“摆脱所有的纸张。”
我是在纽约市市长办公室工作的项目经理，这是我完成的任务。 在一个拥有数十万员工的官僚机构，成千上万的基于纸张的流程以及有限的新技术预算中，我被要求制定一个数字化计划的计划。
如果有的话，这是一个令人生畏的项目。 事实上，鉴于我工作的限制，它几乎是不可能的。 但我无法举起手来说不。 我有工作要做，我必须从某个地方开始。
项目文件消除并非无条件的成功。 事实上，它更接近于无条件的失败。 如果你今天走进纽约市的任何一个办公室，你肯定会发现堆放在办公桌，收件箱和发件箱以及回收箱中的纸张。
然而，该项目教会了我更多关于如何开始压倒性的任务，而不是我曾经拥有的任何成功。 这就是我学会采取看似无法克服的东西并以一口大小的方式解决它的方法。
1.盘点大图
纽约市有数十个部门，每个部门都有几十个部门，每个部门都有自己的内部流程。 文件柜和盒子中已经存在纸张，当客户和员工填写表格和应用程序时，仍然需要创建纸张。 在我评估那里的所有造纸过程之前，我不可能知道从哪里开始。 哪些产生的纸张最多？ 哪些有助于数字化，哪些有复杂的因素，比如需要接受钱？ 哪个会产生最低价格的最大爆炸？
我花了几个星期的时间在每个部门拉票，以了解这一努力的范围。 执行此初始评估有助于定义范围，以及内部和外部的内容。 它可以帮助您与您的上级沟通任务的广度，并获得他们最关心的内容的反馈。 它可以帮助您导航到逻辑起点。
2.在较小规模上找到成功的例子
在消除项目文件的情况下，卫生部最近开展了办公室搬迁促进的减少纸张项目。 如果他们不需要，他们不想随身携带他们的所有纸质记录，但他们不知道要采取哪些和留下哪些。 因此，他们实施了一个多阶段项目：定义合法需要保留的内容，销毁不需要的内容，并扫描不需要硬拷贝的任何内容。 他们实施了技术和员工以实现这一目标，并且他们有结果来展示它。
一种尺寸并不总是适合所有情况，当您增加特定项目的规模时会出现新的考虑因素。 但成功的一个例子不仅提供了经过验证的方法来实现您想要实现的相同目标，还可以让您从其他人的失败中吸取教训。 它提供了一个可以用作起点的模型。 您可能需要修改，扩展或调整它以适合您自己的目标，但对某些内容做出反应比从完全空白的画布开始更容易。
3.识别低挂果实
是的，“低悬的水果”肯定会出现在某个地方过度使用的办公室行话清单上，所以我们称之为它：简单的东西。 成本最低，花费最少时间的东西。 在项目文件消除的情况下，这意味着摆脱过时的文书工作，创建简单的在线表格，以及在过期日期之后处理记录。
从简单的东西开始有几个原因。 首先，它会给你带上一些缺口。 这种向前运动的感觉，尽管可能是最小的，但却是一种重要的心理胜利。 它为您提供动力，为未来更具挑战性的工作提供燃料。 其次，它允许您向项目的利益相关者展示进展情况，从而建立对未来工作阶段交付能力的信心。
4.解决你最大的障碍
即使你勾勒出一些小小的成功，重要的是要采取这种不可思议的挑战的感觉并将其分解为具体的障碍。 没有命名它们，制定战略来克服它们就困难得多。 在纸张消除的世界中，一个障碍是捕获输入到在线表格中的数据的复杂性，另一个障碍是满足电子签名的法律要求。
摆脱这些障碍可能会导致发现感知到的障碍不像您最初假设的那样大。 或者，它可能会揭示您之前认为是次要的主要障碍。 知道早期的障碍将阻止你在已经膝盖深处时被愚弄。 它还可以帮助您排列解决它们所需的资源，无论是政治支持，资金还是专家指导。
5.逐步淘汰工作
中国哲学家老子着名地说，“一千英里的旅程从一步开始。”千里之旅也包括四次250英里的小旅程或10英里100英里的旅程。 将令人生畏的项目打造成可管理的阶段使其更加令人生畏。 它为您提供了现实的临时里程碑，旨在实现第一步和第一步之间的目标。
为了使纽约市政府的纸质流程数字化，有几种方法可以逐步淘汰这项工作。 一种方法是一次解决一定数量的部门。 另一种方法是首先确定可以消除哪种纸张，然后通过实施数字化技术继续，最后培训员工并向客户宣传新技术。 逐步淘汰大量工作的最合理的方式将取决于工作本身的性质，但在你进入太深之前总是值得解决。
6.设定期望
无论你做什么，都不要过分承诺你不能放心。 询问你需要做些什么来实现它。 如果您无法获得它 - 无论是人员，金钱还是技术 - 那么请解释可能影响您的时间表的方式。 有时候，一位高管会要求一些事情，而不需要对实现它所需的工作进行细致的了解，但是一旦你将评估结合起来并确定了障碍，你就能够传达这种细微差别。
摇摇头，向另一个方向奔跑是对最压倒性项目的一种常见的，有时是合理的反应。 但它保证让你无处可去。 即使是最艰巨的任务也可以与正确的前景，对未来工作的扎实理解，以及一系列切实可行的里程碑进行纠结。
