前几天，我通过电子邮件向一位同事发了几个问题并收到了回复，“我更像是一个电话人 - 你可以打电话给我吗？”
我不得不说，我有点震惊。
通常情况下，遇到喜欢拿起电话开展业务的人。 考虑到这一选择，我猜想典型工作场所的大多数员工会在任何一天通过电话选择电子邮件。 它是有道理的：电子邮件快速，高效，并没有尴尬的沉默或分散背景噪音的机会。
但是，尽管对电子邮件抱有极大的偏好，但有一些情况在您拿起电话时效果会更好。
这很紧急
大约60％的人等待两整天回复与工作相关的电子邮件。 因此，如果您发送的电子邮件需要尽快回复 - 即使主题行包含“紧急！” - 您很可能会在接下来的48小时内一遍又一遍地刷新您的收件箱，回答。
另一方面，打电话询问关键事项可以帮助您传达紧迫感，确保对方确切地知道他或她需要做什么，并回答任何问题，而无需诉诸于永无止境的电子邮件链。 当您挂断电话时，您可以确信每个人都在同一页面上，并了解解决问题需要采取的措施。
你没有得到回应
也许你通过电子邮件发送了一个不太紧急的请求，但在某些时候，你 确实 需要一个回复 - 在几天的沉默之后，你会变得烦躁不安。
只有这么多次你可以推荐这个请求以及另一封电子邮件说：“嘿，只是想跟进这个 - 你有没有机会看看它？”
如果您在原始电子邮件和一封后续消息后没有收到回复，则默认为电话。 你有更好的机会立即得到回应 - 或者至少把它放在你同事的雷达上作为一个需要他或她注意的问题。
这不仅仅是一句话
在某些时候，你可能已经收到一封电子邮件的小说，它花了你20分钟的时间阅读 - 并且最后还是通过签收给你留下了问题。 不要让他人受到酷刑。
如果您需要传达的内容需要多于几段 - 比如说，您正在向另一个团队中的某人解释作业的细微差别或澄清部门流程 - 拿起电话通常会更有效率。 这将允许对方提出问题，并且从她的声音中，当你挂断时，你可以确定她完全理解。
你想要坦率的反馈
也许你对一篇文章或销售宣传有一个绝妙的想法，并且你想在开始之前看到你的同事的想法。
通过电子邮件，您可能会得到一个回答，“好的。 听起来不错。“虽然这个回复是积极的，但它不会引起任何担忧或引发任何其他建议。 简而言之，它不是非常有用的反馈。
然而，一个电话，其本质上不仅仅是一个快速，不置可否的回应 - 将让你听到你的同事的语气，深入了解你的想法的细微差别，解决你的同事的任何问题，以及总的来说，得到更周到，坦诚的反馈。
你想建立一种关系
电子邮件非常适合快速，高效的沟通。 但有时，当您与新的远程同事或公司客户联系时，您需要更个性化的触摸。
当然，你可以写一个非常好的介绍性电子邮件。 但是，通过电话可以帮助您传达电子邮件无法提供的温暖和真实 - 这无法帮助您与另一方的人建立实际关系，而不是成为他或她的地址簿中的另一个电子邮件联系人。
6.你不想要一个对话记录
无论好坏，电子邮件永远保存在那里的某个地方，随时可以被引用或转发。
因此，如果您需要讨论不属于书面形式的机密或敏感信息 - 就像公司合并或同事被竞争公司招募的谣言一样 - 电话是最好的。
这也适用于您宁愿保密的随意对话，例如当您需要同事的帮助以满足最后一刻的请求并想要解释情况的情况时 - 例如，“我讨厌问你为了在下午4:45获得帮助，但是我的经理对史密斯的提议弃权，我们今晚必须把它拉到一起。“
这可能是真的，当然有助于解释请求的上下文，但它并不是应该通过转发的电子邮件链回到您的经理的东西。 在电话中，你可以坦诚而不会让你的话语出错到错地方（好吧，只要你关上办公室的门）。
Kwittken的首席执行官兼执行合伙人Aaron Kwittken可能会总结一下：“你必须三思而后行，你认为可能敏感的任何事情，你认为需要你的关系技巧……绝对应该拿起电话。”
