公司对使用Microsoft Access犹豫不决的原因之一是缺乏对电子表格和数据库之间差异的理解。这使得许多人相信在电子表格中跟踪客户信息，采购订单和项目详细信息足以满足他们的需求。最终结果是难以维护配置控制，文件因损坏而丢失，员工意外覆盖相关信息。通过对数据库的强大功能和多种用途的一点了解，小型企业可以更轻松地查看电子表格何时适合作业以及何时需要创建数据库。
了解数据库是什么非常重要。大多数人之前访问过数据库，就像公共图书馆中那样，但仅使用它们并不能说明电子表格和数据库是如何不同的。花几分钟学习数据库将有助于使比较更清晰。
数据组织
电子表格和数据库之间最明显的区别可能就是数据的组织方式。如果数据相对平坦，那么电子表格就是完美的。确定平面表是否最佳的方法，询问是否可以在图表或表格上轻松绘制所有数据点？例如，如果公司想要跟踪一年中的月收入，那么电子表格就是完美的。电子表格旨在处理许多相同类型的数据，映射几个关键点的进度。
相比之下，数据库具有关系数据结构。如果用户要提取数据，则需要考虑许多要点。例如，如果一家公司希望跟踪其月度收入并在过去五年中将其与竞争对手进行比较，则这些数据点之间存在关联，但不是单一关注点。即使不是不可能，制作单个表来报告结果也很困难。数据库旨在使用户可以轻松生成报告和运行查询。
数据的复杂性
比较是否应在电子表格或数据库中维护数据的最简单方法是查看数据的复杂程度。这有助于阐明如果用户仍不确定，应如何组织数据。
电子表格数据很简单。它可以轻松添加到单个表格或图表中，并添加到演示文稿中，而不必排除信息。它很容易维护，因为它只遵循几个关键数值。如果只需要几行和几列，则数据最好存储在电子表格中。
数据库包含许多不同类型的数据，这些数据都与数据库中的其他数据有某种关系。例如，公司在其客户上保留了大量数据，从名称和地址到订单和销售。如果用户试图将数千行填入电子表格中，那么它应该被移动到数据库中的可能性很大。
重复数据
仅仅因为需要更新数据并不一定意味着需要数据库。会不断重复相同的数据？企业是否对以下事件或行动感兴趣？
如果数据点发生变化但数据类型相同并且跟踪单个事件，则该信息可能是平坦的。一个例子是一年中的销售数量。时间段会发生变化，数字会波动，不会有重复的数据。
如果数据的某些部分将保持不变，例如客户信息，而其他部分则发生变化，例如订单数量和付款的及时性，则可能会跟踪操作的可能性。这是应该使用数据库的时候。动作有许多不同的组件，尝试跟踪它们都需要一个数据库。
数据的主要目的
电子表格非常适合不需要跟踪许多不同方面的一次性事件。对于在归档之前需要一个或两个图表或表格进行演示的项目，电子表格是最好的方法。如果团队或公司需要能够计算结果并确定百分比，那么电子表格最有用。
数据库适用于可能一次又一次使用数据的较长项目。如果需要注释和注释，则应将数据移动到数据库中。电子表格不是为跟踪细节而设计的，只是几个关键的数字点。
用户数量
用户数量最终可能成为决定使用电子表格还是数据库的决定性因素。如果项目要求大量用户能够更新数据并进行更改，则不应在电子表格中完成此操作。使用电子表格维护正确的配置控制要困难得多。如果只有少数用户更新数据，通常在3到6之间，则电子表格应该足够（尽管确保在继续使用之前建立规则）。
如果项目或整个部门的所有参与者都需要进行更改，那么数据库是更好的选择。即使公司规模很小，现在只有一两个人在这个部门，也要考虑五年内有多少人可能会在该部门工作，并询问他们是否都需要做出改变。需要访问权限的用户越多，数据库就越有可能成为更好的选择。
您还必须考虑数据安全性。如果需要保护大量敏感信息，则数据库可提供更好的安全性。在进行此操作之前，请务必阅读有关在创建数据库之前应考虑的安全问题。
如果您准备好了，请阅读如何将电子表格转换为数据库以开始您的旅程。
