那里有一种流行病 - 一种不良电子邮件的流行。
在第五次我的老板评论了我发给她的电子邮件后，我才意识到这一点：“这是一封非常好的电子邮件！”我没想到这有什么特别之处，直到我开始密切注意电子邮件我收到了。 有可怕的语法错误，令人尴尬的拼写错误，错误的名字，表情符号，缺乏适当的问候或愉快，以及简单的旧写作。 我可以继续下去。
人们，并不是说我们不称职。 我们只是不把注意力放在他们许多应得的电子邮件中。 比如，编辑可能会发表一篇文章。
因此，为了帮助我们所有人改善我们的工作场所沟通，以下是编辑电子邮件的编辑指南，它将赢得您的尊重（和回复）。 下次进入收件箱时，请记住这些想法，并了解一些小变化会产生什么影响。
慢一点
我知道我们所有人都在竞争收件箱零。 当然，在某些情况下，发送一封快速的电子邮件是有道理的：当你正在与一位亲密的同事进行长时间沟通时，当你刚刚向老板发放文件时，等等。
但是，在大多数情况下，有效的沟通（和良好的写作）需要时间。 制定你的想法，弄清楚你真正想说的是什么，并以清晰的方式写出你的信息需要时间。 最终，这就是电子邮件 - 一种沟通形式。 不是一项任务。
因此，下次您需要向某人写一封更深入的电子邮件时，请给它应得的时间。 如果必须，请将其阻止在您的日历上。 而且我不是每封电子邮件都要说五分钟 - 我在一封好的电子邮件上花费超过15分钟并不罕见，特别是如果这是我第一次与想要留下深刻印象的人沟通。 让自己拥有那段时间，不要觉得自己变得缓慢或没有生产力。 感觉你做得对。
确保它有一个开始，中间和结束
仅仅因为我们生活在一个140个字符的世界中，并不意味着您的电子邮件应该是这样的。 事实上，我们将在这里回到高中英语和经典的汉堡风格的文章。 也就是说，每篇文章都需要一个介绍，一个正文和一个结论。
您应该考虑具有相同结构的电子邮件。 每个部分都不必很长，但特别是在初始沟通中，它应该在那里。 那么，每个部分应包含哪些内容？
介绍
始终以问候语开始 - 它可能会让人觉得过时，但它确实有所作为。 然后，根据您的关系的性质，开头的段落是一个友好的问候的好地方（ “我希望你的求职进展顺利！” ），提醒你的谈话背景（ “这是非常好的获得上周与你聊天。“ ），或者关于你为什么要伸出援手的序言（ ”我想触摸基础…“ ）。
身体
这是您了解电子邮件的关键所在。 这里要记住的最重要的事情是给收件人提供所需的所有信息，以便他们采取您所要求的任何行动。 这包括提供必要的任何上下文信息，细节或数据，并以合乎逻辑的，有凝聚力的方式呈现它。 如果发送电子邮件以传达信息或决定（而不是请求帮助），请确保包括推理或解释。
结论
电子邮件的结论与论文的结论略有不同。 您应该采取行动步骤，而不是总结您已经谈过的内容。 如果您要求见面喝咖啡，请提出日期和时间。 如果您正在获取项目的输入，请提醒您的同事您需要什么以及何时需要。 而且，如果您只是提供信息，请提醒您的联系人，如有任何问题，欢迎他/她来找您。 最后，至少在您的初始电子邮件中，始终以问候语和完整签名结束。
它可能看起来很多，但正如我所说，它不一定很长。 例如，这是我可能发送给我想要咖啡的人的电子邮件：
嘿戴夫！
见到你真是太好了！ 和亚历克斯聊天真是太棒了，当她提到她知道你的时候我跳了它。
我喜欢你们在公司所做的事情，与你聊聊你如何看待在线出版，你最近的重新设计，以及我们共同度过的工作的其他事情真是太棒了。
你觉得在未来几周你会有一些时间见面吗？ 我很乐意在你的办公室里逛逛或者喝咖啡 - 对你来说最方便！
周一最好，快乐。
艾琳
比“嘿戴夫，有时候想要喝咖啡？”好多了。 对？
校对和事实核查
完成电子邮件输入后，您不应该只是将其发送到世界各地。 始终重新阅读您的电子邮件，至少一次。 除了检查基本拼写错误和语法错误之外，您还可以检查名称拼写，您引用的事件或您提及的日期等事项。 在发送电子邮件“嘿乔恩”时，它应该是“嘿约翰”，看起来似乎是一件小事，但你的联系人会注意到 - 并且第一印象会带来巨大的变化。
这也是思考电子邮件基调的好点。 当你只是想要友好时，听起来有点像商业吗？ 你是否过于热衷于感叹号和表情符号而牺牲了专业精神？ 尝试退一步，考虑一下第一次阅读电子邮件的人会如何反应 - 并相应地进行调整。 对于特别重要的电子邮件，我也会请其他人为我查看 - 一组额外的编辑眼睛从未伤害过任何人。
想想如果它公开你会感觉如何
最后，在点击发送之前，想想如果除了你发送给它的人以外的任何人都读过这封电子邮件你会有什么感受。 如果，不知何故，它落在你老板的收件箱里怎么办？ 如果它在网上发布怎么办？ （嘿，它发生了。）这是一个伟大的最终肠道检查，以确保您的电子邮件听起来尊重和专业，并最终代表您希望如何描绘自己的世界。
我知道，放入一封电子邮件听起来很多工作。 但是，随着我们每天都收到的不良电子邮件的数量，当一个好的电子邮件进入收件箱时，人们真的会发现差异。 这可能是被忽略和获得你想要的东西之间的区别。
