使用微软的邮件合并 功能，您可以发送相同的文档，稍微更改大量的收件人。术语合并来自于一个文档（例如，一个字母）与数据源文档（例如电子表格）合并的事实。
可以使用大多数Microsoft Excel版本（包括2007,2010,2013,2016和Office 365）编译本教程的数据。
Microsoft Word的邮件合并功能与Word 2010,2013,2016和Office 365兼容。
话 邮件合并 功能可与Excel中的数据无缝协作。虽然Word还允许您创建数据源，但使用此数据的选项仍然有限。如果您已将数据放在电子表格中，则将所有信息重新键入Word的数据源是没有意义的。
准备邮件合并数据
从理论上讲，您可以在Word邮件合并功能中使用任何Excel工作表，而无需任何特殊准备。但是，您应该花些时间准备工作表以优化邮件合并过程。
组织电子表格数据
您的Excel数据应整齐地组织成 行 和 列。将每一行视为单个记录，将每列视为要插入文档的字段。如果您需要复习，请查看Excel数据输入教程。
创建标题行
为要用于邮件合并的工作表创建标题行。一个标题行 是一行包含标识其下方单元格中的数据的标签。 Excel有时可能很难区分数据和标签，因此通过使用标题行唯一的粗体文本，单元格边框和单元格着色来明确这些 - 这可以确保Excel将其与其余数据区分开来。
稍后，当您将数据与主文档合并时，标签将显示为合并字段的名称，因此不会混淆您要将哪些数据插入到文档中。
在Excel电子表格中标记列是一个很好的做法，因为它有助于防止将来出现用户错误。
将所有数据放在单张纸上
您打算用于邮件合并的数据必须在一张纸上;如果它分布在多个工作表中，则需要组合工作表或执行多个邮件合并。此外，请确保明确命名纸张，因为您必须选择要使用的纸张而不查看它。
在邮件合并中关联数据源
要将准备好的Excel电子表格与Word文档相关联：
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点击 邮件 标签 的 带.
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选择 启动邮件合并 按钮访问 落下.
由于我们将把这些数据写入这个例子的字母，我们将选择 信件 选项来自 落下.
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选择 选择收件人 按钮访问 落下.
我们要从保存的Excel工作表中导入数据，因此请选择 使用现有列表…… 选项。
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从对话框中， 找到并选择您的Excel文件.
点击 好 继续。
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来自 选择表格 对话框， 选择工作表 与您的表，然后单击 好 按钮。
如果您的Excel有列标题，请确保 第一行数据包含列标题 选项已选中。
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点击好.
现在数据源已与主文档关联，您可以开始输入文本或编辑Word文档。但是，您无法在Excel中更改数据源。如果需要更改数据，则必须先关闭Word中的文档，然后才能在Excel中打开数据源。
将合并字段插入到文档中
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点击插入合并字段 “邮件合并”工具栏上的按钮可以打开插入合并字段 落下。
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从列表中突出显示要插入的字段的名称，然后单击插入.
查看邮件合并文档
将合并字段插入文档时，Word不会继承数据源中数据的格式。如果要应用斜体，粗体或下划线等格式，则必须在Word中执行此操作。
如果您正在使用字段查看文档，则选择要应用格式的字段两侧的双箭头。如果要查看文档中的合并数据，请突出显示要更改的文本。
所有合并文档中都会进行任何格式更改，而不仅仅是单个文档。
预览合并文档
要预览合并的文档，请单击查看合并数据 “邮件合并”工具栏上的按钮。此按钮的工作方式类似于切换开关，因此，如果您想返回仅查看字段而不是查看它们包含的数据，请再次单击它。
使用以下方式浏览合并的文档 导航按钮 在…上 邮件合并 带。他们是从左到右：第一记录, 之前的纪录, 去记录, 下一个记录，和 最后记录.
合并文档之前，请预览所有文档，或尽可能多地预览文档以验证所有内容是否正确合并。特别注意合并数据周围的标点符号和间距。
当您准备合并文档时，您有两个选择。 无论您选择哪种方法，都会出现一个对话框，您可以在其中告诉Word合并所有记录，当前记录或一系列记录。单击您选择旁边的选项按钮，然后单击好. 如果要合并范围，请在单击之前输入要包含在合并中的记录的起始编号和最终编号好. 如果您选择打印文档，在对话框出现后，您将看到 打印 对话框。您可以像对待任何其他文档一样与其进行交互。 完成邮件合并文档
