当Adrean Turner开始担任成本会计师的新角色时，她的前任传递给她的任务之一是每月报告，需要将近两周时间才能完成编译。 尽管其他职责堆积在她的办公桌上，但她每个月都会在公司的前几个月花上几个小时。
然后她意识到了什么。 没有人 - 甚至她的老板 - 都没有给她任何关于报告的反馈。 事实证明他们没有看到它，更不用说挖掘她提供的数据了。 坦率地说，她有更好的事情要做，而不是花费那么多时间，并付出太多努力，没有人得到任何东西。
“我一直在寻找提高效率和效率的方法，”作为缪斯职业教练和FIT for Success的作者特纳说。 其中一种方法是在她的日程表中清除空间，以便产生更大的影响。
我们都可以通过检查我们的待办事项清单上的内容以及我们日常工作时间来获益。 本着春季大扫除或任何季节清洁的精神，这里有七个提示，以帮助您了解您的日程安排。
1.盘点并追踪你的时间
如果您不知道其中的内容，那么您无法真正清理您的日程安排，其中包括您的文字和官方日历上的所有内容以及所有非日程安排的内容。 “我总是说，如果你想更好地度过你的时间，你必须弄清楚你现在是如何度过的，”劳时节的作者劳拉·范德卡姆说道：“在做得更好的时候 感觉不那么忙” 。 “人们有很多故事告诉自己他们的时间，”她补充说，但这些故事并不总是准确的。
因此，她建议您使用应用，电子表格或一张纸来跟踪一周甚至几天的工作时间。 一旦你客观地看看现在的时间，你就可以开始分类并决定需要去做什么。
Vanderkam说你可以引导Marie Kondo-周三的瑜伽课是否会引发喜悦？ 那是什么表明你在狂欢？但只是到了一点。 “认为一切都会激发喜悦，这是一件荒谬的事情。 你可能会喜欢你的工作，但你的通勤不会激发你的快乐。 你爱孩子，但换尿布不会激发快乐，“她说。 这个想法是问：“造成最痛苦的是什么？ 我能真正做些什么呢？“
特纳与那些想要改变职业或追求这种或那样的客户进行类似的练习，但他们觉得自己很忙，没有时间投入到他们的目标中。 她让他们在半小时内保持时间记录两周。 他们经常意识到，他们花时间浏览社交媒体或在Slack上聊聊他们最喜欢的电视节目的时间增加了几个小时，他们可以花更多的时间去做更高效的事情，甚至只是他们真正喜欢的事情。
2.清除定期会议和任务
一旦你知道你的日历上有什么，你可以而且应该问 为什么 ，Heather Yurovsky说，他是Muse职业教练和Shatter＆Shine的创始人。 “这里的每件事的目的是什么？ 我们是在实现这一目标还是需要改变一些事情？“她解释道。 “关键是不要害怕质疑你日历上的内容。”
从定期会议开始，这可以很容易地建立和接管你的日历，因为范德卡姆指出，“每个人都没有必要证明自己的正当性。”
如果你是定期会议的煽动者，Yurovsky鼓励你每月停顿一次并问：“这还有意义吗？ 我们正在完成我们要完成的任务吗？ 人们是否参与并做出贡献？ （不需要发生会议的标志是没有其他人在说话。）“如果这些问题的答案是否定的，请考虑取消会议，缩短会议时间或减少频率，或通过电子邮件传达相关信息。
即使你不是负责人，你仍然可以采取行动，正如特纳对月度报告所做的那样。 如果你通过建议解决方案而不仅仅提出问题或提出问题来做到这一点，特纳说，它“让你看起来像是在投资于你正在做的事情。”如果这是别人的会议，请求议程，如果有什么你应该阅读或准备讨论。 您可能只是提醒组织者质疑那些一直存在的会议。
3.按重要性和紧迫性排序
如果你已经跟踪了你的时间，但是无法绕过应该留下的东西和应该去做什么，特纳建议使用Stephen Covey的经典商业书籍中的时间管理矩阵“ 高效人士的7个习惯：个人变化中的强大教训” 。 这个想法是按重要性和紧迫性对活动进行分类，并将它们放在四个象限中的一个：
- 象限I：重要，紧急包括危机，重要截止日期的最后一刻会议等
- 象限II：重要，不紧急包括战略规划，长期目标设定等
- 象限III：不重要，紧急包括某些电子邮件，电话，会议和活动等内容
- 象限IV：不重要，不紧急包括通过社交媒体盲目滚动，狂热看电视你不关心的事情
“然后你实际上必须确定你需要做多少以及你需要做些什么，以确保你的生产力尽可能高，”她说。 例如，您可能会惊讶地发现，您的大部分日常活动都属于象限III和IV，因此您的目标可能是减少那些为象限I和II中的活动腾出空间。
