总是回复带有陈述而不是问题的电子邮件，以避免来回过多。

管理会议

1. 不要安排超过你需要的时间。 大多数会议安排一整小时，最长时间为20分钟，30分钟或45分钟。

2. 不安排“更新会议” - 更新几乎总是通过电子邮件发生。 如果会议的目的不是要一起做出决定或完成一项行动，那就取消它（或者很好地向你的老板建议它可能没有必要）。

3. 将您的会议背靠背分组，以避免过于频繁地从会议模式切换到工作模式，或处理您认为无法完成任何工作的会议之间的尴尬时间。 更好的是，安排一个免费的会议日，这样你至少有一天可以真正进入专注的工作。

4. 如果您正在与办公室以外的人会面，请考虑您是否真的需要亲自见面。 您的目标可以通过电话或视频会议完成吗？

5. 非常积极主动地保持会议正常进行。 向每个人发送每个会议的议程，如果谈话结束，请不要害怕控制它。一个简单的，“让我们安排时间讨论以后如果它有用，因为我们只剩下10分钟了， “完美无缺。

6. 有一对一的电话会议？ 暗中打算将它保持在19分钟以下。 这将帮助您保持友好的闲聊，并直接到达目的。 如果谈话继续进行，请为你必须挂断的原因提供一个很好的借口（如硬停或死机）。

掌握时间管理

1. 根据您完成任务的最佳时间来制定计划。 知道你早上在上点吗？ 将这个时间放在一边，以便集中精力工作，并尽量避免会议或分心。 总是在下午3点左右平息？ 每天在这里计划一小时的无意识任务。
2. “不要低估小块时间来完成任务的力量。 不要浪费会议之间的15分钟，而是列出一些小任务，你可以在15, 10或甚至五分钟内敲掉：回复电子邮件，联系联系人，完成一些行业阅读。“ Fast Company
3. 不确定你宝贵的时间在哪里？ 使用像Rescue Time或Toggl这样的跟踪器来监控你一整天都在做什么。 在一两个星期的过程中，你将开始了解吮吸时间的罪魁祸首是什么 - 并且能够计划你的攻击方式，以便你摆脱它们。
4. 你不应该整个周末工作，但试着找几个小时来清理你的收件箱，淘汰更小，无意识的任务，并在任何迫在眉睫的项目上抢先一步。 在周日晚上观看电影时这样做可能是一个很好的方式来完成它，而不会觉得你做 了 太多的工作。
5. 使用截止日期和时间限制对您有利。 即使您在技术上没有完成任务的截止日期，也请为自己设置一个。 知道你只有两个小时的时间完成任务将有助于确保你不要在互联网上浪费一小时。
6. 这听起来违反直觉，但请务必在一天中安排大量休息时间。 当我们有大量专注的工作，然后是短暂休息时，我们的工作效率最高。 尝试使用在线计时器提醒自己从桌面起床，吃零食或喝水，或者与同事聊几分钟，然后再回到磨刀石。
7. 预算有限的时间为您最喜欢的分心。 知道你工作几个小时 后 你将在Instagram上花10分钟可以帮助你避免浪费时间在它上面。 此外，使用它作为通过努力工作的奖励可以帮助您保持积极性。
8. “如果你在进行一个项目时遇到困难，那就先让自己开始吧。 换句话说，在项目中设置一定的时间或一定量的工作，然后再继续完成其他工作。“ 43文件夹
9. “总是有备份任务。 有时候生活会试图破坏你的生产力：你需要与之交谈的人不可用，互联网瘫痪，或者你无法专注于手头的任务。 总是有其他选择，这样即使你无法完成主要任务，你也能完成任务。“ 时间管理忍者

   处理分心

10. “我关掉电脑，将手机放在奇怪的地方，以免我立即找到它。 这确保我断开连接并完全在场。 而事实是，我知道我的大脑需要休息，否则我的生意就会受到影响。“ Christie Mims，@ revolutionsclub
11. 需要快速修复以防止您的同事分散注意力吗？ 弹出耳机。 这不是万无一失的，但是如果你看上去插电并且在任务中，人们不太可能用非紧急问题或八卦来接近你。
12. 当你偶然发现有趣的文章时，不要让它们现在阅读它们会妨碍你的工作效率。 相反，使用像Pocket或Instapaper这样的服务来保存它们，以便在您有更多时间（例如可能在您的通勤上）时阅读。
13. 每周指定无网络时间。 虽然我们的很多工作确实依赖于互联网，但仍然有一些事情需要在没有它的情况下完成 - 而这些通常是我们避免最多的重点任务。 每周关闭Wi-Fi几个小时以深入了解这些任务。
14. 在工作中如何使用社交媒体时要积极进取。 理想情况下，您根本不应该使用它。 如果必须，将其限制在指定的“分心时间”并禁用自动登录，这样每次弹出到Facebook时都会有障碍。 需要积极进取吗？ 尝试像SelfControl这样的应用程序来阻止您在工作日访问。
15. 停止尝试多任务！ 我们真的不是为它而建的，虽然它可能感觉你做得更多，但一切都会让你更长久。 如果这对你来说很难，那就花一两个星期的积极进行单任务。
16. “就像多任务处理一样，杂乱超载你的感官，让你更难完成任务。 因此，如果您发现自己无法集中注意力，请环顾一下您的桌面（以及您的计算机桌面），看看是否有任何需要整理的内容。“ ooomf
17. 当您需要专注的时间时，请随意将自己与同事隔离开来。 如果您使用内部聊天系统，请打开“请勿打扰”消息，让人们知道您正在处理某些事情以及何时可以再次使用。 如果你有一个真正的办公室门？ 关闭它，前面有一个很好的音符解释同样的事情。
18. 为了获得最终的关注，请确保在收到新邮件时，您的设备都没有设置为ping。即使是手机短小的内容也足以破坏高效的流量。