无论您是为一家小型创业公司，一家大公司还是其他公司工作，良好的沟通和定期的信息共享对成功至关重要。 就像商业本身一样古老，会议是一种有价值的方式，可以确保每个人都在努力争取同一个北极星。
然而，我们大多数人都讨厌它们。 正如你可能非常清楚的那样，会议往往会适得其反，而且会花费更多的时间而不是它们的价值。 没有比离开房间想知道你只花一个小时做什么更糟糕的事情，特别是在充满挤满的一天。
但他们必须这样吗？ 不。 为了充分利用您安排或参加的任何会议，您只需要有意识地避免最麻烦的时间。 需要一些帮助？ 我们整理了一系列技巧，您可以将这些技巧用于更短，更高效的会议，这些会议更有可能成为每个人的时间。
1.消除技术问题
花在技术故障上的秒数很快就会变成几分钟，或者更糟糕的是，占用会议的一半。 在与不在场的人进行交流时，这种情况尤为常见。 因为有人想要的最后一件事就是坐在你试着让你的笔记本电脑连接到投影仪或听取10分钟的“你能听到我吗？”来自远程加入的人时，让自己配备合适的工具来制作一切顺利。
除了现场每个人的屏幕共享和投影技术外，还有可靠的软件可以将您与远程队友连接起来。 Skype会议的免费版本是一个很好的解决方案，因为任何人都可以从任何设备快速加入定制（且易于记忆）的URL，而无需花时间注册帐户或挖掘拨号号码。
2.计划更短的会议
传统的长达一小时的会议可以拖延，看起来像是永远的，没有什么压力来包装和继续前进。 因此，规划一个较短的会议可以创造效率的奇迹 - 没有时间浪费！
在设立会议时，要挑战自己，要诚实地说明需要多长时间 - 并且可能安排的时间少于您认为需要的时间。 请记住，会议长度并不总是必须以30分钟为增量，并且只需要五分钟或10分钟，您不需要关闭每个会议长度可以加快速度。
专业提示：考虑在您的计算机上设置一个计时器，每个人都可以在会议期间看到 - 观看时间刻度将帮助您保持正常运行。
3.制定具体议程并坚持下去
制定议程似乎是一种过时的做法，但它实际上是保持会议快速前进的最有用方法之一。 想一想：如果你只是发送一个邀请来讨论“产品供应”而没有其他背景，那么每个人都可以参加会议，对所涉及的内容有不同的想法，并且你会浪费时间进入同一页面。
相反，提前一两天发送议程，并尽可能具体。 对于您需要讨论的每个主题，请尝试以下简单格式：
- 具体话题
- 在会议之前需要做些什么准备
- 会议期间将给出哪些更新
- 会议期间需要回答哪些问题
为每个主题设定一定的时间量尤其重要 - 这将使您对会议中真正适合的内容保持诚实，并让您在下一个议程项目时自由地推动人员向前发展。
4.显示，不要告诉
一张图片说1000字 - 这也适用于会议！ 图像，图形和图表通常可以帮助您清晰地沟通，而不是对每个点说话 - 更不用说节省每个人的时间。
因此，当您准备时，请考虑可以使您的想法更容易沟通的视觉效果。 为什么要花时间解释产品更新？ 当图表可以在几秒钟内完成时，为什么要尝试用语言来分享一个复杂的想法？
如果你和所有同事在一个房间里，不要害怕跳起来使用白板或翻转电脑来展示你正在做的事情。 如果你正在与偏远的人会面，这可能会比较棘手，但像免费Skype会议这样的产品通常会提供大量的协作工具，可以轻松地在屏幕上分享视觉想法和发现。 例如，免费的Skype会议的简易PowerPoint上传器（使用虚拟激光指示器等交互式工具）或屏幕共享功能可以让您通过事先准备好的视觉效果让人们通过虚拟白板工具让您的同事实时勾勒出想法。
5.知道如何让每个人都在称重
是的，会议应该是关于协作的，但是当每个人都试图说出他们的作品时，对话很快就会变得比每个人都想要的更长。 因此，尝试寻找创造性的方法让每个人都在权衡，而不必占用会议时间。
例如，民意调查或快速展示手段是避免获得太多意见或讨论的有用方法，这些意见或讨论很快变成每个人在试图获得快速共识时相互交谈 - 令人沮丧的浪费时间。 如果您正在举行虚拟会议，您可以使用集成的IM功能，例如Skype Meetings的免费产品提供，让人们提交问题以便在最后得到解答，或者允许人们发出非紧急想法以进行跟进在会议结束后。
6.切出你实际上不需要去的会议
虽然看起来你需要参加你被邀请参加的每次会议，但是你可以选择退出一个你知道不会很好利用你的时间的会议。 如果您没有表达或者与您正在处理的事情没有密切关联，那么最好赶上关键点。
请记住，一名优秀的员工和强大的队友知道如何确定优先级并提高工作效率。 您的决定和输出会影响每个人，因此请提醒自己，如何利用您的时间也会对您的团队产生影响。
不确定如何慷慨地选择退出？ 直接与组织者交谈让他或她知道，当你欣赏被环绕时，无论你正在做什么，你都会陷入困境，并希望以后能够赶上。 如果组织者是你的老板，请务必提供一份关于你的进展的说明以及你推进的具体计划，例如“我对今天的讨论感到兴奋，但我仍在为蓝色项目提供数据。 你介意我是否低下头，后来赶上了笔记？“
会议可以真正成为您一天中度过的最佳时间，只要他们经过精心策划并熟练地运行。 这些技巧应该有助于你到达那里！
