虽然数据丢失会影响使用计算机的每个人，但对于使用文字处理软件的人来说尤其有问题。丢失您花费了大量时间创建的重要文档令人沮丧 - 特别是如果您像大多数用户一样，他们直接在计算机上创建文档而没有手写副本的好处。在网上论坛和轰炸技术支持部门中，有关恢复丢失文件的问题和故事比比皆是。恢复丢失文件的唯一可靠方法是从备份中恢复它们。这就是为什么首先防止数据丢失的系统非常重要。以下是保持文字处理文档安全的五种方法。
切勿将文档存储在与操作系统相同的驱动器上
虽然大多数文字处理器会将您的文件保存在 我的文件 文件夹，这是他们最糟糕的地方。无论是病毒还是软件故障，大多数计算机问题都会影响操作系统，通常，唯一的解决方案是重新格式化驱动器并重新安装操作系统。在这种情况下，驱动器上的所有内容都将丢失。
在计算机中安装第二个硬盘驱动器是解决此问题的一种相对低成本的方法。如果操作系统损坏，第二个内部硬盘驱动器不会受到影响，如果您需要购买新的硬盘驱动器，它甚至可以安装在另一台计算机上;此外，你会惊讶于他们设置起来有多容易。如果您对安装第二个内置驱动器持怀疑态度，那么外置硬盘驱动器是一个很好的选择。只需将外部驱动器插入USB或Firewire端口，即可随时将外部驱动器连接到任何计算机。许多外部驱动器还具有一键式和/或预定备份的额外好处;您只需指定文件夹和计划，软件即可完成剩下的工作。
定期备份文件，无论存放在哪里都无关紧要
仅将文件存储在与操作系统不同的位置是不够的;你需要创造 定期 备份您的文件。让我们面对现实：即使你的备份也会出现故障：DVD被刮伤，硬盘坏了。通过对其进行第二次备份来增加检索文件的几率是有意义的。如果数据真的很重要，您甚至可能想要考虑将备份存储在防火保险库中。
小心电子邮件附件
即使您确定它们不包含病毒，电子邮件附件也可能导致您丢失数据。想一想：如果您收到的文档与驱动器上的文档名称相同，并且您的电子邮件软件设置为在同一位置保存附件，则可能会覆盖已存在的文件。当您在文档上进行协作并且同事通过电子邮件发送更新时，通常会发生这种情况。因此，请确保将您的电子邮件程序设置为在独特位置保存附件，或者禁止在您的硬盘驱动器上保存电子邮件附件之前三思而后行。
小心用户错误
我们不愿意承认，但我们经常设计自己的问题。利用文字处理器中包含的安全措施，例如版本控制功能和跟踪的更改。用户丢失数据的常见方式是他们编辑文档并意外删除部分内容。保存文档后，除非您启用了为您存储更改的功能，否则更改或删除的部分将丢失。
如果您不想使用高级功能，请使用 F12 在开始使用其他名称保存文件之前键。它不像其他一些方法那样有条理，但它仍然是一个有用的技巧。
转到云端
将文件及其备份存储在云中 - 即远程服务器 - 正变得越来越普遍。它提供了许多优势，例如宽敞的空间分配，易用性，无论您身在何处以及使用何种设备，以及可靠性。云存储服务备份自己的服务器，因此对于以这种方式存储的文件有双层保护。出于这些原因，云存储越来越成为大多数人的最佳选择。
有几种主流免费选择：
- Google云端硬盘每个Google帐户提供15GB。
- Mac用户使用iCloud获得5GB，iCloud内置于每台Apple设备中。
- Microsoft通过OneDrive提供5BG空间，OneDrive随Office 365和XBox帐户一起提供。
如果您有更多存储空间，上述服务提供付费选项，许多其他云存储公司也是如此
保留文件的硬拷贝
它并不优雅，它不会阻止您再次输入和格式化文档，但保留重要文档的打印副本至少可以确保您拥有文件的内容 - 这比没有任何内容更好。
