星期五早上这是一个美丽的夏天，你可以在办公室享受早日度假。 然后你检查你的收件箱和畏缩。 也许发誓。 它是 - 红色的消息标题，标记为紧急的感叹号。 当你在今天下午4点读到需要的请求时，你梦想在海滩上阳光明媚的星期五欢乐时光会消失。
我们都去过那儿。 可怕的消防演习办公室术语，用于计划外的，意外的，高能量侵入您和平的星期五。 因为让我们面对它，消防演习永远不会发生在正确的时间，对吧？
这些紧急情况不仅仅影响你周五下午早些时候离开的计划 - 他们还经常把剩下的待办事项清单撕成碎片。 突然之间，你花了一整天的时间进行一次消防演习，而你的其余职责则被搁置了。 当这些炸弹降低你的生产力时，你如何将它们保持在一起并保持正常轨道？
无论你在哪里工作，这些紧急情况无疑都会成为工作生活的一部分。 使用这些提示以新的视角处理它们，这样您就可以更有效地浏览它们并更快地恢复 - 理想情况下，将来避免使用它们。
澄清作业
没有什么比撕毁消防演习任务更糟糕的了，然后被告知，“这不是我想要的。”
当你快速行动时，你常常忘记提出能够提供你应该提供的明确意图的问题。 而且，当您的经理处于恐慌之中时，他或她也可能不是100％明确的。 提出好的问题 - 如下所示 - 可以为您节省大量时间：
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我们试图解决的问题是什么？ 这将有助于您阐明最终结果应该是什么。 在您潜入之前，您需要确保您的工作将解决手头的问题。
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我们需要提供的确切交付物是什么？ 您是否希望制作幻灯片，电子表格，叙述或其他内容？
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是什么迫使需要在下午4点前完成？ 你的老板可能希望在下午4点之前看到它 - 即使它在下周中期之前没有到期 - 所以他或她有时间仔细研究它。 如果是这种情况，它可能会打开一个窗口来重新协商时间表。
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我们还有其他选择吗？ 也许已经完成了可以重新利用和更新的工作，而不是从头开始创建。
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我们还需要哪些其他信息才能完成这项工作？ 一旦你对紧急任务有所了解，请考虑一下你需要吸引谁，然后让他们待命。 打电话给Megan进行会计，提醒你需要数字，或者打电话给Dorinda进行客户服务，让她知道她需要获取最新的调查数据。
- 将每个人都转移到这次消防演习的机会成本是多少？ 由于这种发展，让有人知道今天会从你的盘子里掉下来。 这将帮助您确定消防演习是否真的是您的首要任务，或者您的另一个项目应该引起您的注意。
重新谈判时间表
我曾经为一位决心过度交付高管的经理工作过。 如果她有三天时间可以转入，她会要求我们放弃一切，并在几个小时内完成。 虽然这种快速转变只是为了给高层人士留下深刻印象，但不幸的是，这对其他人来说意味着消防演习。
如果你觉得这可能正在发生，请与老板谈谈。 看看你是否可以重新协商时间表，这样就不会让生产力完全崩溃，但仍然会让他或她看起来像摇滚明星。 如果你能够在24小时内自己购买，那么钻头更容易磨损，同时还能让你有时间照顾你原先计划好的工作。
如果“第一次通过”，请不要追求完美
在我早期的职业生涯中，消防演习是一个杀手，因为我痴迷于工作，以确保它绝对完美。 然后 - 在我花了几轮重做之后 - 我意识到消防演习通常只需要“第一次通过”或粗略的初稿。
在开始进行消防演习之前，请检查完成后工作的最终结果。 如果它不适合行政人员或客户（尚未），请不要为了使其完美而着迷。 消防演习通常允许第一次通过可以在以后修改和完善的东西。
快速恢复
即使你已经完成紧急事故处理，消防演习也会让你偏离正在进行的工作。 为了让您快速回到正轨，请始终保持可见且实时的待办事项列表。 根据您的工作方式以及您使用的平板电脑或智能手机类型，查看todoist，Google Keep，Any.do，Wunderlist或HabitRPG等应用，以跟踪您的未完成任务。
当您处理消防演习时，根据您还有时间完成任务，在列表中上下移动项目。 尽管会失去一些时间，这将帮助您提高工作效率。
在你的后袋里有一些经过验证的生产力黑客也很有帮助，可以帮助你快速恢复动力。 例如，您可能使用Pomodoro方法将计时器设置为25分钟，然后批量处理所有（基本）电子邮件相关任务。 然后为电话拨打相同的电话，然后为下周的会议做准备。 通过收集和完成类似的任务，你将恢复你的感觉，尽管进行了消防演习。
进行行动后审查
在比喻烟雾消失后，每个人的记忆都是新鲜的，与你的团队聊聊发生的事情和原因。 团队是否有盲点？ 是不是很糟糕的计划变成了每个人的紧急情况？ 它本来可以避免吗？
为了避免将来进行消防演习，你的团队必须弄清楚发生了什么，并弄清楚你可以做些什么来防止将来发生。
与你的老板交谈
如果你的办公室里有一致的消防演习模式，那就是进行不同类型对话的时候了。 考虑鼓励你的老板检查模式，看看他或她可以做些什么来降低频率。
事实和直接：“卡门，在过去的三周里，我们进行了七次消防演习，将团队拉下了关键优先事项。 结果，我们在ABC项目上的可交付成果已经下滑，这对我们或对你来说都不好看。 我们可以做些什么来减少对紧急转变的依赖，并将这些工作纳入我们的常规计划？“
通过指出这些演习的频率和成本，您可以创建一个新的意识水平。 通过采取恢复策略，你不会觉得你整天都在强调你没有完成的事情。
