会有一种特殊的恼怒，让会议感觉甚至不确定它的重点是什么时候你走进去（在这种情况下，也许有人需要这个指南来运行有效的会议，这个会议议程模板，或者这篇文章当你真的应该重新安排那次会议时概述）。
即使问题不是那么极端 - 也许你有一个刺激和引人入胜的对话 - 如果似乎没有任何结果，它仍然令人失望。 但是有一个简单的解决方案：会后电子邮件。
“最重要的目的是让每个人都对同样的期望负责。 因此，你有一个团队在同一个页面上努力实现相同的目标，这可以使事情保持高效和高效，同时也能让人感到沮丧，“Heather Yurovsky说，他是Muse职业教练和Shatter＆Shine的创始人。 “没有人喜欢他们坐在一个有良好势头的会议中，然后就没有任何事情发生了。”
继续阅读您需要了解的有关发送完美的会后电子邮件的所有信息 - 这样您就无法阻止您在会议上遇到的任何进展。
谁应该发送会后电子邮件？
好的，也许你全都在跟进后续电子邮件的想法。 但是你怎么知道你是谁应该发送它？
通常很明显。 如果你组织了会议，创建了议程，然后运行了这个东西，那么很可能你应该成为一个用会后信息结束循环的人。
“通常在会议结束时很明显谁负责，但有时却不是，特别是如果它可能是一个没有任何部门在技术上拥有的新项目，”Yurovsky说。 “你只是想确保你不会像其他人一样咆哮，并且它真正来自于正确的人，人们会倾听并尊重所有权和截止日期。”
如果这是一个更模糊的情况，请考虑一下你是否有意义完成任务。 “在会议结束时，如果不清楚谁对此负责，并且你觉得有能力随后发送该电子邮件，那么举手示意，'嘿，很高兴发送会后电子邮件，除非有人其他感觉从他们那里来的更合适，“尤罗夫斯基说。 “所以你是志愿者。 你不是要叫任何人把它放在他们身上，但是你也让其他人有机会说，“哦，不，我认为它实际上需要来自乔。”
谁应该被包括在内？
一旦“起始”字段结算，就应该考虑“到”和“抄送”字段。 确保您将所有会议参与者发送您的记录，包括邀请名单上但可能无法参加的任何人。 然后考虑是否有任何你认识的人 应该 参加会议，以及是否需要采取行动或对该主题有所了解的任何其他利益相关者。 最后，如果您正在与更高级的同事打交道，请考虑复制他们的助手。
什么时候出去？
Yurovsky说：“最好尽可能地将会议记录发送给会议。” “如果会议在一天结束时你想要等到第二天早上的第一件事，那很好，但是你越接近会议，就会产生更多的动力并且它不会开始下降到底部人们的桩。“
换句话说，考虑重新概述会议的延伸并将其发送出去，而讨论仍然在你的脑海和其他人的讨论中。 如果您事先知道自己将成为解决此项目的人，那么您甚至可以在会议结束后立即通过阻止日历上的时间来完成计划。
它应该包括什么？
“电子邮件的目的是让所有人都在同一页面上，”Muse职业教练Kristina Leonardi说。 但究竟是什么让这种情况发生“取决于会议的性质和目的是什么，目标是什么？”Leonardi说。
“如果有问题或挑战正在处理，会议解决了这个问题或挑战，那可能有点像谢谢你和自我祝贺，”她解释说。 或者“它可以澄清特定项目中的角色和方向，或者需要采取的后续行动步骤以及应该采取的行动。”
作为一般准则，请考虑执行以下部分或全部操作：
- 感谢人们的时间和精力
- 总结会议期间讨论或讨论的任何要点
- 概述行动项目和所有者以及后续步骤的截止日期
- 附加或链接到任何相关资源和文档
- 邀请人们提问或重新召集
Leonardi敦促你保持简短和甜蜜。 但即使是电子邮件的范围也取决于会议。 如果您正在参加标准的月度团队会议或相对快速且常规的项目更新会议，那么您的电子邮件可以反映其长度。 如果您在两小时的董事会会议或深度策略会议后发送跟进通知，那么看起来会有所不同。 你的语气也一样。
“你总是想要礼貌，即使这是你发送的快速电子邮件，”Yurovsky说。 “你们不仅要写出组织的基调，还要写出会议本身的语气。”简而言之，不要用过于正式的语气与你的队友进行一次偶然的会面，不要发表回忆。听起来像是在欢乐时光与你的好友交谈的高管们。
正如Yurovsky所说，“了解你的观众会在那里产生很大的不同。”
有可以使用的模板吗？
到目前为止听起来都不错 很酷，现在你可能已经准备好了。 这是一个可以部分或全部使用的模板，具体取决于具体情况。
- - 将完成
- - 将完成
- - 将完成
- - 将完成
怎么样的例子？
这是实践中的样子：
- 为了在第三季度取得成功，我们需要围绕销售新产品的清晰度和额外培训以及一些内部和外部使用的新辅助材料
- 由于在这次会议中分享策略非常有帮助，我们将测试每两周一次的聚会，以便更频繁地传递技巧和提示
- 设置并运行培训课程 - Jackie将于6月20日完成
- 创建单页供内部使用 - Rob将于6月25日完成
- 更新外部使用的演示材料 - Jorge将于6月30日完成
- 设置反复出现的聚会 - 奎因将于7月1日完成
