如果您是店主或经理，您已经确切知道拥有正确数据库的重要性。从库存和运输到员工和客户，您知道即使是缓慢的一天也需要大量的数据维护。真正的问题是你需要什么样的数据库？希望您没有尝试在Microsoft Excel中维护此信息。如果有，您可能需要考虑从基本数据库（如Microsoft Access）开始，以便您可以轻松地将数据传输到数据库。
您运行的商店的种类和大小对哪种数据库最有意义有很大影响。如果您的商店定期在农贸市场设立，那么您的实际需求与实体店不同。如果您销售食品，则需要跟踪到期日作为库存的一部分。如果您的零售店在线，那么您将需要跟踪费用，运输和审查信息。但是，所有商店都有许多共同点，例如库存和现金流。为了帮助您确定满足您特定需求的最佳数据库，您需要考虑以下几点。
要在数据库中跟踪的信息
经营零售店需要跟踪许多不同方面。您不仅需要密切关注库存，还必须确保有足够的方式展示货物（如垃圾箱，衣架，支架和箱子），用品以显示货物的价格，账单，销售信息和客户信息。有很多要跟踪，数据库使您的商店管理更加容易。
在线商店可能难以管理，因为您需要跟踪更多内容，例如运费。数据库使得处理所有这些不同方面变得相当容易，而无需经常参考您的客户或销售历史。您甚至可以导出报告等信息，并将其上传到数据库中，这样您就不必处理手动输入的问题。
决定是否购买或建造
无论您是购买还是构建数据库都是一个大问题，它完全取决于您的业务规模以及您希望从哪里开始。如果您刚刚开始并且手头有时间（但现金数量非常有限），建立自己的数据库是一种很好的方式，可以根据您的独特需求进行定制。如果您刚刚开始在线商店，情况尤其如此。如果您在打开在线零售店之前启动数据库，您将更好地掌握库存和起点。这是一个很棒的数据，可以随时进入税收季节，它可以帮助您掌握库存和客户数据。
如果你有一个更大的业务，特别是像特许经营一样，购买数据库将更好地为你工作。它将帮助您完成所有您可能忘记的事情。可能的情况是，您没有时间创建和管理数据库，因此最好涵盖所有基础。您可以随时进行自己的修改。
寻找合适的数据库程序
如果您决定购买数据库程序，则需要花费大量时间研究不同的选项。有各种类型的零售商店，数据库市场可根据不同类型的独特需求量身定制。如果您正在使用农产品和食品，您显然需要能够帮助您追踪易腐物品的东西。如果您有珠宝店，您将需要能够跟踪有价值的零件的保险。对于拥有在线业务和实体设施的商店，您肯定需要涵盖许多不同角度的商品库存，费用，税收和管理方面。如果您出售特定商品，您需要尽早知道，以便您可以立即将其标记为商店的在线部分。
在开始之前，考虑一下您需要跟踪的所有内容，然后确保您认为的数据库至少具有这些项目。市场上有很多数据库，所以你应该能够以非常合理的价格获得所需的一切。
创建自己的数据库
如果您计划创建自己的数据库，则需要确定要使用的程序。 Microsoft Access往往是首选程序，因为它功能强大且相对便宜。您可以从其他Microsoft软件导入和导出数据（如果您一直在Excel中跟踪信息，这将非常有用）。您还可以将电子邮件，销售信函和其他文档（包括Word和Outlook）加载到数据库中并制作模板。 Access具有额外的优势，即拥有大量免费模板和文件，因此您无需从头开始。您可以选择一个免费模板，然后进行必要的修改，以便您的数据库包含您需要的所有内容。
维护的重要性
无论您如何获取数据库，都必须为数据库维护它以继续对您有用。如果您没有跟上库存，地址，计费更改或销售总额等事项，那么数据库最终只会成为另一个没有目的的工具。以与您的簿记相同的方式考虑您的数据。如果你没有跟上所有的交易和变化，它会让你陷入困境。您不必让IT人员在开始时对其进行管理，尽管它可能非常有用。但是，您的商店越大，您需要投入更多时间来维护和管理数据。
