当我第一次管理其他人时，我记得当我的团队中的分析师试图在她的计算机上找到我需要的文档时，耐心地站着。 什么时候 - 五分钟后 - 她说她找不到它，并且一旦找到文件就会通过电子邮件发给我，这给我留下了非常糟糕的印象（让我想知道她可能会丢掉其他球吗？ ）。
所以，从我这里得到它：虽然命名和组织你的文件和文件夹可能不是我所涵盖的最性感的话题（说给你预算和Excel提示的那位女士），我向你保证，这是一个重要的话题。 拥有简化的在线存储系统不仅可以让您的生活更轻松，还可以节省大量时间，还可以让您看起来更有条理，更贴近您的老板和同事。 以下是您的生活指南。
1.您的桌面是您的虚拟桌面
你知道人们如何告诉你让你的桌子保持清晰，以至于你的老板不认为你是个懒汉？ 这也适用于您的计算机桌面。 这是放置你本周工作的文件的地方，而不是你应该拖动你收到的每个附件的地方。
我建议将桌面削减到尽可能少的文件夹。 对于您当前正在处理的每个大型项目都有一个，以及您可以轻松访问其他所有内容的主工作文件夹。 如果您还没有，请将桌面设置为网格（这样您的图标永远不会重叠）并发现快捷方式的巨大乐趣。
如果您需要一些额外的帮助将结构带到主屏幕，请尝试桌面组织应用程序，例如Mac上的Clean或DragThing或PC上的Fences。
2.文件夹应该有策略
我注意到大多数人要么是文件夹过多，要么是文件夹不足，但很少有人能说得对。 怎么知道你跌倒的地方？ 查看一些最常见或最近使用的文件夹，并计算其中的文档。 如果有几十个和几十个文件，你可能会使用更多的结构; 而如果只有一个文档在 工作文件>客户端A> 2012>十一月>销售报告下 ，你肯定是一个慢性过度播种者。
以下是我尝试坚持的一些规则：
3.文件名有目的
当您命名文件时，选择一个意味着某事的短语。 如果我得到一个名为 DSC1045.jpg 或 Draft Idea.doc 的附件，我没有简单的方法知道它是什么 - 或者更重要的是，稍后搜索它。 一个好的测试：想象一下几个月后在桌面上找到文件。 你能轻松地告诉它是什么吗？ 如果没有，请重命名。
对于您定期创建的文档，例如每月董事会会议的说明，通过会议日期而不是主题来区分文档会更容易。 永远不要使用月 - 日 - 年，因为它将逐月排序，然后按日，然后按年。 而是使用Year-Month-Date（以月为单位），以便您可以按时间顺序轻松排序。 例如：使用 2012-10-27 Board Presentation.pdf 而不是 Oct27-12 Board Presentation.pdf 或 10-27-2012 Board Presentation.pdf 。 它可以节省您在以后浏览和搜索时的大量时间。
4.版本控制，版本控制，版本控制
如果您还记得有关文件命名的任何内容，请将其作为版本控制。 这个很容易。 首次创建文档时，它应以v1结尾。 例如，我会提出一个建议： ClientA Proposal_v1.ppt 。 每次保存更改并将其发送给客户或同事时，请将其更新为版本2, 3, 4等。 文档完成后，您将需要保存 ClientA Proposal_vf.ppt 或 ClientA Proposal_final.ppt 以便以后轻松访问。 因为没有什么比不得不怀疑是否有版本14，或者版本13是否真的是最终版本更糟糕。
