本教程介绍了将数据输入电子表格程序（如Excel，Google Spreadsheets和Open Office Calc）的一些基本注意事项。
第一次正确输入数据可以避免以后出现问题，并且可以更轻松地使用大量Excel工具和公式和图表等功能。
Excel数据输入概述
使用Excel时应始终牢记的首要注意事项是：
- 做 计划您的电子表格。
- 别 输入相关数据时，请留空行或列。
- 做 经常保存并保存在两个地方。
- 别 使用数字作为列标题，不包括带数据的单位。
- 做 在公式中使用单元格引用和命名范围。
- 别 让包含公式的单元格解锁。
- 做 对数据进行排序
计划您的电子表格
在将数据输入Excel时，最好在开始输入之前进行一些规划。
知道将使用的工作表，它将包含的数据以及将对该数据执行的操作可能会极大地影响工作表的最终布局。
如果需要重新组织电子表格以使其更有效且更易于使用，则在键入之前进行规划可以节省时间。
要考虑的要点
- 电子表格的目的是什么？
- 电子表格会包含多少数据？
- 需要图表吗？
- 电子表格会打印出来吗？
电子表格的目的是什么？
- 电子表格的目的是帮助确定数据的位置，因为最重要的信息需要可见且易于访问。
- 需要什么计算？计算会影响所需的公式和函数以及它们的位置。
电子表格会保留多少数据？
电子表格最初将保存的数据量以及稍后将添加的数据量将影响所使用的工作表数量。
- 不要过多地传播您的数据，因为它可能使特定信息难以找到，跨多个工作表或工作簿的计算可能开始影响Excel的性能。
- 对于大型工作表，有时在列标题上方显示重要的列总计非常有用，而不是强制用户滚动到工作表的底部以查看信息。
需要图表吗？
如果要在图表或图表中显示全部或部分数据，则可能会影响信息的布局。
- 根据图表的类型，可能需要对数据进行不同的分组 - 例如使用饼图的汇总区域。
- 对于大型电子表格，可以将图表移动到单独的页面以减轻拥挤。
是否会打印电子表格？
如果要打印全部或部分数据，数据的排列方式可能会受到影响，具体取决于是选择纵向或横向布局以及所需的页数。
- 如果要使用普通信纸尺寸纸张（8 1/2 X 11）上的纵向视图，请考虑将大部分数据放在几列下的行中，以便所有标题在一张纸上可见。
- 如果需要多张纸，请考虑在每页顶部打印列标题，以便更轻松地读取数据。
- 如果需要打印许多数据列，则横向布局可能会将所有标题保留在一个页面上。同样，如果需要多张纸，请打印每页顶部的列标题。
- 如果要打印图表，将它们移动到单独的工作表可以简化任务。
不要在相关数据中留下空行或列
在数据表或相关数据范围中留下空白行或列会使得很难正确使用许多Excel的功能，如图表，数据透视表和某些功能。
即使包含数据的行或列中的空白单元格也可能导致问题，如上图所示。
如果使用排序，过滤或AutoSum等功能，则缺少空格也将使Excel更容易检测和选择范围内的所有相关数据。
不要留空行或列，使用边框或使用粗体或下划线格式化标题和标签，以便分解数据并使其更易于阅读。
尽可能按列输入数据。
- 在布置电子表格时，请在表格第一列的顶部放置一个描述性标题，其中包含以下数据。
- 如果有多个数据系列，则在列（从左到右）中依次列出它们，每个数据系列的标题位于顶部。
保持不相关的数据分开
虽然将相关数据保持在一起很重要，但同时保持不相关的数据范围是分开的。
在工作表上的不同数据范围或其他数据之间留下空白列或行将再次使Excel更容易正确检测和选择相关的数据范围或表。
经常保存
经常保存工作的重要性不容小觑 - 或者过于频繁地说明。
当然，如果您使用的是基于网络的电子表格，例如 Google Spreadsheets 要么 Excel在线 然后保存不是问题，因为两个程序都没有保存选项，而是使用自动保存功能。
但是，对于基于计算机的程序，在两次或三次更改后，无论是添加数据，进行格式更改还是输入公式，都要保存工作表。
如果这看起来太多，至少每隔两三分钟保存一次。
尽管计算机和计算机软件的稳定性在过去几年中已大幅提升，但软件仍然崩溃，电源故障仍然发生，而其他人有时会绊倒电源线并将其从墙壁插座中拔出。
当它发生时，丢失任何数据量 - 无论大小 - 只会增加您的工作量，因为您尝试重建已经完成的工作。
Excel有一个 自动保存 功能，通常效果很好，但不应该依赖它。养成经常保存自己保护数据的习惯。
保存的捷径
保存不一定是将鼠标移动到功能区并单击图标的繁重任务，养成使用键盘快捷键组合保存的习惯：
Ctrl + S.
