从笔到小吃到办公室八卦 - 当你坐在离同事五英尺远的地方时，分享一切都很简单。 然而，为了讨论您将在30分钟内汇总的演示文稿的最终细节，您是否向她发送了一封电子邮件？ 这张照片有问题。
电子邮件，电话会议，在线日历和聊天应用程序可以帮助我们在相隔遥远时保持联系并走上正轨。 然而，该工具仅与挥动它的手一样有效。 了解何时使用您可以使用的每个应用程序以及如何充分利用这些应用程序通常可以减少浪费的时间和发运的产品之间的差异。
在Blinkist，我们致力于提高阅读和学习效率，因此精简是我们的DNA。 当我们注意到即使在我们的小团队中沟通也变得低效，我们开始着手搞清楚发生了什么让我们无法发挥最大努力。 我们发现，通过优化我们日常工具的使用方式，我们可以做得更多。
下面，我们确定您可能会滥用的四种常用工具，以及如何修复表单。
1.电子邮件
Fumble
就像电子邮件一样简单，有很多方法可以解决问题：使用电子邮件作为长时间辩论的工具，以及可以为初学者亲自处理或转发的单字答案。 尽管使用您的电子邮件链作为广泛论证文档的地方很诱人，但电子邮件不能围绕项目详细信息进行批判性讨论。 您在每个实例中所做的是为您的活动和收件人添加复杂性和延迟时间。
修复
对于重要或紧急任务，面对面会面，以便您可以更快地解决问题并获得答案。 通过实际操作，您不仅可以保护自己的时间，还可以帮助您的同事。 如果每个人都知道紧急新闻永远不会通过电子邮件到达，那么就没有理由不断更新收件箱，人们可以专注于完成工作。
将电子邮件视为开始讨论或制定议程的方式，因此当您与团队坐下来实现魔术时，它可以。
2.电话会议
Fumble
电话会议很漂亮 - 您可以随时随地进行电话会议 - 但由于他们感觉比面对面会议更随意，因此也会导致效率问题。
首先，因为他们觉得非正式，所以很容易让很多人陷入困境。结果是，你的团队不仅没有能够参加批判性工作，而且还陷入了可疑的有用性会议。
其次，人们很容易忽视这一点，虽然它们看起来更随意，但它们可能会在精神上非常繁重。 电话会议需要准备和密集聆听，这会使您的日常注意力集中在一起。 安排一个早上太早，它可以削弱您的焦点。 在下班后将其写下来，您将处理由您期待的工作会议所定义的一天。
修复
首先，请记住，不是每个人都必须被邀请。 相反，让那些了解项目并且是关键贡献者的人参与其中。 让会议中的一个人做笔记并与团队的其他成员分享，以便其他人可以专注于工作。
并记住明智地选择你的通话时间。 在可能的情况下，不要在早上或深夜安排电话会议。 通过找到介于两者之间的时间，您将保护您的注意力。
3.聊天
Fumble
办公室间聊天，特别是对于位于多个楼层或不同位置的公司而言，是面对面的非常有用的替代品：它实时发生，允许即时传输文件，并且有助于自发性。 但与电话会议一样，聊天的优点也是它的缺陷。
办公室聊天的主要问题是人们可以更自由地写出袖口问题，因为他们在技术上没有中断 - 接收者仍然可以选择是否回应。 问题是，我们是被动的生物，我们觉得我们确实需要停止我们正在做的事情，并照顾那些打我们的人。 即使你通过聊天取得联系的意图是不引人注目的，你几乎无法控制你的同事的工作是否被打断。 如果她看到消息通知，她很可能会看。 即使她没有完全回应，她的一部分焦点现在也会被你的评论或问题所转移。
修复
一般情况下，聊天应仅用于快速提问，使您无法继续工作，或者与同事一起安排时间来讨论更大的问题。 还有别的东西，放在一封电子邮件中，这样你就不会打扰你的同事。
如果你接到太多聊天的话？ 像关闭电子邮件一样关闭通知。 许多聊天服务还允许用户“隐形”，这是一种很好的方式来保持参与（特别是如果你是一个不断更新的群聊的一部分）而没有被迫做出回应。
4.日历
Fumble
人们用日历制作的＃1滥用行为就像对待待办事项列表一样。 如果你看看你的日历并看到任何类似的东西，“拿起牛奶”或“安排理发”，就该重新考虑你如何使用它了。
另一个日历滥用是没有使用它来保护你的时间，而不是仅仅组织它。 当您接到新项目的提案并且您的日历告诉您可以使用它时，请记住它并不一定意味着您应该这样做。 首先要看一下你的目标和价值观是很重要的。
修复
旨在使您的日历成为会议和活动的神圣空间，这些会议和活动要么受到特定日期和时间的约束，要么涉及到除了您之外的其他人。 您可以开始使用待办事项列表更改日历实践，以执行诸如致电医生或摘花等任务。 跨越小任务是非常令人满意的，并且通过将它们放在可管理的列表上，它们将采用不同的角色 - 一个允许您将它们视为适合重要事件而不是成为事件本身的角色。
不要忘记始终将新机会与您的角色和目标结合起来。 在这里和现在或你希望的未来不匹配的任何东西都不属于文件夹（或你的日历）。
只需进行一些简单的调整，您就可以使用这些工具来完成更多工作。 在办公室周围分享这些提示，在您了解之前，您的整个工作场所将更加高效！
