大多数公司都熟悉可以在Microsoft Word和Excel中完成的工作，但了解Microsoft Access可以做的事情有点难以掌握。创建数据库并尝试维护数据库的想法似乎是不必要的资源使用;但是，对于小型企业而言，该计划可以提供几个明显的优势，特别是在管理增长和组织方面。它为小公司提供了一种比Excel或Word更加强大的跟踪数据和项目的方法。
访问可能比更常用的Microsoft应用程序需要更多时间来学习，但它也具有最大的附加值，可用于跟踪项目，预算和增长。运行小型企业进行比较和分析所需的所有数据都保存在一个程序中，使得运行报表和图表比在大多数其他程序中更容易。 Microsoft提供了许多模板来简化学习过程，用户可以随时自定义模板。了解Microsoft Access的基础知识可以帮助小型企业在日常运营中看到其全部价值。
额外奖励：如果您已经在使用电子表格，则可以轻松将Excel电子表格转换为Access数据库。
维护客户信息
Microsoft Access数据库允许企业跟踪每个客户或客户的所有必要信息，包括地址，订单信息，发票和付款。只要数据库存储在所有员工都可以访问和更新它的网络上，信息就可以保持最新状态。由于客户信息对每个小型企业都至关重要，因此数据库可以（并且应该）得到保护。向数据库添加表单有助于小型企业确保员工始终如一地输入数据。
随着用户熟悉该程序，可以添加更复杂的组件，例如映射到客户端地址。这使员工可以验证新客户的地址或计划交货路线。它还允许企业创建发票，发送电子邮件和普通邮件，并跟踪发票的付款时间和方式。在Access中更新和存储客户数据比电子表格或Word文档更可靠，并简化了对该信息的管理。
跟踪财务数据
许多企业购买专门用于跟踪财务的软件，但对于小型企业来说，它可能是过度的;而且，它往往会创造额外的工作。不仅可以在Access数据库中创建和跟踪发票，还可以记录所有业务费用和交易。对于拥有完整Microsoft Office套件（包括Outlook和Access）的公司，Outlook中的付款提醒可以链接到数据库。弹出提醒时，用户可以进行必要的付款，在Access中输入数据，然后关闭提醒。
随着业务的增长，可能需要购买更复杂的软件，如果所有的财务数据都存储在Access中，那么这些业务就具有优势。许多其他程序可以容纳从Access导出的数据，从而可以在需要时更容易地迁移信息。
管理营销和销售
使用Access最少使用但最强大的方法之一是监控营销和销售信息。由于现有的客户信息已经存储在数据库中，因此可以轻松地向可能对销售或特别优惠感兴趣的人发送电子邮件，传单，优惠券和普通邮件。然后，小型企业可以跟踪其现有客户中有多少人在营销活动后做出响应。
对于新客户，可以从一个位置创建和监控整个广告系列。这使员工更容易看到已完成的工作，尚未完成的工作以及必要的后续工作。
跟踪生产和库存
与客户跟踪类似，对库存，资源和库存的数据跟踪对于任何业务都至关重要。通过Access，可以轻松地将货物输入到仓库，并了解何时需要订购更多特定产品。这对于需要许多不同资源来完成产品的制造商尤为重要，例如飞机零件或药品成分。
甚至服务行业也必须保留库存，并且将所有这些信息集中在一个地方，可以更容易地查看哪个计算机分配给哪个员工或确定何时需要升级办公设备。无论是跟踪车辆，移动设备，序列号，注册信息，用户日志还是硬件寿命，小型企业都能够在Access中更轻松地跟踪其硬件。
除硬件外，企业还需要能够跟踪软件。从注册和允许使用软件的计算机数量到版本信息和用户，企业必须能够快速准确地提取有关其当前配置的信息。
运行报告和分析
也许Access最强大的方面是用户能够从所有数据生成报告和图表。编译存储在不同数据库中的所有内容的能力使Microsoft Access成为小型企业的强大动力。用户可以快速生成一份报告，该报告将资源成本与当前定价进行比较，创建一个图表，说明即将推出的营销活动的库存量，或运行分析，确定哪些客户在付款方面落后。通过对查询的一些额外了解，小型企业可以控制他们查看数据的方式。
更重要的是，Microsoft Access可以与其他Microsoft产品捆绑在一起。小型企业可以查看报告，查找客户数据并在Word中生成发票。邮件合并可以创建常规邮件信件，同时用户在Outlook中同时生成电子邮件。可以将数据导出到Excel以更深入地查看详细信息，然后将其发送到PowerPoint以进行演示。与所有其他Microsoft产品集成可能是使用Access集中所有业务信息的最佳理由。