节省两个地方
另一个不容忽视的保存方面是将数据保存在两个不同位置的重要性。
当然，第二个位置是备份，已多次说过，“ 备份就像保险：有一个，你可能不需要它，没有，你可能会 '.
最佳备份是与原始备份位于不同物理位置的备份。毕竟，如果文件有两个副本，那么它有什么意义：
- 是否在同一个硬盘驱动器上失败了？
- 是在同一台计算机上被盗了吗？
- 是否在同一栋建筑物中燃烧到地面？
基于Web的备份
同样，进行备份不一定是繁重或耗时的任务。
如果安全性不是问题 - 例如，如果工作表是DVD的列表 - 使用Web邮件通过电子邮件发送自己的副本，以便副本保留在服务器上就足够了。
如果安全性是一个问题，网络存储仍然是一个选择 - 虽然有一家公司专门从事这类事情，并收取这样的费用。
对于在线电子表格，大概是程序的所有者备份他们的服务器 - 这包括所有用户数据。但为了安全起见，请将文件的副本下载到您自己的计算机上。
不要将数字用作列标题，也不要将数据包含在单位中
在列的顶部和行的开头使用标题来标识您的数据，因为它们使排序操作变得更加容易，但不使用诸如 - 2012年，2013年等数字 - 来做它。
如上图所示，只是数字的列标题和行标题可能会无意中包含在计算中。如果您的公式包含以下函数：
- 自动求和
- 的AutoMax
- AutoAverage
自动选择函数参数的数据范围。
通常，这些函数首先查找它们所在位置的数字列，然后在左侧查找一行数字，并且任何只是数字的标题将包含在所选范围内。
如果选择作为行标题的一部分而不是作为轴标签，则用作行标题的数字也可能被误认为是另一个数据系列。
将标题单元格中的数字格式化为文本或创建文本标签，方法是在每个数字前面加上撇号（'） - 例如'2012和'2013。撇号不会显示在单元格中，但会将数字更改为文本数据。
将单位保留在标题中
请勿使用数字数据将货币，温度，距离或其他单位输入每个单元格。
如果您这样做，Excel或Google Spreadsheets很可能会将所有数据视为文本。
相反，将单位放在列顶部的标题中，这样一来，将确保这些标题至少是文本，并且不会产生上面讨论的问题。
左边的文字，右边的数字
判断您是否有文本或数字数据的快速方法是检查单元格中数据的对齐方式。默认情况下，文本数据在Excel中与左侧对齐，Google Spreadsheets和数字数据在单元格中右侧对齐。
尽管可以轻松更改此默认对齐方式，但在输入所有数据和公式之后，通常不会应用格式设置，因此默认对齐方式可能会在工作表中提供有关某些问题的早期线索。
百分比和货币符号
将所有数据输入工作表的最佳做法是仅输入普通数字，然后格式化单元格以正确显示数字 - 这包括百分比和货币金额。
但是，Excel和Google Spreadsheets接受输入单元格中的百分比符号以及数字，并且还识别常见货币符号，例如美元符号（$）或英镑符号（£）如果它们被输入到单元格和数字数据，但其他货币符号，如南非兰特（R），可能会被解释为文本。
为避免潜在问题，请遵循上述最佳做法并输入金额，然后将单元格格式化为货币，而不是键入货币符号。
在公式中使用单元格引用和命名范围
单元格引用和命名范围都可以并且应该在公式中使用，以便更快更容易地保留公式和扩展名，整个工作表，没有错误和最新。
- 单元格引用是单元格的列字母和行号（如A1，B23和W987）的组合，用于标识工作表中数据的位置。
- 命名范围或 定义名称 类似于单元格引用，因为它用于标识工作表中的单元格或单元格范围。
引用公式中的数据
Excel中使用公式来执行计算 - 例如加法或减法。
