谈到电子邮件，我倾向于非常罗嗦。
我生活在一种强烈的恐惧之中，因为过于直接或冷漠，并且所有这些额外的词语，细节和（令人尴尬的）感叹号让我听起来更温暖，更友好。
但是，事情就是这样：我最终浪费了自己的时间 - 以及阅读我信息的人的时间。
没有人愿意花费他们宝贵的精神能量趟过绒毛，以达到你的观点。 所以，如果你心中有一个像我一样的小谈话和华丽的语言，你怎么能设法把你自己的消息删除到真正重要的东西？
以下是四个可操作的提示，它们帮助了我：
1.删除填充词和短语
您可能会在您的电子邮件中填写填充短语。
不相信我？ 给同事输入一封电子邮件，看看你写了多少次“我想”。虽然这有助于软化你的语言，但这完全没必要。 假设这是你的想法，因为你是写信息的人。
同样的规则适用于像“just”这样的词。我们都在这里和那里胡椒。 但是，在大多数情况下，它可以完全切断。
当过滤掉任何其他可能隐藏的混乱时，还有一个来自我以前的新闻导师的小费仍然坚持我：寻找你所包含的逗号。 很多时候，他们会遵循您可以删除的限定符。 你知道，像“不用说”，“然而”，“确实”，甚至是“你知道”，我曾经开始这句话。
2.使用Bullet点
包括必要的背景是一回事。 但是，特别是在电子邮件中，很容易过度使用各种不相关的细节填充你的信息。
这就是为什么使用子弹点可以如此有用 - 它们会迫使你在写作时更加简洁直接。 挑战自己，以确定是否有任何段落可以更好地变成缩短列表。
虽然你不希望你的整个电子邮件成为一个看似无穷无尽的子弹点，但打破一些较大的文本可以帮助你缩短你的笔记（并且更有条理）。
3.将人员转介至相关文件
时不时地，您迫切想要填入您的电子邮件的信息已经被记录在其他地方 - 无论是在文档，演示文稿，网站还是其他内容中。
没有必要重新发明轮子。 因此，如果您可以挖掘已经共享所有需要知道的信息的其他资源，请将您的收件人引用到该资源，而不是尝试对其进行汇总。
4.跳过小谈话
如果你和我一样，你只看一眼这个小贴士并想到 你在开玩笑吧？ 跳过那些寒意肯定会让我成为办公室的怪物！
我得到了你来自的地方 - 通过一个友好的问题为我的每条信息做好准备似乎是礼貌的事情。 但是，无论如何，它往往完全没有答案。 这是完全不必要的部分，大多数人只是光彩照人。
随意保持一个快速和愉快的“我希望你做得很好！”然而，最好是在那之外的任何东西上按下退格按钮。
这些诀窍在行动
想证明这些提示确实有用吗？ 看一下下面的例子，看看第二封电子邮件如何与第一封电子邮件获得完全相同的一点 - 用更少的单词。
- 本季度的销售数字有所下降。 我们怎样才能以一种不太消极的方式呈现呢？
- 如果我们翻转订单，演示文稿可能会更强。 你怎么看？
第一封电子邮件是198个字。 第二？ 这是一个简洁和流线型的93个单词 - 这意味着第一个消息的长度是第二个消息的两倍多。
预先警告，某些信息比其他信息更容易应用这些策略。 并且，你可能无法将你写的每一个都切成两半。
但是不要让那些让你气馁。 相反，请记住，在书面交流中尝试提高效率和效率的绝对行为才是最重要的。 只要您继续有意识地意识到这一点，您的电子邮件肯定会不断改进。
