当您发送电子邮件或为某人留下语音邮件时，您是否觉得自己正在大喊黑洞？ 你把你的要求放到宇宙中 - 然后用手指交叉坐在你的办公桌前，希望及时回应。
感谢我在公关领域的工作，在未答复的消息方面，我已经看到了这一切。 我与CEO客户（也就是永远忙碌的客户），客户客户的高管和法律团队（也就是那些认为我不重要的人）以及媒体（也就是那些不那么重要的人）进行了通信。想要与公关人员打交道）。 在此过程中，我学到了很多关于如何在需要时获得答案的知识。
无论延迟的原因是什么，这里有一些提示让那些忙碌的（和是，烦人的）慢响应者注意。
建立连接
首先，当你与另一个人联系时，你必须给他或她一个想要帮助你的理由。
首先避免错误，立即断开接收器。 拼错他或她的名字就是一个很好的例子：我知道这是基本的，但我不能告诉你我为Ashely或Ashleigh收到了多少封电子邮件 - 当我这么做时，我发现自己立刻感到恼火，不太可能迅速做出反应。 另外，尽量不要听起来像是销售宣传（例如，“我想和你谈谈……”） - 没有人想要处理这个问题。
相反，通过使一切与他或她相关来吸引联系人的注意力。 我喜欢用“你”来说明一切可能的事情 - 例如，而不是说，“我需要你看看这些表格，”说，“你的客户需要批准这些表格。”这是一个简单而有效的技巧。
您还可以通过玩他们的个性或热门按钮吸引人们。 例如，有一点自负的人可能会对他或她的重要程度做出最好的回应（例如，“我意识到你的时间的重要性，所以我建议我们进行10分钟的电话讨论案例研究。“）。
轻松快速回答
即使您的联系人有兴趣提供帮助，但是忙碌的人也没有时间通过复杂的电子邮件进行清理或者收听漫长而漫无边际的语音邮件。 因此，请务必使用以下策略简化您的信息并让他或她快速做出快速反应。
有一个信息主题
使用您的主题行立即表明您的需求，并帮助接收者优先处理您的请求。 从“为审查”，“需要反馈”或“请在星期二回复”之类的东西开始，是一个快速的方法，让您的期望从一开始就清晰明了。
直截了当
不要在您的邮件中花费大量时间来处理不相关的信息或细节。 快速礼貌，“希望今天早上好好对待你”，然后深入了解接收者的介绍和理由。 保持这个简单（例如，“你的客户X和我在Y上一起工作，我被告知你是Z的最佳联系人”）。
给作业截止日期
为了防止您的电子邮件或语音邮件被放入“每当我到达它”时，请询问具体问题或提供行动项目，并提供您希望何时收到回复的时间表。 对于某些项目和客户，我发现成功说：“请在星期五之前提供反馈。 那时候，我将更新并将这份文件发送给团队的其他成员进行审核。“这是一个很好的暗示方式，”如果你没有及时得到它，你就失去了对此事的发言权。 “。
提供建议书
如果您正在寻找问题的答案或问题的解决方案，请始终提供一些不同的选项和建议。 通过这样做，你联系的人必须少考虑，并且可以快速回答“是的，你的建议很好”，或者“让我们选择＃1选项”。
聪明地跟进
因此，您已经让收件人很容易回复，但您仍然无法得到答案。 怎么办？ 现在是时候进行跟进了。 在这个阶段平衡有用和烦恼可能很棘手，但是可以通过遵循正确的沟通渠道来实现。
在您的初始电子邮件之后，根据您的截止日期快速跟进有意义的时间。 此电子邮件应包含您的原始电子邮件，并在顶部提供一个简短的句子，提醒您联系原始请求和截止日期。 此外，请务必重新连接所需的材料。
第二封电子邮件，你仍然没有收到回复？ 是时候拨打电话了。 （在发送后续电子邮件后至少等待24小时，除非您绝对需要更早的内容。）无论您是通过电话接听还是留下语音邮件，都要做好准备。 提醒他或她原始电子邮件，您是谁，以及您需要什么。
无论你如何跟进，总是离开，下一步就在你的手中 - “明天我会再次跟进”，或“如果我在一天结束时没有收到你的回复，我会纳入团队的其他反馈并发送给客户。“
并确保跟踪所有联系此人的尝试 - 参考他们可以帮助表明您的紧迫性，如果您被迫提供支持以帮助您，可以证明有用。
拉出大枪
在这方面，如果您尝试多次与某人取得联系但无效，请尝试根据您的请求复制其他方。 回复您的原始电子邮件（再次），添加“只是想在下面的电子邮件中签到。 你有没有机会……？“复制你的老板，客户，或者你认为会刺激他或她的其他人。 这不是我最喜欢做的事情，你可能会对接收器造成一些刺激，但它肯定能让你在紧要关头得到回应。
您的最终选择是找到另一个可以回答您问题的联系人或推送原始接收者进行回复。 这可能是一个与你有良好关系的内部联系人或有更多权力的人。 警告：在这种情况下伸出手，你永远不想责怪原来的联系。 相反，只需将其描述为“我需要尽快移动 - 你可以帮助我吗？”
谁知道电子邮件或语音邮件可能如此复杂？ 无论你在哪个行业，与他人的通信几乎总是必要的，不幸的是，缓慢的行为将永远存在。 但是通过这些提示，您应该能够及时获得所需的响应（或者至少在某些时候）。 现在走到那里，得到一些答案！