4.最小化或外包
在某些情况下，您可以拒绝（很好）将某个事件添加到您的日历或任务列表中。 其他事情只需要完成。 但这并不意味着你不能让他们占用更少的时间，或者 你 必须成为他们的人。
是否有工作任务可以委派或外包？ 作为经理，将任务传递给您的某个直接下属更为直接。 但即使你不处于监管岗位，也要考虑一些小方法，你可以做同样的事情。 您是否花费数小时手动更新数据库或系统？ 是否可以与工程师合作寻找更自动化的流程？ 或者你可以换掉那些繁琐的办公室家务，这样每次都没有人会遇到困难吗？
如果您无法将某些任务传递给其他批发商，请尽量减少他们所需的时间和精力。 回到特纳的例子，她与她的老板合作改进了报告流程，以便她每月快速发送快照，并且每季度只发布一份更深入的报告。 它为她留出了时间，同时让她的老板和同事了解他们所需要的见解。 无论是什么感觉它正在侵蚀你的日程安排，看看是否有办法减少它。
5.创建块
您可以轻松地将目光移开，并通过各种会议和义务回来查找您的日历。 无论是您还是同事都放下了每个单独的物品，它只会让您只有一塌糊涂的时间，并且没有希望完成您盘子上的一些最大任务。 清理日程安排的一部分是找到防止它再次混乱的策略 - 就像你组织一个物理空间一样。
缪斯职业教练兼人才顾问切尔西威廉姆斯建议，当您无法接听电子邮件或电话或参加会议时，可以阻止日历上的大块时间。 您可以将其用于更高级别的战略规划或重点项目时间（想象限II活动）。 因为它已经在您的日历上保留并可见，所以它可以防止其他事物累积并影响您需要的时间。 “你创造了一个空间，”她说。 如果你让这些积木反复发作，她补充说，它们成为你每周节奏的自然组成部分。
“我非常喜欢时间限制，”尤罗夫斯基说道，他还建议用这种策略预测和解决其他需求。 例如，如果你发现自己离开办公室时会感到焦虑和焦虑，她建议在一天的最后30或45分钟内阻止他们。 您可以避免在会议结束后立即跑出大门，让自己有机会放松并顺利过渡。 “无论你何时阻止，你都会感到神清气爽。”
6.不要忘记停机时间
时间管理不仅仅是将尽可能多的工作压入您的日程表或完全清除它，这样您就什么也做不了。 这也是为你喜欢的非工作事物和让你充电的东西腾出空间。
“你想有意识地选择停机时间，”范德卡姆说。 “想想真正让我恢复活力的是什么？”可能是大自然，运动，朋友，艺术，烘焙，或者其他任何你喜欢的东西都会让你的隐喻电池充满活力。 对于Vanderkam来说，阅读就是其中之一。 “我已经做得更好，确保我有好书可读，”她说，因为“当我有一本好书时，我正在阅读这就是我所做的默认停机选择。”当她没有，她（像我们许多人一样）成为无心社交媒体卷轴的牺牲品。
这并不是说您必须将停机时间记入您的日历（或者，呃，点击并在那里输入） - 尽管如果这是您喜欢的，那就去吧！ 请记住它应该是方程式的有意义部分。 “我们倾向于填补空地，因为我们正在比较我们被要求做的事情或者想要什么都不做，”范德卡姆说。 “那不是正确的比较。 比较是你可以做的所有其他事情。“
7.假装你面前的未来
当你在三周之后谈论一个星期四的时候，很容易想到，“哦，当然，我确定我很自由，听起来很棒！”然后把它放到你的日历上，而不考虑周三三周你是否会有同样的感觉从现在起减去一天。
但是“当你将来考虑某事时，问问自己明天是否会这样做，”范德卡姆说。 “你知道你现在有多少能量，并且假设它明天会非常相似。 这样你就可以更加明智了。“简而言之，如果你今天或明天都不会兴奋，你可能不会因为三个月后这样做而感到兴奋，所以做出相应的决定。 因为“最终未来将是明天。”
话虽如此，Vanderkam警告不要养成在最后一分钟取消长期计划的习惯。 “如果你已经承诺做某事，如果它与你重视的人在一起，可能你应该把它视为一种学习经历，”她说。 “提醒自己，这不是一种好感觉，我将来如何避免这种情况？”
换句话说，清理您的日程安排并不总是要删除那些已经存在的东西 - 可能存在破坏专业或个人关系的风险。 这是关于掌握你的时间并保持前进的整洁。
将您的日程安排视为长期目标。 “我鼓励人们大胆，”范德卡姆说。 如果你有点勇敢和有意识的话，你将能够做更少的你不喜欢的事情以及更多你做的事情。
