25您需要了解的基本电子邮件礼仪规则 - 缪斯

电子邮件。 这既是一种主要的便利，也是一种不断的分心。 但是，不管你对目前的感受如何，有一件事是肯定的 - 这是不可避免的必然。 如果没有编写一个（好的，可能不止一个）电子邮件，你有可能无法完成工作日。

而且，如果你想成为一名专业人士，并以一种清晰，有效的方式表达自己的观点，而这并不会让你的同事想要从纯粹的挫折中俯卧在他们的办公桌上？ 嗯，有一些不同的礼仪规则，你要确保保持首要考虑。

“耶耶耶。 我以前听过这一百万次，“你可能会想。 但是，尽管有多少次这些积分已被敲定回家，我愿意打赌你在过去一周至少一天 仍然 犯了一个普通的电子邮件失礼。

不用说，我想我们都可以不时地使用复习。 所以，这里有一个方便的列表，可以帮助您了解您所发誓的所有电子邮件礼仪规则，但却未能实际实施。

基础

当你建造房屋时，你从地下室开始。 因此，在我们深入了解您电子邮件的特定部分之前，让我们先看看基础知识。

即使您忽略或忘记了本文的其他每一部分，至少要确保已经选中了这些框。

1. 如果您是从个人地址发送 - 例如，为工作申请或信息访谈 - 请确保您的地址仍然是专业的。 你想给人留下正确的印象，“PartyGurl123 @gmail.com”不会削减它。

2. 如果您收到了愤怒的消息或者自己感到愤怒，请离开电脑几分钟。 在当下的热度下射击某些东西只会导致问题。

3. 包括友好的问候和结束。 它使您的整个信息感觉更完整，更完美，更专业。

4. 校对。 说够了。

定时

有效的时间安排就是那些在您通过收件箱尽力提升时很容易忘记的事情之一。

但是，如果你曾经收到一个直接的单词回复一个深思熟虑，冗长的消息，或者你已经等了几个星期才能得到一个你焦急等待的答复，我想你会同意这个时机值得一点点更多的考虑。

1. 作为一般规则，只要您能够真实地回复电子邮件。 你不想让人们挂起。

2. 如果这个消息需要花费更多的时间和思考，那么不要只是为了让它脱离你的盘子而立即做出反应。 相反，回复并确认您已收到它 - 并通知发件人您将花一点时间思考问题。

3. 一个很好的建议，以帮助您控制你的反应？ Muse联合创始人Alex Cavoulacos建议您响应越快，答案就越短。

收件人

看似无穷无尽的电子邮件链。 同事继续向您发送与您完全无关的消息。 那些似乎不知道那个方便的BCC领域的队友。

他们是你可能抱怨的所有事情 - 至少在 其他 人犯下这些事情时。 但是，让我们把焦点放在你身上一分钟。 您是否违反了有关收件人名单的任何礼仪规则？

1. 使用“全部回复”时要小心，只有当该线程中的 每个人都 需要更新时才使用它。 你被警告过了。

2. 不要害怕使用BCC，尤其是在您不希望所有人都能看到所有地址或收件人的情况下。

3. 这里有一个方便的规则：在“收件人”字段中列出某人意味着您期望得到回复。 相比之下，如果你是CC那个人，你只是让他在你的消息循环中给别人。

4. 综上所述，电子邮件中包含的人越多越好。 厨房里的厨师太多可能会导致混乱和交叉电线。

主题行

人们会关注你的信息的第一部分是什么？ 这很简单：你的主题。

正如您所知，一个伟大的主题行可以为您的电子邮件整体创造奇迹。 一个不好的主题？ 好吧，我们只是说它可以激发你的收件人之间的大量恶化。

1. 使您的主题行具体，而不是依赖于“签入”等模糊的短语。这使您的收件人能够立即收集您的邮件内容。 此外，它还可以让您在以后需要时更轻松地找到它。

2. 保持简短。 虽然您希望它具体，但这并不意味着它需要是它自己的独立段落。 尝试坚持少于10个单词 - 任何比这更长的单词可能是它自己的句子。

3. 无论你有多匆忙，都不要完全跳过主题领域。 没有人喜欢在他或她的收件箱中看到那个不祥的“无主题”。

邮件正文

这是你的信息的肉和土豆。 其他领域很重要，但这是你真正说清楚为什么你首先联系这个人的地方。

是的，工作场所的沟通越来越随意。 但是，这并不意味着您希望您的电子邮件转变为完全无组织的混乱。 确保你遵守这些礼仪规则，你的信息肯定会得到完善和专业。

1. 这是另一个你希望尽可能清晰简洁的地方 - 你可能只是考虑发送电子邮件的黄金法则。 毕竟，如果某些内容需要翻译文本，那么您最好亲自或通过电话进行操作。

2. 坚持你在学校学到的所有传统写作规则。 这意味着适当的句子结构，大写，标点符号，并抵制用表情符号乱丢你的信息的诱惑。

3. 确保您的消息包含明确的询问或操作项。 无论您是要求某位同事对某事物的意见，还是在寻找某个项目的详细信息，您都需要有充分的理由通过电子邮件发送 - 而且您还需要明确说明这一理由。

4. 如果收件人不需要采取任何操作，而您只是通过电子邮件提供更新，那么也要明确说明。 人们需要离开你的笔记，知道对他们的期望。

5. 在适当的地方使用项目符号或编号列表。 我们都很忙，一些格式化可以更轻松地浏览您的消息并获得亮点。

6. 大胆的重要信息，以便它突出，但避免使用所有大写，这使它看起来像你在大喊大叫。

7. 使用易读的字体，并避免太多不同的字体颜色。 您希望您的信息尽可能简单易读。

附件

需要在您的电子邮件中附加内容吗？ 这通常是一个事后的想法，你最终只需要在发送“发送”之前确定需要的东西。

但是，附件不是电子邮件世界的狂野西部。 不，还有一些礼仪规则，你要确保你跟随。

1. 在附加任何东西之前，请确保它确实需要。 附加包含两个句子的单页Word文档是没有意义的。

2. 如有疑问，请将您的文件作为PDF附加，这样您就不会遇到任何兼容性问题。

3. 如果您需要发送大型附件，请确保先“压缩”或压缩它。

4. 在起草电子邮件正文之前，养成附加文件的习惯。 这样，你可以避免可怕的，“对不起，我忘了附件！”后续消息。

如果你睁大眼睛并声称你之前已经听过所有这些，我不会怪你。 但是，很有可能，你仍然不能偶尔遵守这些经常重复的礼仪规则。

所以，请考虑这是友好的提示，以便快速停止自动驾驶，并密切关注您的消息。 你的同事会感谢你。

你还有其他规则或小小的烦恼加入名单吗？ 在推特上告诉我！