在电子邮件的世界中，即使是最微小的变化也可以将您的好消息变成一个梦幻般的消息。 稍微调整你的写作可能是重要连接按垃圾桶图标或实际点击“回复”之间的区别。
作为一个拥有超过120名员工的完全虚拟组织的人，我看到的不仅仅是我公平分享的令人敬畏的电子邮件 - 而且完全不受欢迎 - 并且已经注意到，很多时候，消息的专业性（或缺乏）是什么让我决定是否帮助发送者。
那么，这些微小的变化是什么让你的电子邮件更专业（因此更有可能让你得到你想要的东西）？ 以下是要记住的九个关键事项。
1.有一个有目的的主题
无论你是谁发电子邮件，都不要让你的主题空白或模糊（我在看你，“问题”或“重要信息”）。 诀窍是尽可能具体，但也要保持你的线约四到九个字。 少即是多，但在那里开始使用是至关重要的 - 它会诱使读者点击你的电子邮件，并帮助你们在以后的收件箱中找到它。
您的主题行也可以是明确后续步骤的好地方。 如果有截止日期，请尝试添加（需要在星期二之前）;如果不是时间敏感，则尝试添加（非紧急），或者如果是您不需要回复的FYI电子邮件，则选择（无需响应）。
2.向后写电子邮件
您可能知道每封电子邮件都应该有号召性用语。 无论是在特定时间给您发回电子邮件还是安排会议，您都希望让读者轻松了解他/她下一步需要做什么。
但很多人都把这个贴在信息的最后一句话中。 相反，为了使您的电子邮件更容易消化，请将您的特定问题放在第一句中，然后在以下段落中添加您需要的任何信息。
3.给出上下文
在给出行动呼吁时，请确保包含一些设置电子邮件背景的句子（“这是我们上次会议讨论过的报告”或“这是我上周一从事件中跟进”）。
4.利用间距
这绝对看起来很简单，但接收不同段落或新想法之间没有间断的电子邮件实际上并不罕见。 没有什么比收到一封看起来像文字墙的电子邮件更令人讨厌的了，作家甚至懒得将句子分解成更小，更易于管理的段落。 让读者轻松：给您的电子邮件一个开头，一个（短）中间和一个结尾。
5.坚持单个字体
在电子邮件中使用霓虹灯Comic Sans不会让你难忘，它只会让你变得奇怪。 换句话说，始终保留默认的电子邮件字体和颜色。 此外，请勿在电子邮件中使用多种字体。 当人们从其他网站复制和粘贴信息时，这通常会偶然发生，因为Gmail等电子邮件客户端不会删除格式。 要避免这种情况，请按“shift + command + v”而不是“command + v”，这将使文本与电子邮件中的格式匹配。
6.大胆或下划线 - 但仅在真正需要时
如果您的电子邮件包含多个非常重要的要点或问题，请使用粗体或下划线使邮件的这些部分脱颖而出。 请注意过度使用字体格式 - 毕竟，您不希望使用完全斜体，粗体和下划线的电子邮件。
7.校对一切
每个人都知道要检查电子邮件中的拼写和语法错误，但是您是否检查过以确保日期，事件标题，截止日期和姓名拼写正确？ 在我的情况下，当人们在“Lily”中添加额外的“l”以使其成为“Lilly”时，我总是感到有些恼火。
8.保持您的签名简单
拥有一个不仅仅是你的名字的签名很好，但不应该占用一半的电子邮件。 遗漏任何长引号，段落与你的生活故事，简历片段，你明白了。 只是你的名字，你当前的位置，以及一种或两种联系方式（如电子邮件地址和Twitter手柄与超链接）是很多。
另一方面说明：我看到有数量惊人的专业人士在他们的电子邮件签名末尾加上宗教报价，这绝对值得仔细考虑。 请记住，您可能不知道您发送电子邮件的大多数人的信仰系统，并且您不希望因为完全在您控制范围内的某些人而推迟。
9.必要时使用BCC
而不是让某个不再参与谈话的人在一个线程上，将那个人移到BCC（并确保在你这样做时让他或她知道！）。 在电子邮件开头简单的“移动到BCC”应该足以确保每个人都在同一页面上。
发送精彩的电子邮件就是要掌握读者可能不会注意到的细微差别，但会下意识地欣赏。 有了这个列表，您就可以更接近成为收件箱的主人了。