如果实际数字包含在公式中，例如：
= 5 + 3
每次数据更改说7和6时，需要编辑公式并更改数字，以便公式变为：
= 7 + 6
相反，如果将数据输入到工作表中的单元格中，则可以在公式中使用单元格引用或范围名称而不是数字。
如果将数字5输入单元格A1，将3输入单元格A2，则公式变为：
= A1 + A2
要更新数据，请更改单元格A1和A2的内容，但公式保持不变，Excel会自动更新公式结果。
如果工作表包含更复杂的公式并且多个公式引用相同的数据，则节省的时间和精力会增加，因为数据只需要在一个位置更改，并且所有引用它的公式都将更新。
使用单元格引用或命名范围也可以使您的工作表更安全，因为它允许您保护公式免受意外更改，同时保留可更改的数据单元格。
指着数据
Excel和Google Spreadsheets的另一个功能是，它们允许您使用指向输入单元格引用或范围名称，这些指针包括单击单元格以在公式中输入引用。
指向可以减少因输入错误的单元格引用或拼写范围名称而导致错误的可能性。
使用命名范围选择数据
为相关数据区域指定名称可以使执行排序或过滤操作时更容易选择数据。
如果数据区域的大小发生更改，则可以使用名称管理器轻松编辑名称范围。
不要让包含公式的单元格不受保护
花了这么多时间让他们的公式正确并使用正确的细胞参考后，许多人犯了错误，让这些公式容易受到意外或无意的变化。
通过将数据放在工作表中的单元格中，然后在公式中引用该数据，允许锁定包含公式的单元格，并在必要时使用密码保护以保证它们的安全。
同时，包含数据的单元格可以保持解锁状态，以便可以轻松输入更改以使电子表格保持最新。
保护工作表或工作簿的过程分为两步：
- 确保锁定了正确的单元格。
- 应用保护表选项，如果需要，请添加密码。
对数据进行排序
完成输入后，请对数据进行排序。
在Excel或Google Spreadsheets中处理少量未分类的数据通常不是问题，但随着大量数据的增加，使用它的难度也会增加。
排序数据更易于理解和分析，一些函数和工具（如VLOOKUP和SUBTOTAL）需要排序数据才能返回正确的结果。
此外，以不同方式对数据进行排序可以更容易地发现最初不明显的趋势。
选择要排序的数据
在对数据进行排序之前，Excel需要知道要排序的确切范围，通常，只要输入相关数据，Excel就非常擅长选择相关数据的区域：
- 在相关数据区域内没有留下空行或列;
- 并且在相关数据的区域之间留下空行和列。
Excel甚至可以相当准确地确定数据区域是否具有字段名称，并从要排序的记录中排除此行。
但是，允许Excel选择要排序的范围可能会有风险，特别是对于难以检查的大量数据。
使用名称选择数据
要确保选择正确的数据，请在开始排序之前突出显示范围。
如果要重复排序相同的范围，最好的方法是给它起一个名字。
如果为要排序的范围定义了名称，请在名称框中键入名称，或从关联的下拉列表中选择该名称，Excel将自动突出显示工作表中的正确数据范围。
隐藏的行和列以及排序
在排序期间不会移动隐藏的行和列数据，因此在排序之前需要取消隐藏它们。
例如，如果第7行被隐藏，并且它是一系列已排序的数据的一部分，它将保留为第7行，而不是作为排序结果移动到其正确的位置。
数据列也是如此。按行排序涉及重新排序数据列，但如果在排序之前隐藏了列B，它将保留为列B，而不会与排序范围中的其他列重新排序。
所有数字都应该作为数字存储
检查所有数字是否都存储为数字。如果结果与预期不符，则列可能包含存储为文本而不是数字的数字。例如，从某些会计系统导入的负数或使用前导输入的数字 ' （撇号）存储为文本。
