很有可能你的收件箱就像放在衣柜后面的废弃篮子里的东西。 你知道它很难被淘汰（并且存在许多隐藏的惊喜），但是解决这个任务的想法是压倒性的。 谁有六个小时的空闲时间来备用这样的东西？
但是，组织你的电子邮件并不需要整天 - 事实上，如果你留出时间，你可以在一小时内完成。
分钟1到10：清除垃圾
将时间设置为10分钟，然后开始批量删除（或存档）您不知道的任何消息，例如来自社交媒体帐户的通知，过去事件的提醒，您已收到的已发送的确认，您已阅读的简报（或永远不会阅读），以及不再相关的电子邮件。
您可以通过在收件箱中搜索常见发件人或主题行（例如：LinkedIn通知）并一次删除大量内容来简化此操作。
分钟10到30：创建文件夹和标签
现在是时候组织留下的消息，不需要任何操作，但需要或想要保留。
存在与电子邮件用户一样多的文件夹系统，但是容易尝试的是为任何主题或类型的电子邮件创建一个文件夹，其中包含与其相关的多条消息。 因此，这可能意味着文件夹，如：收据，项目，旅行等。 当您了解最适合您的文件时，您始终可以添加和调整文件夹。
为了加快这一过程，您甚至可以为您不确定的任何内容创建“To File Later”文件夹，并为您不想要的任何内容创建“Unsubscribe”文件夹。 提示：当您在会议之间有五分钟时，这些是很好的文件夹。
哦! 如果您想要更有条理，请尝试使用某些标签（Outlook称为“类别”）为您的邮件添加更多信息。 您可以在一封电子邮件或多个标签层上拥有多个标签。 因此，“Trip”文件夹中的电子邮件的主标签为“New York 2018”，子标签为“Flights”和“Monday”。
30分钟到50分钟：使用两分钟规则或为需要采取行动的电子邮件制作待办事项列表
您现在留下的电子邮件应该只是需要采取行动的电子邮件。 如果可以在不到两分钟的时间内完成操作，请立即执行。 如果您需要更多时间来处理消息，请将其添加到待办事项列表中，并附上通知以提醒您实际执行此操作。 然后，存档电子邮件以保持收件箱畅通（您以后仍可以搜索它）。
如果您不是列表制作者，则可以使用Gmail的新贪睡功能，在您准备好处理时，将电子邮件显示在收件箱中。 或者，如果您是Outlook用户，则后续功能可让您执行相同操作。
分钟50到60：更新您的设置以便于维护
祝贺世界上最有组织的收件箱！ 好的，不是世界上最有组织的收件箱 - 但是你最好的收件箱。
但是不要让派对持续太久，否则你会发现它再次填满。 您可以通过设置过滤器来避免这种情况，这些过滤器会自动对收到的消息进行排序，因此您不必这样做。
我最喜欢的过滤器用于新闻通讯和提供我真正想要阅读的电子邮件，但是当它们进来时并不总是有时间。相反，我在Gmail中设置了一个过滤器，将它们全部发送到“Read Later”文件夹。 （Outlook有自己的过滤器版本称为“规则”，可以为您做一些繁重的工作。）
如果您无法像平常一样快速回复电子邮件（例如，如果您正在参加会议，工作不寻常的时间或度假），您也可以考虑为Gmail或Outlook设置自动回复。 。
而且，要真正浏览您的消息，您可以启用并学习Gmail或Outlook的一些键盘快捷键。
在这次清理之后，你将摆脱那种唠叨的感觉，即你错过了一条消息，或者那种下沉的感觉，你必须每天早上都要面对一个完整的收件箱。 实际上，您甚至可能已准备好进入更先进的电子邮件组织，例如利用新的Gmail，使用Chrome扩展程序或尝试使用此收件箱AI工具。
或者，另一方面，如果你发现你还有很多工作需要做 - 每周开始留出20分钟来一次一个地处理这些步骤。 这样做几个星期，你会发现自己的收件箱实际上让你的生活更轻松。
