让我们变得真实。 Gmail允许您将收件箱分成五个子文件夹这一事实只能意味着一件事：我们收到的大多数电子邮件都是垃圾邮件。 当你向同事，老板或招聘经理发送一张便条时，它可能会落在一些重要的东西和伟哥垃圾邮件或BuzzFeed GIF之间。
那么，你如何确保你的信息得到注意，更重要的是阅读？ 把自己放在收件人的位置，并确保你写的任何电子邮件都回答了这五个问题。
1.我为什么要打开这个？
您的主题行是您的电子邮件的来电显示 - 它将确定是否得到答复或忽略。 使其具体和直接，以便您的收件人确切地知道对邮件的期望。 如果您需要您的同事在星期二之前向您提供反馈，请不要在最后一行中留言。 标题为您的电子邮件“周二回复：今天会议的备注”而不是“嘿”（这是相当于听到“我们需要谈话”的电子邮件）。
如果您正在申请工作，请使用关键词，如职位名称或您的经验来突出。 撰写“拥有4年经验的社区经理”是一种简短而又甜蜜的方式，可以提前提供您的凭据。
你是谁？
如果您是第一次给某人写信 - 例如，招聘经理或您听过的人在某次活动中发言但没有见面 - 您希望尽快建立融洽关系。 例如，在我向公司写了一封关于公开自由职位的冷电子邮件之前，我了解到创始人和我都参加了同一所大学。 我把“Yale alum”放在我的主题和我的电子邮件的第一句话中; 我得到了回复，并在48小时内安排了面试。
使用你能找到的任何共同点 - 学校，共同的朋友或兴趣，专业协会 - 让接收者知道你值得联系。 或者，如果您在一家大公司工作并且您正在联系您之前遇到过的高管，那么快速提醒您上次联系的时间和地点将有助于慢慢记忆。
3.你需要什么？
这就是你在第一时间写作的原因！ 现在是时候做出重大解释吧？ 还没。 旨在用一两句话清楚和引人注目。 在工作中，将您的电子邮件视为一个简短的初始联系人，如果需要更多说明，可以通过电话或亲自设置实时对话。
当收件人没有预料到您的消息时，对于冷电子邮件尤其如此。 如果您正在写信请求召开咖啡会议，请具体但留出空间。 例如，写道：“我很想分享我在内容营销方面所学到的知识，并了解我如何为您当前的项目做出贡献。”请记住：忙碌的人不想让他们的大脑被“挑选”，他们想要通过交换想法变得更聪明。
4.对我来说有什么用？
将您的电子邮件视为一项交易：您希望收件人获得的收益应该使她受益，因为它对您有益。 在工作中，我们都在寻求我们的同事，经理和客户的认可。 您所要求的内容如何帮助您的收件人完成此任务？ 明确地说“我可以成为您团队的资产”，“这可能有助于更清楚地表达您的想法”，甚至“客户反馈表明他们正在寻找这样的解决方案”。
你会欣赏它吗？
每天都有很多非人格化的电子邮件到达我们的收件箱，让你的人物脱颖而出。 无论您是在向同事发表演讲还是与冷酷的联系人发表演讲，您都要求该人有时间仔细阅读您的电子邮件。 通过“谢谢”或“真诚”的方式表示您感谢您的努力（严肃地说，“最好”太令人困惑）。 一点点的礼仪将会有很长的路要走，以获得你想要的回应。
将这些问题保存在便利贴上，并在发送之前检查您的消息。 你不仅掌握了电子邮件工艺，在任何专业环境中你都会成为一个非常好的沟通者。