当您使用快速排序数据时 A-Z 要么 Z-à 按钮，事情可能会非常错误。如果数据中有空行或空白列，则可能会对部分数据进行排序，而忽略其他数据。想象一下，如果姓名和电话号码不再匹配，或者订单是错误的客户，您将会遇到麻烦！
确保在排序之前选择正确的数据范围的最简单方法是为其命名。
第二个假设正好影响Excel的排序。如果选择了单个单元格，Excel会扩展选择以选择范围（非常类似于按下） CTRL + SHIFT + 8）由一个或多个空白列和行限定。然后，它检查所选范围中的第一行，以确定它是否包含标题信息。
这是使用工具栏工具进行排序可能变得棘手的地方。您的标题（假设您有标题）必须满足一些相当严格的准则才能让Excel将其识别为标题。例如，如果标题行中有任何空白单元格，Excel可能会认为它不是标题。同样，如果标题行的格式与数据范围中的其他行相同，则可能无法识别它。同样，如果您的数据表完全由文本组成，并且标题行只包含文本，则Excel几乎总是无法识别标题行。 （该行看起来就像Excel的另一个数据行。）
只有在选择范围并确定是否存在标题行之后，Excel才会执行实际排序。您对结果的满意程度取决于Excel是否同时获得范围选择和标题行确定。例如，如果Excel认为您没有标题行，那么您的标题将被排序到数据正文中;这通常是件坏事。
要确保正确识别您的数据范围，请使用 CTRL + SHIFT + 8 查看Excel选择的快捷方式;这是将要分类的。如果它与您的期望不符，那么您需要修改表中数据的字符，或者在使用之前需要选择数据范围 分类 对话框。
要确保正确识别您的标题，请使用 CTRL + SHIFT + 8 选择数据范围的快捷方式，然后查看第一行。如果您的标题在第一行中选择的标题中有空白单元格，或者第一行的格式与第二行格式相同，或者您选择了多个标题行，则Excel假定您根本没有标题行。要更正此问题，请在标题行中进行更改，以确保Excel能够正确识别它。
最后，如果您的数据表使用多行标题，则可以关闭所有投注。 Excel很难识别它们。当您希望在该标题中包含空行时，可以解决问题;它不能自动完成。但是，您可以在执行排序之前简单地选择要排序的所有行。换句话说，具体在您希望Excel排序的内容中;不要让Excel为您做出假设。
日期和时间存储为文本
如果按日期排序的结果没有按预期结果，则包含排序键的列中的数据可能包含存储为文本数据而不是数字的日期或时间（日期和时间只是格式化的数字数据）。
在上图中，A. Peterson的记录最终位于列表的底部，根据2014年11月5日的借阅日期，该记录应该高于A. Wilson的记录，其中也有A.借款日期为11月5日。
意外结果的原因是A. Peterson的借用日期已存储为文本，而不是数字
混合数据和快速排序
当使用包含文本和数字数据的记录的快速排序方法混合在一起时，Excel分别对数字和文本数据进行排序 - 将带有文本数据的记录放在排序列表的底部。
Excel也可能在排序结果中包含列标题 - 将它们解释为另一行文本数据而不是数据表的字段名称。
排序警告 - 排序对话框
如上图所示，如果使用“排序”对话框，即使对于一列上的排序，Excel也会显示一条消息，警告您已遇到以文本形式存储的数据，并允许您选择：
- 将任何看起来像数字的数字排序为数字。
- 将分别存储为文本的数字和数字排序。
如果选择第一个选项，Excel将尝试将文本数据放在排序结果的正确位置。
选择第二个选项，Excel将包含文本数据的记录放在排序结果的底部，就像快速排序一样。
