您多久发现自己未能通过待办事项清单？
不，包括“写入待办事项列表”只是为了给自己一些立即交叉的东西并不算是一场胜利。
当然，这并不总是你的错 - 每次弹出的消防演习都会让你的名单越来越长。
“我们正忙着度过我们的生活，试图将球保持在空中，将我们的头放在水面上，：有更好的方法吗？”RegainYourTime.com的创始人兼 个人 作者Maura Thomas说。 生产力秘诀 。
事实证明，如果你从Dwight D. Eisenhower那里得到一个提示。
由Stephen Covey推广，但根据前总统的生产力原则，艾森豪威尔矩阵可以帮助您根据他们的重要性和紧迫程度对您的待办事项进行分类，以便您决定在哪里集中精力。
通过将您的任务分类为四个明确定义的类别中的一个，艾森豪威尔矩阵强迫您评估什么是真正值得您花时间的 - 以及可以委派甚至完全不同的内容。
下面，我们提供属于每个类别的各种活动的示例。 看看你如何分配你的待办事项清单; 然后按照托马斯关于如何处理每种类型的建议，这样你就可以在更短的时间内完成更多任务。
类别＃1：重要且紧急
你的助手给了她通知 - 她的最后一天是明天。 急忙的客户请求会在一个顺利进行的项目中抛出一把扳手。 这些任务被认为是危机或者必须要满足的关键期限。
如何解决这个问题
由于您无法预测何时会出现危机，因此假设它们会发生并在您的日程安排中留出空间。
“大多数人过度安排自己，但如果出现问题，你的所有计划都会像多米诺骨牌一样，”托马斯说。 解决方案？ 不要填满超过60％的生产时间。
例如，如果您从上午8点到下午6点工作，请在日历空白处留下大约四个小时以允许紧急情况。 如果那天没有紧急情况，那么你很幸运，可以在第二天的任务中取得成功。
类别＃2：重要但不紧急
与招聘经理安排联谊午餐。 准备好计划你的家庭度假。 为您的团队集思广益，实现长期目标。 这些任务会影响您的全局目标，但不一定会有一个燃烧的截止日期。
如何解决这个问题
托马斯说，这些项目中的大部分都是大型项目，而不是每日待办事项，所以将每个项目细分为一小部分期限，以帮助您入门。
对于任何你无法分解的物品，确定一段时间你可以对它们进行处理，这对你来说很短暂，所以任务本身感觉不那么压倒性。
托马斯还建议在你的日常待办事项清单中只包括三项重要但不紧急的任务，这样你就可以留出时间收发电子邮件，会议和危机 - 并且在可能的情况下，在你感到精力充沛的那一天工作。
类别＃3：不重要但紧急
电子邮件，电话，同事提出的问题 - 这些是您必须立即解决的问题，即使它们无法帮助您实现更大的目标。
如何解决这个问题
“控制分心的最简单方法是控制你的技术，”托马斯说。
首先，每天只分几次检查您的电子邮件 - 比如说，每三个小时，或者在完成一项更重要的任务之后。 为了确保您坚持使用它，请完全退出您的电子邮件，这样您就不会想要检查警报。
您的手机也是如此：完全沉默 - 然后将其放在抽屉里或面朝下放在桌面上，这样您就看不到警报了。
如果您在为他们预留的时间段之外收到太多电话或同事的询问，只需关闭办公室的门，戴上耳机，或在您的上面放置“请勿打扰”的标志椅子或隔间墙。
类别＃4：不重要且不紧急
无论是记录费用报告，创建合同还是提交文件，“这些是我们工作后不会对我们的工作产生重大影响的任务，但它们并没有消失，”托马斯说。
如何解决这个问题
托马斯建议，尽可能多地将这些任务外包给初级员工，或者为了个人家务，将其委托给虚拟助手。
即使您需要为外部帮助付出代价，您获得更多重要目标的时间 - 例如最终在下一次重大职业生涯中取得进展 - 可以帮助您从长远来看在财务方面取得进展。
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