如果你曾经参加过一次会议，你可能也经历过试图撤回一个很快就会陷入困境的会议。
也许你正在处理一个额外健谈的人群 - 或者那个似乎有四岁儿童注意力的人。 也许每个人都有一个很好的想法可以分享 - 或者皇家宝宝终于被命名了，这是所有人都可以谈论的。
不管是什么原因，会议可以而且确实会失控。 但是如果你负责这次聚会，你会希望看到最重要的事情，避免浪费每个人的低效会议时间。
让团队保持正轨可能说起来容易做起来难，但通过一些明智的计划和几天的策略，您将会前往更有针对性的团队会议。
从计划开始
建立控制权的第一步是准备议程。 我的意思是，一个好的，老式的，打字的议程可以提前发送给与会者（然后作为友好的提醒在会议上展示或发布）。 写下所有东西可能感觉太明显，但相信我，在纸上写下一些细节将有助于让你 - 以及其他所有人 - 关注会议的真正含义。
在整理您的计划时，请考虑您希望在会议中实现的最终目标（例如，它是一个头脑风暴会议，还是您需要最终确定一些关键行动项目？）。 然后，向后工作以确定需要讨论什么才能实现该目标，需要回答哪些问题以及需要分配哪些职责。 确保任何这些松散的目标都在议程上占有一席之地，这样每个人都知道在他们到达之前会发生什么。
除了这些议程项目，还要考虑将要参加的人。 会有多少人？ 他们彼此认识吗？ 他们的个性是什么？ 什么通常会分散他们的注意力？ 这将帮助您确定是否需要在会话开始时构建任何额外时间。 例如，如果您知道您的会议参与者希望在开始之前参与个人谈话，那么在开始业务之前，计划几分钟的时间让每个人都能从他们的系统中获取聊天内容。
促进焦点
您的下一步是创建一个不鼓励分心和干扰的会议空间。 从物理空间开始，确保房间不受外界噪音和对话的影响，并且没有视觉干扰，如循环视频屏幕或桌面上的材料。 在会议开始之前，将手机放开并关闭笔记本电脑 - 这对其他人来说是一个微妙的标志，他们也应该这样做。
然后，为生产力设定阶段。 确保议程可用 - 通过打印副本或在屏幕上提取 - 并确保在欢迎所有人的同时重申会议目标（例如，“我们今天在这里完成详细信息为筹款活动。“）。 此外，请务必提醒人们会议应该何时结束。 简单地说，“我知道我们都有很多工作要做，所以让我们试着把它保持在30分钟以内”，这会提醒人们你想要一个有效的会议，就像他们一样。
更多的后勤说明，如果您有其他会议资料，请在进行时而不是在会话开始时将其传递出去。 我听到其他人认为这种做法令人分心，但我了解到，如果有机会看到即将发生的事情，大多数人都会提前阅读并破坏会议。
带回集团
清晰的议程和干净的会议空间在保持正常运作方面有很长的路要走，但无论您如何精心策划会议，分心仍然可能发生。 这就是过渡艺术发挥作用的地方。 在参加会议之前，请确保您使用一些礼貌但有效的方法将对话重定向到您想要的位置。 这是我最喜欢的几个：
包起来
就像一篇好文章（是的，我们都记得那些），你应该用简短的总结结束你的会议。 清楚地说明完成的内容以及随后的任务，后续步骤或职责。 这不需要详细说明 - 事实上，它不应该持续超过一两分钟 - 但它有助于在会议上低头说：“谢谢大家。 我们在最终确定活动后勤方面取得了很大进展。 Emily将与活动协调员联系，提供这些详细信息，我将发送一份包含每个人最终待办事项的电子邮件列表。“
让我们面对现实，当你把一群人放在一个小房间里时，很难建立并保持控制。 通过计划，议程和一些让每个人重回正轨的关键线进入下一次会议可以带来一切变化。
告诉我们！ 你如何控制你的会议？
