邮件合并是一种工具，可以简化一组相似但包含唯一和可变数据元素的文档的创建。这是通过将包含这些数据元素的数据库链接到文档来实现的，该文档包含将填充该唯一数据的合并字段。
通过自动化将标准化数据（如名称和地址）输入文档的过程，邮件合并可以节省您的时间和精力。例如，您可以将表单信函链接到Outlook中的一组联系人;这封信可能包含每个联系人地址的合并字段，以及相应联系人姓名的合并字段，作为信函称呼的一部分。
邮件合并的使用
对许多人来说，邮件合并让人想起垃圾邮件。虽然营销人员无可否认地使用邮件合并来快速轻松地生成大量邮件，但许多其他用途可能会让您感到惊讶并改变您创建某些文档的方式。
您可以使用邮件合并来创建任何类型的打印文档，以及电子分发的文档和传真。您可以使用邮件合并创建的文档种类几乎是无限的。这里有些例子：
- 产品目录
- 存货
- 发票
- 标签
- 信封
- 当然还有信件
巧妙使用时，邮件合并可以大大提高您的工作效率。它还可以提高您创建的文档的有效性。例如，通过自定义带有收件人姓名的字母或每个收件人特定的其他元素，您可以呈现一个精美的个人图像，为您想要的结果设置舞台。
邮件合并的剖析
邮件合并由两个主要部分组成：文档和数据源，也称为数据库.Microsoft Word通过允许您使用其他Office应用程序（如Excel和Outlook）作为数据源来简化您的工作。如果您拥有完整的Office套件，则使用其中一个应用程序作为数据源非常简单，方便且强烈推荐。例如，使用已输入Outlook联系人的联系人将使您无法将该信息重新输入到其他数据源中。使用现有的Excel电子表格，您可以比Word创建的数据源更灵活地处理数据。
但是，如果只有Word程序，则仍可以使用邮件合并功能。 Word可以创建完全可自定义的数据源，供您在邮件合并中使用。
设置邮件合并
邮件合并可能看起来复杂而复杂 - 依赖大型数据库的数据量很大的文档当然可以。但是，Word通过提供向导引导您完成将文档链接到数据库的过程，简化了常见用途的邮件合并设置。通常，您可以在不到10个相当简单的步骤中完成该过程，包括查找和纠正错误。这比手动准备文档要少，而且时间和麻烦也少得多。
