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如何使用扫描仪进行组织

My Scans是iPhone和iPad最好的文档扫描仪和文档组织工具! (March 2024)

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Anonim

在组织家庭办公室(或者就此而言,您的家庭)时,将纸质文档数字化可以提供巨大的帮助有很多充分的理由。首先,你可以摆脱许多额外的纸张,这些纸张塞进抽屉和文件,或占用宝贵的桌面空间。

使用通常随打印机附带的光学字符识别(OCR)软件,可以将数字文件(甚至PDF)转换为可搜索的文件(惠普有一个非常酷的视频,解释了OCR的工作原理以及它如何帮助简化任务。简化你的生活)。

这意味着,您的信息不仅不会占用任何空间,而且还可以比在纸上更容易找到。您可以随意保存您的数字文件 - 在CD或DVD上,在闪存驱动器上,在线存储设施中,或上述所有内容中。因此,您可以确定当您需要某些东西时,您可以亲身体验它。

当您开始数字化家庭文件时,这是创建一组有组织的文件的最佳时机,这些文件将使您的生活更加简单。考虑一下您需要的文书工作类别,并为每个文书工作设置一个文件夹。信用卡收据在一个文件夹中;另一个汽车保险文书工作;电话费,杂货收据,上门维修费等等,都可以分别给予单独的文件夹。在每个文件夹中,为每年(或每月)创建子文件夹。从一个有组织的系统开始,然后简单地将新的文书工作添加到正确的文件中,而不是每次扫描新的收据时继续尝试重新安排系统。

确保您的扫描仪或打印机附带OCR软件(ABBYY FineReader软件似乎包含在我测试的许多打印机和扫描仪的包装中)。如果你没有找到,不要惊慌。只要你使用的是Windows,你很可能已经在计算机上安装了一些像样的OCR软件。您已经拥有的酷OCR软件将指导您完成定位和使用该软件以及扫描仪的过程,以创建可编辑的文档。

当然,这提出了另一个重要的观点:如果你打算做这项工作,你需要至少有一个文件扫描仪。它不需要昂贵或花哨。如果你没有,现在是寻找一个的好时机;从这些照片扫描仪和文档扫描仪的评论开始,以获得最佳购买。如果您不需要单独的扫描仪,便宜的一体式打印机将完美地完成这项工作。

所以这是困难的部分。建立系统并不是太棘手;即使扫描你的文书工作也不会太难。每次收到新的收据或文书工作时,确保自动执行此操作很困难。否则,报纸将再次堆积起来,你会感觉好像在浪费你的时间。所以坚持下去!