我喜欢写作，我喜欢随之而来的所有“规则”。 虽然我在发布我的推文和Facebook帖子然后与世界分享它们对大多数人来说有点多，但我确实认为我们应该遵循一些写作规则 - 特别是在工作中。
但是我们中的许多人（包括我自己）每天都会打破它们，通常都没有意识到这一点 虽然完美的散文在每个办公室或行业中都不是最重要的，但很可能有人 - 同事，客户或老板 - 注意到你的写作，更糟糕的是，根据它来判断你的专业性。 。
因此，在您起草另一封电子邮件之前，请记下最常见的工作场所写作错误，并按照本指南来避免这些错误。
1.随便写作
示例： 感谢您的反馈，乔！ 明天会不会。
我很幸运能够在一个非常随意的环境中工作 - 我们可以（也可以）穿上人字拖工作，然后通过大量电子邮件发送彼此脸上的Photoshop快照。
但是，这种随意性并不是每个办公室的常态，这意味着在专业写作中最好是比正式而不是轻浮。 虽然这显然意味着绕过缩写和俚语，但它也意味着用完整的句子写作，使用正确的拼写，并避免使用昵称。 可能有一段时间，当你足够舒服，可以随意地与收件人说话时，但在商业中，安全（和专业）的发挥总是比抱歉更好。
2.使用被动语态而不是主动语态
示例： 团队收到了附件。
让我们首先解决这个问题：被动语态 - 即，当一个动作的接收者是句子的主语（在这种情况下，文档）时 - 在语法上不正确。 但被动地措辞的句子往往看起来很尴尬或不必要。 积极的声音 - 当采取行动的人是句子的主题 - 通常更直接和明确。 它听起来也更具权威性，可以更好地展示您所做的事情的所有权或责任。 （“我节省了5000美元的客户”显示了你的成就远远超过“已经节省了5000美元。”）
3.过度使用感叹号
示例： 嗨鲍勃！ 希望你有一个愉快的周末！ 我想跟进第一季度的报告，希望你能给我发送最新的草稿 - 不要急！ :-)
我绝对明白为什么人们会在专业写作中感到高兴。 如果没有非常明显的气质表现，很容易误解电子邮件背后的语调或情感，人们常常用惊叹号胡椒写作，以表明他们是友好的。 但事实是，它根本不是专业 - 更糟糕的是，它可以作为少年而出现。 （同样适用于表情符号 - 笑脸永远不会以智能的方式传达你的观点。）
请记住，感叹号是为了强调，并且在过度使用时往往会失去意义。 谨慎使用它们，当有疑问时，根本不使用它们。
4.写出模糊的主题线
示例： 主题：星期二; 正文：我需要在下周二发布Q1报告。
您的电子邮件主题应该是身体内容的快速摘要。 这是一个非常简单的概念，令人惊讶的是，仍然没有被大多数工作世界所掌握。 但是，当我们大多数人每天收到超过200封电子邮件时，往往需要扫描一个包装好的收件箱以查找我们正在寻找的主题，这可能是一个特别令人愤怒的商业写作错误，让您的主题行模糊。
通过所有专业沟通，您的目标是尽可能快地提供清晰度，并在电子邮件中以您的主题行开头。 在上面的例子中，“Q1报告：下周二到期”将比简单的“周二”更清晰。
5.让行话快乐
示例： 您可以提取FS编号并检查它们是否与我们的STH计数相符吗？
虽然您可能认为使用行业或公司的流行语使您听起来很专业，但如果没有人能够理解您所说的内容，那么它就会失败。 请记住，即使您认为您的直接收件人会知道您所说的内容，您的邮件也可能会传递给您组织内外的其他人。
最好的电子邮件或通知是一个让您的观点（或您的请求或您的回复）显而易见的电子邮件或通知，并且术语不必要地模糊了这一目的。
是的，我们都不时违反这些规则（嘿，我在当天通过办公室电子邮件发送了许多笑脸）。 在一个临时办公室的快速电子邮件中，偶尔会有一位亲密的同事？ 精细。 但是，一般来说，最好的办法是保证安全，保持专业，并审查您的工作，以避免这些常见的错误。
想继续改进你的写作？ 以下是如何在10分钟内成为更好的作家。
