正如你们所有人现在都知道的那样，我是一个巨大的电子邮件极客。 无论您是想知道如何整理收件箱，在周末清理它，还是进行全面的春季大扫除，我都是您的。 但是有一件事我们还没有谈过：如何处理个别电子邮件。
这是独家新闻。 控制收件箱的最佳方法是在第一次看到它时决定如何处理每封电子邮件，而不是仅仅浏览它并承诺稍后处理它。 这有两个好处：它确保您的收件箱不会变成一个混乱的混乱，并且它不需要多次查看同一个电子邮件，从而节省您的时间。
这听起来很难，但事实并非如此 - 只需要一些计划和一些简单的问题。 让我们开始吧。
选择一个时间
首先，除非您的工作要求您立即响应电子邮件，否则我建议您每天在几个固定时间点击所有新邮件。 这个时间每天都可能不同，只需要有意识：例如，今天我会在上午9-10点之间通过我的收件箱，然后我会再次从4-5看一下。 在这两者之间，我会扫描重要的电子邮件，但忽略其余的。
我知道这很难做到（是的，我已经知道点击GIF了！），但是如果你坚持这个时间表，你会发现通过你的收件箱不那么压倒性。 更不用说，你将有大量的时间来实际工作。
问问自己这个
下一步是通过您的收件箱，逐个阅读每封电子邮件，并自问这个快速的每个邮件问题列表：
1.我需要收到这封电子邮件吗？
我知道我听起来像是一个破纪录，但你每次都应该问自己。 这是一个很好的提醒，取消订阅，过滤掉，并从您不需要的列表和简报中删除自己。 减少电子邮件总是在我的书中取胜。
2.我需要回答这个问题吗？
令人惊讶的是，答案并非总是如此。 如果是信息性电子邮件或不需要您回复的群组电子邮件，请阅读它，记下任何有用的信息，然后归档或归档。
3.我是处理这个问题的合适人选，还是应该把它交给我？
沿着类似的路线，记住你不需要承担做你所要求的一切的负担。 你知道我的意思：你曾经雇佣过一名初级分析师之前的那些数字，但你的老板一直在问你，那个旅行安排应该通过一个不同的部门，这个数字是你被要求做的即使它不在你的工作描述中。 将这些外围任务交给合适的人，您不仅可以清除收件箱，还可以留出更多时间来完成核心工作。
4.我是否需要其他人的信息才能回答？
如果这里的答案是肯定的，请立即向该人询问此信息，以便您可以将电子邮件从您的盘子上移开。 您可能希望回复让发件人知道您正在处理它，并做好记录，以便在几天内与您正在等待的人签到。 在此期间，请将电子邮件归档或使用Boomerang在适当的时间将其恢复到收件箱中。
5.我可以立即回复电子邮件 - 不到5分钟吗？
这是大多数人绊倒的地方。 大量电子邮件不需要您或其他任何人的其他信息，可以很快回复。 如果是这种情况，请立即回复电子邮件; 它将为您节省重新阅读，处理和第二次思考的时间。 奖励：您越早回复电子邮件，超级简短回复就越可接受。
6.紧急吗？
不幸的是，紧急情况不在您的手中，因此如果电子邮件是紧急的，请确定您是否要立即处理它或在清除收件箱时进行处理。 我主张后者，因为如果你从每封电子邮件花费几分钟转到单个问题，你就会稍微突破一点。
处理您的条款
那么剩下的呢？ 如果电子邮件需要超过五分钟的响应且不紧急，请确定何时处理该电子邮件的最佳时间。
我通常会在收件箱扫描结束时处理需要长时间书面回复的电子邮件。 或者，如果我有一个忙碌的一天，我将他们推到一天，我想我会有更多的时间。 对于需要更多工作的消息（整理模型，进行一些Excel数字处理），我将这些任务放在我的待办事项列表中，并根据我的日程安排计划非电子邮件时间块。
专业提示：要使此过程更快，请设置您的电子邮件，以便在您处理完一封电子邮件并将其归档或删除后，您将直接转到收件箱中的下一封电子邮件，而不是返回电子邮件列表。 （对于Gmail，您可以通过Google实验室中的自动前进选项执行此操作。）这将确保您完成所有电子邮件，而不是花时间决定接下来要关注哪条消息！
